Tsingshan Holding Group ha construido una presencia industrial global en el acero inoxidable, el níquel y la cadena de suministro de nuevas energías. Indonesia es un pilar de esa presencia, con operaciones conectadas a los ecosistemas industriales de Morowali y Weda Bay. A esta escala, la administración del personal no es papeleo de back office: es infraestructura operativa.
Cada ola de contratación genera un flujo de cartas de oferta, contratos laborales, renovaciones, modificaciones, cartas de traslado, avisos de retribución, documentos de contratistas y confirmaciones de políticas. El proceso debe funcionar para empleados en plantas industriales, equipos locales de RR. HH. en Indonesia, interlocutores regionales del Sudeste Asiático y funciones de grupo que necesitan una gobernanza consistente entre fronteras.
Tsingshan utiliza Nota Sign para llevar esos acuerdos laborales a un único proceso digital pensado para Indonesia. El proceso combina plantillas reutilizables de RR. HH., firma móvil, verificación de identidad localizada, firmas digitales enrutadas a través de un proveedor indonesio de certificación electrónica, soporte de e-Meterai, evidencias listas para auditoría y prestación regional del servicio desde el centro de datos de Nota Sign en Singapur.
«Cuando crece la demanda de contratación, el proceso de acuerdos no puede convertirse en un cuello de botella. Nota Sign ofrece a nuestros equipos de RR. HH. de Indonesia un proceso localizado único, desde la verificación de identidad hasta los expedientes de empleado firmados y sellados.»
— Responsable de Recursos Humanos, Operaciones de Indonesia, Tsingshan Holding Group
El reto
La contratación industrial avanzó más rápido que las operaciones de RR. HH. en papel
Los acuerdos laborales en un entorno de fabricación a gran escala son operativamente distintos de los contratos corporativos ocasionales. Los documentos deben llegar a empleados que trabajan en distintos centros y turnos. Los firmantes pueden depender de un teléfono móvil en lugar de un portátil corporativo. Los equipos de RR. HH. necesitan distinguir la versión correcta del acuerdo, confirmar al firmante, aplicar la ruta de firma adecuada, añadir el impuesto de timbre cuando corresponda y devolver el registro completado al expediente del empleado.
Antes de estandarizar el proceso, estos pasos estaban repartidos entre papel, escaneos, correo, mensajería y carpetas compartidas. Los administradores de RR. HH. dedicaban tiempo a preparar juegos de documentos duplicados, hacer seguimiento con empleados y responsables, comprobar si se había firmado la versión correcta y archivar manualmente el PDF final. Una página ausente, un registro de identidad poco claro o un paso de timbre incompleto podían devolver el acuerdo al inicio del proceso.
La gobernanza transfronteriza añadía otra capa. Los equipos de Indonesia necesitaban una experiencia de firma localmente relevante, mientras que los interlocutores regionales y de grupo necesitaban controles de acceso consistentes, visibilidad del estado, reglas de conservación y evidencias. Un proceso de firma electrónica internacional genérico podía digitalizar una firma, pero no podía conectar por sí solo la verificación de identidad indonesia, los servicios de confianza locales, el e-Meterai, el alojamiento regional y la administración a nivel de grupo.
El requisito era claro: crear un único proceso de acuerdos laborales lo bastante rápido para la contratación de alto volumen, lo bastante localizado para Indonesia y lo bastante estructurado para la gobernanza empresarial.
La solución
Un proceso de acuerdos localizado, del sistema de RR. HH. al expediente del empleado
Nota Sign da a Tsingshan una vía repetible para los documentos laborales estándar. Los equipos de RR. HH. generan un acuerdo a partir de una plantilla aprobada o de un proceso de RR. HH. conectado, asignan al empleado y a los aprobadores internos y enrutan el documento en el orden requerido. El empleado abre la solicitud en el navegador del móvil, completa la comprobación de identidad configurada y firma a través de la ruta del servicio de confianza indonesio aplicable.
Para los documentos sujetos al impuesto de timbre indonesio, el e-Meterai puede aplicarse dentro del mismo proceso controlado. Después, Nota Sign devuelve el documento completado, las evidencias de firma, el registro de verificación de identidad, las marcas de tiempo, la información del certificado y el historial del proceso como un único paquete revisable.
El resultado no es simplemente una firma más rápida. Es un modelo operativo conectado para preparar, emitir, firmar, sellar, rastrear y conservar los acuerdos laborales.
1. Localizar la confianza, no solo la página de firma
Nota Sign conecta el proceso de Tsingshan con un servicio de confianza indonesio sin exponer al proveedor subyacente en la experiencia del empleado. La ruta de firma utiliza un marco PSrE indonesio reconocido para firmas electrónicas respaldadas por certificado, mientras que el KYC localizado da soporte al paso de verificación de identidad que exige el nivel de garantía configurado.
Esto importa porque la digitalización laboral depende de algo más que colocar una imagen de firma en un PDF. Los equipos de RR. HH. y jurídico necesitan evidencias que vinculen al firmante, la acción de firma, la versión del documento y el certificado electrónico. Nota Sign mantiene unidos esos elementos para que los revisores autorizados puedan rastrear cómo se completó el acuerdo.
Cuando corresponde el impuesto de timbre, el e-Meterai se añade como parte del proceso en lugar de gestionarse a través de un portal manual independiente. Eso elimina otra entrega intermedia y ofrece a RR. HH. un registro más claro de qué documento se selló, cuándo se aplicó el sello y qué archivo completado pertenece al expediente del empleado.
2. Convertir el teléfono del empleado en la superficie de firma predeterminada
Un proceso laboral solo escala cuando funciona para el firmante. Nota Sign mantiene un recorrido de empleado sencillo: abrir el enlace seguro, completar el paso de identidad requerido, revisar el acuerdo, firmar y recibir el registro completado. El proceso estándar no requiere hardware especializado ni software de escritorio.
Las plantillas y el enrutado por roles mantienen la consistencia en los casos de uso recurrentes, como acuerdos de nuevas contrataciones, renovaciones de plazo fijo, cambios de retribución, traslados, contratos de contratistas y confirmaciones de políticas. Los recordatorios automáticos reducen el seguimiento manual, mientras que el estado en vivo permite a RR. HH. ver si un acuerdo está esperando al empleado, a un aprobador interno, a la verificación de identidad o a su finalización.
Esto da a los equipos de RR. HH. un modelo operativo basado en excepciones. En lugar de comprobar cada documento manualmente, los administradores pueden centrarse en los acuerdos que de verdad requieren atención.
3. Ejecutar procesos localmente relevantes con control regional y de grupo
Los equipos de Tsingshan en Indonesia necesitan ejecución local, pero la empresa también necesita una plataforma que encaje en un modelo operativo internacional más amplio. Nota Sign da soporte al proceso desde su centro de datos de Singapur y utiliza una arquitectura de varios centros de datos para la resiliencia del servicio regional, el acceso controlado y la separación entre entornos operativos.
Los espacios de trabajo con permisos permiten a las unidades de negocio gestionar sus propios acuerdos mientras los administradores del grupo mantienen los estándares de plantillas, roles, autenticación, conservación y acceso de auditoría. La integración por API y las notificaciones de eventos conectan el proceso de firma con los sistemas de RR. HH., incorporación, gestión documental o expedientes de empleado, de modo que el estado y los archivos completados no dependen de una reintroducción manual.
Esta arquitectura crea un equilibrio práctico: el proceso de Indonesia utiliza servicios de identidad y confianza locales, el empleado recibe una experiencia digital sencilla y los equipos regionales o de grupo autorizados mantienen visibilidad sobre el proceso y las evidencias.
«El valor no está solo en firmas más rápidas. Está en tener servicios de confianza locales, controles de datos regionales y evidencias que la sede puede gobernar desde una única plataforma.»
— Responsable de Transformación Digital, Tsingshan Holding Group
Los resultados
Incorporación más rápida sin renunciar a la confianza local ni al control empresarial
Tras estandarizar el proceso con Nota Sign, Tsingshan redujo el plazo de los contratos laborales estándar de tres días laborables a menos de 24 horas. Los acuerdos ya no esperan a la impresión, las entregas físicas, el escaneo ni las comprobaciones manuales de estado antes de que pueda comenzar la siguiente acción.
El tiempo de administración de RR. HH. dedicado a preparar documentos, perseguir firmas, recopilar registros de identidad y archivar cayó un 65 %. Las plantillas reutilizables, el enrutado por roles, los recordatorios automáticos y la devolución directa de los registros completados eliminaron el trabajo de coordinación repetido de cada acuerdo.
El proceso estándar es ahora 100 % digital, desde la emisión del acuerdo hasta el expediente del empleado. El KYC local, la firma respaldada por PSrE, el e-Meterai cuando corresponde, las marcas de tiempo y las evidencias de auditoría permanecen conectados al documento completado. Los empleados pueden completar el proceso en remoto, mientras que RR. HH., jurídico y los interlocutores de grupo autorizados trabajan sobre el mismo conjunto de estado y evidencias.
El impacto operativo es más visible en los picos de contratación. RR. HH. puede emitir más acuerdos sin aumentar el esfuerzo administrativo al mismo ritmo, los nuevos empleados llegan con la documentación completada y los equipos regionales ganan un proceso consistente que puede extenderse a otras entidades y casos de uso laborales en Indonesia.
Lo que los fabricantes globales pueden aprender del proceso de Tsingshan en Indonesia
Los grandes empleadores industriales deberían tratar la firma laboral como una decisión de plataforma regional, no como la compra de una herramienta de PDF. El modelo más eficaz combina tres capas:
- Un recorrido de empleado utilizable que funciona en móvil y minimiza los pasos innecesarios.
- Soporte local de confianza y documentos fiscales mediante KYC indonesio, firmas digitales PSrE y e-Meterai cuando corresponde.
- Gobernanza empresarial mediante plantillas, permisos, API, alojamiento regional, resiliencia de varios centros de datos y registros listos para auditoría.
Este enfoque permite a los equipos locales de RR. HH. avanzar rápido sin crear un proceso independiente que la sede no pueda gobernar. También ofrece a la organización una base reutilizable para otros acuerdos de alto volumen, como la incorporación de contratistas, la documentación laboral de proveedores, las confirmaciones de políticas de seguridad, las confirmaciones de formación y los cambios de personal.
Acerca de Tsingshan Holding Group
Tsingshan Holding Group es una empresa incluida en la lista Fortune Global 500 centrada en la fabricación de acero inoxidable y en la cadena industrial de nuevas energías. El grupo registra unas ventas de 406.600 millones de CNY en 2024 y más de 210 000 empleados en todo el mundo. Su huella de producción global abarca China, Indonesia, India, Zimbabue y Estados Unidos, con un papel destacado de Indonesia en sus operaciones de níquel, acero inoxidable y nuevas energías.
