O ZhengXin Chicken Steak construiu seu modelo de crescimento em torno da repetibilidade operacional: produtos padronizados, uma cadeia de suprimentos conectada, execução no nível da loja e uma rede de parceiros que leva a marca a novas cidades e países. Conforme o negócio se expandiu pela Tailândia, Camboja, Laos, Filipinas, Malásia, Indonésia, Mongólia, Coreia do Norte, Coreia do Sul e Japão, os acordos viraram parte da infraestrutura operacional por trás de cada nova equipe, loja, fornecedor e parceria local.
Essa escala criou um desafio prático. Ofertas de emprego, acordos trabalhistas, termos de confidencialidade, confirmações de políticas, acordos de franquia e cooperação, contratos com fornecedores, documentos de desenvolvimento regional e aprovações de abertura de lojas circulavam entre sede, equipes locais, candidatos, parceiros e signatários externos. Idiomas, hábitos móveis, documentos de identidade, entidades legais, caminhos de aprovação e fusos horários diferentes tornavam os anexos de e-mail e a assinatura em papel difíceis de controlar.
O ZhengXin Chicken Steak escolheu o Nota Sign para criar um único fluxo digital de acordos para recursos humanos e parcerias comerciais. O resultado é uma experiência de assinatura voltada primeiro ao celular conectada a sistemas internos por APIs, apoiada por cobertura de eKYC em 240 países e regiões e respaldada por registros de assinatura consistentes para cada acordo concluído.
O desafio
A expansão avançou mais rápido que os acordos manuais
Uma rede de restaurantes não cresce apenas com aberturas de lojas. Cada marco de expansão depende de pessoas e parceiros concluírem os documentos certos na ordem certa.
Para as equipes de RH, a carga de trabalho inclui cartas de oferta, contratos de trabalho, formulários de informações do funcionário, acordos de confidencialidade, confirmações de manual, compromissos de treinamento, nomeações de gerentes de loja, documentos de transferência e registros de desligamento. Muitos signatários trabalham em lojas, cozinhas, unidades logísticas ou escritórios regionais e dependem de dispositivos móveis em vez de laptops corporativos.
Para as equipes internacionais de negócios, o conjunto de acordos é mais amplo: acordos de cooperação de franquia, acordos principais de desenvolvimento, documentos de empresas operadoras locais, contratos com fornecedores e distribuidores, acordos de equipamentos e serviços, compromissos de marketing, confirmações de padrões de marca e aditivos criados durante a negociação. Cada documento exige responsabilidade clara, aprovação interna, signatários verificados e um registro final recuperável.
O processo anterior dependia de e-mail, ferramentas locais de mensagens, documentos impressos, cópias digitalizadas e planilhas mantidas manualmente. As equipes gastavam tempo conferindo se a versão correta tinha sido enviada, se todas as páginas tinham sido assinadas, se um representante local tinha autoridade e se a cópia final tinha retornado ao sistema certo. Um anexo ausente ou um modelo desatualizado atrasava a integração, a preparação da loja, as compras e a ativação de parceiros.
A solução
Uma camada de acordos para operações de RH e parceiros
O Nota Sign deu ao ZhengXin Chicken Steak uma camada compartilhada de acordos sem forçar cada mercado a um único processo rígido. A sede controla modelos, campos, regras de aprovação, ordem de assinatura, requisitos de identidade e armazenamento de documentos concluídos. As equipes locais iniciam o fluxo aprovado para o país, a entidade, o tipo de documento e o perfil de signatário relevantes.
A experiência do signatário continua simples. Candidatos, funcionários, franqueados, fornecedores e parceiros de negócios recebem um link seguro de assinatura e concluem o acordo em um celular ou computador. O fluxo apresenta a etapa de autenticação exigida, registra as ações do signatário, aplica a sequência correta de assinatura e devolve o acordo concluído e o registro de evidências ao negócio.
“Nossas equipes não gerenciam mais acordos como anexos de e-mail. O Nota Sign transforma cada documento de RH ou de parceiros em um fluxo controlado, com responsável claro, signatário verificado e status completo.”
— Equipe Internacional de Operações de Negócios, ZhengXin Chicken Steak
Esse modelo operacional apoia duas áreas de negócio de alto volume.
Integração de RH que começa antes do primeiro dia
As equipes de RH geram acordos a partir de modelos aprovados e preenchem as informações do funcionário a partir do sistema de origem. O Nota Sign encaminha o documento pela aprovação interna, envia ao candidato ou funcionário e grava o status da assinatura de volta por meio de eventos de API e webhook.
O fluxo apoia ofertas de emprego, contratos de trabalho, acordos de confidencialidade, confirmações de políticas, documentos de treinamento, mudanças de função e nomeações de gestão de loja. Campos obrigatórios impedem envios incompletos. Regras de expiração e lembretes automáticos mantêm ofertas sensíveis a prazo em movimento. Os registros concluídos são armazenados com a identidade do signatário, carimbos de tempo, histórico do documento e trilha de evidências.
A assinatura móvel elimina a necessidade de imprimir, digitalizar ou visitar um escritório. Isso é especialmente importante para funcionários da linha de frente e equipes de loja que precisam concluir a integração no próprio dispositivo antes de um turno, treinamento ou data de abertura.
Acordos de parceiros que avançam com o plano de expansão
O ZhengXin Chicken Steak também usa o Nota Sign para acordos de cooperação em sua rede internacional. Um modelo principal padronizado vira um ponto de partida controlado para cada franqueado, parceiro regional, fornecedor, distribuidor ou prestador de serviços.
O fluxo encaminha acordos conforme país, valor do contrato, entidade legal e responsável pelo negócio. Partes internas revisam e aprovam antes de o documento chegar aos signatários externos. Caminhos de assinatura sequenciais e paralelos apoiam sede, entidades regionais, parceiros locais, fiadores e testemunhas dentro de um único envelope. Aditivos e renovações seguem o mesmo processo controlado, mantendo a versão mais recente e o histórico completo de assinatura juntos.
Essa estrutura reduz o atrito entre a negociação comercial e o lançamento operacional. Quando o acordo é concluído, as equipes seguintes recebem o status necessário para dar continuidade à preparação da loja, treinamento, compras, logística, marketing ou preparação de pagamentos.
Três decisões que fizeram o fluxo escalar
1. Padronizar o processo e localizar a experiência de assinatura
O ZhengXin Chicken Steak separou o controle global da execução local. A sede mantém modelos aprovados e regras de governança, enquanto cada fluxo carrega o idioma, os detalhes da entidade, a ordem dos signatários, o nível de autenticação e a comunicação necessários para o mercado.
Isso impede que equipes locais reconstruam documentos ou inventem novos caminhos de aprovação. Também dá aos signatários uma experiência consistente, seja concluindo um contrato de trabalho na Indonésia, um acordo de cooperação no Japão ou um documento de fornecedor nas Filipinas.
2. Conectar acordos aos sistemas onde o trabalho começa
As APIs do Nota Sign conectam a assinatura digital a fluxos de RH, parceiros, franquias, compras e aprovações internas. O sistema de origem cria um acordo, insere os dados exigidos, atribui destinatários e envia a solicitação de assinatura. Webhooks devolvem eventos de visualizado, assinado, recusado, expirado e concluído em tempo real.
As equipes trabalham no sistema que já usam, em vez de copiar nomes, endereços, detalhes de identificação e status do acordo entre ferramentas. O arquivo concluído e as evidências de assinatura permanecem ligados ao registro do funcionário, parceiro, loja, fornecedor ou transação que iniciou o processo.
3. Fazer da verificação de identidade parte do fluxo
Acordos transfronteiriços exigem mais do que uma imagem de assinatura. O Nota Sign incorpora o eKYC à jornada de assinatura e apoia verificação de identidade em 240 países e regiões. O fluxo captura o resultado de identidade exigido junto com o consentimento do signatário, a atividade de autenticação, os carimbos de tempo, os eventos do documento e as evidências de conclusão.
O ZhengXin Chicken Steak configura verificação mais forte para acordos de parceiros de maior risco e autenticação simplificada para confirmações rotineiras de funcionários. Esse modelo baseado em risco evita atrito desnecessário e dá às equipes jurídica, de RH e de negócios um registro consistente de quem assinou, o que assinou e como o fluxo verificou o signatário.
Os resultados
Integração mais rápida, execução de parceiros mais limpa, menos acompanhamento
Com o Nota Sign, o ZhengXin Chicken Steak reduziu o tempo de conclusão dos acordos em 70% entre os fluxos de RH e de parceiros. Oitenta e cinco por cento dos acordos agora são concluídos no mesmo dia, sem impressão, digitalização, entrega por transportadora ou consolidação manual de arquivos.
O esforço administrativo caiu 60% porque lembretes, acompanhamento de status, roteamento de destinatários, organização dos documentos e entrega de registros concluídos rodam automaticamente. As equipes de RH gastam menos tempo correndo atrás de assinaturas antes dos prazos de integração. As equipes internacionais de negócios veem qual acordo está aguardando aprovação interna, assinatura externa, verificação de identidade ou conclusão final, sem manter planilhas separadas.
O negócio também ganhou mais consistência. Modelos aprovados e regras de fluxo reduzem erros de versão. Campos obrigatórios reduzem documentos incompletos. O preenchimento de dados orientado por API reduz a redigitação. Registros centrais facilitam a recuperação de acordos concluídos para atendimento ao funcionário, gestão de parceiros, revisão interna, renovação e tratamento de disputas.
Mais importante, o processo de assinatura agora acompanha o ritmo do negócio. Um novo funcionário conclui documentos pelo celular. Um parceiro regional assina entre fusos horários. A sede mantém governança e visibilidade. As equipes locais continuam abrindo lojas, integrando pessoas e ativando relações comerciais sem esperar a papelada acompanhar o ritmo.
“O Nota Sign nos dá o controle de um programa centralizado de acordos e a velocidade de um fluxo móvel local. Essa combinação mantém pessoas, parceiros e planos de expansão avançando juntos.”
— Recursos Humanos e Operações Internacionais, ZhengXin Chicken Steak
Sobre o ZhengXin Chicken Steak
Fundado a partir de um negócio de alimentos estabelecido em 1995 e desenvolvido como a marca ZhengXin Chicken Steak em 2000, o Shanghai Zhengxin Food Group cresceu até se tornar uma empresa de alimentos integrada, abrangendo desenvolvimento de produtos, fabricação, logística, distribuição e operações de rede de lojas. Sua expansão internacional inclui desenvolvimento ativo de lojas e franquias em mercados asiáticos, com as operações no Japão apoiando lojas locais e o recrutamento de franquias.
