ZhengXin Chicken Steak construyó su modelo de crecimiento sobre la repetibilidad operativa: productos estandarizados, una cadena de suministro conectada, ejecución a nivel de tienda y una red de socios que lleva la marca a nuevas ciudades y países. A medida que el negocio se expandió por Tailandia, Camboya, Laos, Filipinas, Malasia, Indonesia, Mongolia, Corea del Norte, Corea del Sur y Japón, los acuerdos pasaron a formar parte de la infraestructura operativa detrás de cada equipo, tienda, proveedor y alianza local nuevos.
Esa escala creó un desafío práctico. Las cartas de oferta, los acuerdos laborales, los términos de confidencialidad, las constancias de políticas, los acuerdos de franquicia y cooperación, los contratos con proveedores, los documentos de desarrollo regional y las aprobaciones de apertura de tiendas circulaban entre la sede, los equipos locales, los candidatos, los socios y los firmantes externos. Los distintos idiomas, hábitos móviles, documentos de identidad, entidades legales, rutas de aprobación y husos horarios hacían difícil controlar los adjuntos de correo y la firma en papel.
ZhengXin Chicken Steak eligió Nota Sign para crear un único flujo de trabajo digital de acuerdos, tanto para recursos humanos como para alianzas comerciales. El resultado es una experiencia de firma centrada en el móvil, conectada a los sistemas internos mediante API, respaldada por cobertura eKYC en 240 países y regiones y por registros de firma consistentes para cada acuerdo completado.
El desafío
La expansión avanzó más rápido que los acuerdos manuales
Una red de restaurantes no escala solo con aperturas de tiendas. Cada hito de expansión depende de que las personas y los socios completen los documentos correctos en el orden correcto.
Para los equipos de recursos humanos, la carga de trabajo incluye cartas de oferta, acuerdos de empleo, formularios de información del empleado, acuerdos de confidencialidad, constancias del manual del empleado, compromisos de capacitación, nombramientos de gerentes de tienda, documentos de transferencia y registros de separación. Muchos firmantes trabajan en tiendas, cocinas, sitios logísticos u oficinas regionales y dependen de dispositivos móviles en lugar de computadoras portátiles corporativas.
Para los equipos de negocio internacional, el conjunto de acuerdos es más amplio: acuerdos de cooperación de franquicia, acuerdos maestros de desarrollo, documentos de sociedades operativas locales, contratos con proveedores y distribuidores, acuerdos de equipos y servicios, compromisos de marketing, constancias de estándares de marca y enmiendas creadas durante la negociación. Cada documento requiere un responsable claro, aprobación interna, firmantes verificados y un registro final recuperable.
El proceso anterior dependía del correo electrónico, las herramientas de mensajería locales, los documentos impresos, las copias escaneadas y los rastreadores mantenidos manualmente. Los equipos dedicaban tiempo a verificar si se había enviado la versión correcta, si se había firmado cada página, si un representante local tenía autoridad y si la copia final había regresado al sistema correcto. Un adjunto faltante o una plantilla desactualizada retrasaba la incorporación, la preparación de tiendas, las compras y la activación de socios.
La solución
Una capa de acuerdos para las operaciones de recursos humanos y de socios
Nota Sign le dio a ZhengXin Chicken Steak una capa de acuerdos compartida sin forzar a todos los mercados a un proceso rígido. La sede controla las plantillas, los campos, las reglas de aprobación, el orden de firma, los requisitos de identidad y el almacenamiento de los documentos completados. Los equipos locales lanzan el flujo de trabajo aprobado para el país, la entidad, el tipo de documento y el perfil de firmante correspondientes.
La experiencia del firmante sigue siendo sencilla. Candidatos, empleados, franquiciatarios, proveedores y socios comerciales reciben un enlace de firma seguro y completan el acuerdo en un teléfono móvil o una computadora. El flujo de trabajo presenta el paso de autenticación requerido, registra las acciones del firmante, aplica la secuencia de firma correcta y devuelve al negocio el acuerdo completado y el registro de evidencia.
«Nuestros equipos ya no gestionan los acuerdos como adjuntos de correo. Nota Sign convierte cada documento de recursos humanos o de socios en un flujo de trabajo controlado con un responsable claro, un firmante verificado y un estado completo».
— Equipo de Operaciones Comerciales Internacionales, ZhengXin Chicken Steak
Este modelo operativo respalda dos áreas de negocio de alto volumen.
Incorporación de recursos humanos que comienza antes del primer día
Los equipos de recursos humanos generan acuerdos desde plantillas aprobadas y completan la información del empleado desde el sistema de origen. Nota Sign enruta el documento por la aprobación interna, lo envía al candidato o al empleado y escribe el estado de firma de vuelta mediante eventos de API y webhook.
El flujo de trabajo admite cartas de oferta, contratos laborales, acuerdos de confidencialidad, constancias de políticas, documentos de capacitación, cambios de rol y nombramientos de gerentes de tienda. Los campos obligatorios evitan envíos incompletos. Las reglas de vencimiento y los recordatorios automáticos mantienen en movimiento las ofertas sensibles al tiempo. Los registros completados se almacenan con la identidad del firmante, las marcas de tiempo, el historial del documento y el registro de evidencia.
La firma móvil elimina la necesidad de imprimir, escanear o visitar una oficina. Esto es especialmente importante para los empleados de primera línea y los equipos de tiendas, que necesitan completar la incorporación desde su propio dispositivo antes de un turno, una sesión de capacitación o una fecha de apertura.
Acuerdos con socios que avanzan con el plan de expansión
ZhengXin Chicken Steak también usa Nota Sign para los acuerdos de cooperación de su red internacional. Una plantilla maestra estandarizada se convierte en el punto de partida controlado para cada franquiciatario, socio regional, proveedor, distribuidor o prestador de servicios.
El flujo de trabajo enruta los acuerdos según el país, el valor del contrato, la entidad legal y el responsable de negocio. Las partes internas revisan y aprueban antes de que el documento llegue a los firmantes externos. Las rutas de firma secuencial y en paralelo admiten a la sede, las entidades regionales, los socios locales, los garantes y los testigos dentro de un mismo sobre. Las enmiendas y renovaciones siguen el mismo proceso controlado y mantienen juntos la versión más reciente y el historial completo de firma.
Esta estructura reduce la fricción entre la negociación comercial y el lanzamiento operativo. Una vez completado el acuerdo, los equipos posteriores reciben el estado necesario para continuar la configuración de tiendas, la capacitación, las compras, la logística, el marketing o la preparación de pagos.
Tres decisiones que hicieron escalar el flujo de trabajo
1. Estandarizar el proceso y localizar la experiencia de firma
ZhengXin Chicken Steak separó el control global de la ejecución local. La sede mantiene las plantillas aprobadas y las reglas de gobernanza, mientras cada flujo de trabajo lleva el idioma, los datos de la entidad, el orden de los firmantes, el nivel de autenticación y la comunicación que necesita el mercado.
Esto evita que los equipos locales reconstruyan documentos o inventen nuevas rutas de aprobación. También les da a los firmantes una experiencia consistente, ya sea que completen un acuerdo de empleo en Indonesia, un acuerdo de cooperación en Japón o un documento de proveedor en Filipinas.
2. Conectar los acuerdos con los sistemas donde comienza el trabajo
Las API de Nota Sign conectan la firma digital con los flujos de trabajo de recursos humanos, socios, franquicias, compras y aprobaciones internas. El sistema de origen crea un acuerdo, inserta los datos requeridos, asigna los destinatarios y envía la solicitud de firma. Los webhooks devuelven en tiempo real los eventos de visto, firmado, rechazado, vencido y completado.
Los equipos trabajan desde el sistema que ya usan en lugar de copiar nombres, direcciones, datos de identificación y estado del acuerdo entre herramientas. El archivo completado y la evidencia de firma permanecen vinculados al registro de empleado, socio, tienda, proveedor o transacción que inició el proceso.
3. Hacer de la verificación de identidad parte del flujo de trabajo
Los acuerdos transfronterizos requieren más que una imagen de firma. Nota Sign incorpora eKYC en el recorrido de firma y respalda la verificación de identidad en 240 países y regiones. El flujo de trabajo captura el resultado de identidad requerido junto con el consentimiento del firmante, la actividad de autenticación, las marcas de tiempo, los eventos del documento y la evidencia de finalización.
ZhengXin Chicken Steak configura una verificación más fuerte para los acuerdos con socios de mayor riesgo y una autenticación simplificada para las constancias rutinarias de los empleados. Este modelo basado en riesgo evita fricciones innecesarias y, a la vez, le da a los equipos legales, de recursos humanos y de negocio un registro consistente de quién firmó, qué firmó y cómo el flujo de trabajo verificó al firmante.
Los resultados
Incorporación más rápida, ejecución de socios más limpia y menos seguimiento
Con Nota Sign, ZhengXin Chicken Steak redujo un 70% el tiempo de los acuerdos en los flujos de trabajo de recursos humanos y de socios. El 85% de los acuerdos se completan hoy el mismo día, sin impresión, escaneo, mensajería ni consolidación manual de archivos.
El esfuerzo administrativo cayó un 60% porque los recordatorios, el seguimiento de estado, el enrutamiento de destinatarios, el empaquetado de documentos y la entrega de registros completados se ejecutan automáticamente. Los equipos de recursos humanos dedican menos tiempo a perseguir firmas antes de las fechas límite de incorporación. Los equipos de negocio internacional ven qué acuerdo espera aprobación interna, firma externa, verificación de identidad o finalización, sin mantener hojas de cálculo separadas.
El negocio también ganó consistencia. Las plantillas aprobadas y las reglas de flujo de trabajo reducen los errores de versión. Los campos obligatorios reducen los documentos incompletos. La carga de datos impulsada por API reduce la recaptura. Los registros centrales facilitan la recuperación de los acuerdos completados para el servicio al empleado, la gestión de socios, la revisión interna, la renovación y el manejo de disputas.
Lo más importante es que el proceso de firma ahora iguala el ritmo del negocio. Un empleado nuevo completa documentos desde su teléfono. Un socio regional firma entre husos horarios. La sede mantiene la gobernanza y la visibilidad. Los equipos locales siguen abriendo tiendas, incorporando personas y activando relaciones comerciales sin esperar a que el papel alcance el ritmo.
«Nota Sign nos da el control de un programa de acuerdos centralizado y la velocidad de un flujo de trabajo móvil local. Esa combinación mantiene en movimiento a las personas, los socios y los planes de expansión».
— Recursos Humanos y Operaciones Internacionales, ZhengXin Chicken Steak
Acerca de ZhengXin Chicken Steak
Nacida de un negocio de alimentos establecido en 1995 y desarrollada como la marca ZhengXin Chicken Steak en 2000, Shanghai Zhengxin Food Group se ha convertido en una empresa alimentaria integrada que abarca el desarrollo de productos, la manufactura, la logística, la distribución y la operación de cadenas de tiendas. Su expansión internacional incluye el desarrollo activo de tiendas y franquicias en mercados asiáticos, y las operaciones de Japón respaldan las tiendas locales y la captación de franquiciatarios.
