ZhengXin Chicken Steak construyó su modelo de crecimiento sobre la repetibilidad operativa: productos estandarizados, una cadena de suministro conectada, ejecución a nivel de tienda y una red de socios que lleva la marca a nuevas ciudades y países. A medida que el negocio se expandió por Tailandia, Camboya, Laos, Filipinas, Malasia, Indonesia, Mongolia, Corea del Norte, Corea del Sur y Japón, los acuerdos pasaron a formar parte de la infraestructura operativa detrás de cada nuevo equipo, tienda, proveedor y alianza local.
Esa escala creó un reto práctico. Las ofertas de empleo, los acuerdos laborales, las cláusulas de confidencialidad, las confirmaciones de políticas, los acuerdos de franquicia y cooperación, los contratos de proveedores, los documentos de desarrollo regional y las aprobaciones de apertura de tiendas circulaban entre la sede, los equipos locales, candidatos, socios y firmantes externos. Los distintos idiomas, hábitos móviles, documentos de identidad, entidades jurídicas, rutas de aprobación y husos horarios hacían difícil controlar los adjuntos de correo y la firma en papel.
ZhengXin Chicken Steak eligió Nota Sign para crear un único proceso digital de acuerdos tanto para recursos humanos como para alianzas comerciales. El resultado es una experiencia de firma que prioriza el móvil, conectada a los sistemas internos mediante API, respaldada por una cobertura eKYC en 240 países y regiones y por registros de firma consistentes para cada acuerdo completado.
El reto
La expansión avanzó más rápido que los acuerdos manuales
Una red de restauración no escala solo con aperturas de tiendas. Cada hito de expansión depende de que personas y socios completen los documentos correctos en el orden correcto.
Para los equipos de RR. HH., la carga de trabajo incluye cartas de oferta, contratos laborales, formularios de información del empleado, acuerdos de confidencialidad, confirmaciones del manual del empleado, compromisos de formación, nombramientos de responsables de tienda, documentos de traslado y registros de cese. Muchos firmantes trabajan en tiendas, cocinas, centros logísticos u oficinas regionales y dependen de dispositivos móviles en lugar de portátiles corporativos.
Para los equipos de negocio internacional, el conjunto de acuerdos es más amplio: acuerdos de cooperación de franquicia, acuerdos de desarrollo maestro, documentos de sociedades operativas locales, contratos de proveedores y distribuidores, contratos de equipos y servicios, compromisos de marketing, confirmaciones de estándares de marca y modificaciones creadas durante la negociación. Cada documento requiere una titularidad clara, aprobación interna, firmantes verificados y un registro final recuperable.
El proceso anterior dependía del correo electrónico, las herramientas de mensajería locales, los documentos impresos, las copias escaneadas y los rastreadores mantenidos manualmente. Los equipos dedicaban tiempo a comprobar si se había enviado la versión correcta, si se habían firmado todas las páginas, si un representante local tenía autoridad y si la copia final había vuelto al sistema correcto. Un adjunto ausente o una plantilla obsoleta retrasaba la incorporación, la preparación de tiendas, las compras y la activación de socios.
La solución
Una capa de acuerdos para las operaciones de RR. HH. y de socios
Nota Sign dio a ZhengXin Chicken Steak una capa de acuerdos compartida sin forzar a todos los mercados a un único proceso rígido. La sede controla las plantillas, los campos, las reglas de aprobación, el orden de firma, los requisitos de identidad y el almacenamiento de los documentos completados. Los equipos locales lanzan el proceso aprobado para el país, la entidad, el tipo de documento y el perfil de firmante correspondientes.
La experiencia del firmante sigue siendo sencilla. Candidatos, empleados, franquiciados, proveedores y socios comerciales reciben un enlace de firma seguro y completan el acuerdo desde un teléfono móvil o un ordenador. El proceso presenta el paso de autenticación requerido, registra las acciones del firmante, aplica la secuencia de firma correcta y devuelve al negocio el acuerdo completado y el registro de evidencias.
«Nuestros equipos ya no gestionan los acuerdos como adjuntos de correo. Nota Sign convierte cada documento de RR. HH. o de socios en un proceso controlado con un propietario claro, un firmante verificado y un estado completo.»
— Equipo de Operaciones de Negocio Internacional, ZhengXin Chicken Steak
Este modelo operativo da soporte a dos áreas de negocio de alto volumen.
Incorporación de RR. HH. que comienza antes del primer día
Los equipos de RR. HH. generan los acuerdos a partir de plantillas aprobadas y completan la información del empleado desde el sistema de origen. Nota Sign enruta el documento por la aprobación interna, lo envía al candidato o empleado y escribe el estado de firma de vuelta mediante eventos de API y webhooks.
El proceso admite ofertas de empleo, contratos laborales, acuerdos de confidencialidad, confirmaciones de políticas, documentos de formación, cambios de rol y nombramientos de gestión de tiendas. Los campos obligatorios evitan envíos incompletos. Las reglas de caducidad y los recordatorios automáticos mantienen en movimiento las ofertas sensibles al tiempo. Los registros completados se almacenan con la identidad del firmante, las marcas de tiempo, el historial del documento y la pista de evidencias.
La firma móvil elimina la necesidad de imprimir, escanear o visitar una oficina. Esto es especialmente importante para los empleados de primera línea y los equipos de tienda, que necesitan completar la incorporación desde su propio dispositivo antes de un turno, una sesión de formación o una fecha de apertura.
Acuerdos de socios que avanzan con el plan de expansión
ZhengXin Chicken Steak también utiliza Nota Sign para los acuerdos de cooperación de su red internacional. Una plantilla maestra estandarizada se convierte en un punto de partida controlado para cada franquiciado, socio regional, proveedor, distribuidor o proveedor de servicios.
El proceso enruta los acuerdos según el país, el valor del contrato, la entidad jurídica y el responsable de negocio. Los interlocutores internos revisan y aprueban antes de que el documento llegue a los firmantes externos. Las rutas de firma secuencial y en paralelo dan soporte a la sede, las entidades regionales, los socios locales, los garantes y los testigos dentro de un mismo sobre. Las modificaciones y renovaciones siguen el mismo proceso controlado, manteniendo juntos la última versión y el historial de firma completo.
Esta estructura reduce la fricción entre la negociación comercial y el lanzamiento operativo. Una vez completado el acuerdo, los equipos posteriores reciben el estado necesario para continuar con la configuración de la tienda, la formación, las compras, la logística, el marketing o la preparación de pagos.
Tres decisiones que hicieron escalable el proceso
1. Estandarizar el proceso y localizar la experiencia de firma
ZhengXin Chicken Steak separó el control global de la ejecución local. La sede mantiene las plantillas aprobadas y las reglas de gobernanza, mientras que cada proceso incorpora el idioma, los datos de la entidad, el orden de firmantes, el nivel de autenticación y la comunicación necesarios para el mercado.
Esto evita que los equipos locales reconstruyan documentos o inventen nuevas rutas de aprobación. También ofrece a los firmantes una experiencia consistente, ya sea un acuerdo laboral en Indonesia, un acuerdo de cooperación en Japón o un documento de proveedor en Filipinas.
2. Conectar los acuerdos con los sistemas donde comienza el trabajo
Las API de Nota Sign conectan la firma digital con los procesos de RR. HH., socios, franquicias, compras y aprobación interna. El sistema de origen crea un acuerdo, introduce los datos requeridos, asigna destinatarios y envía la solicitud de firma. Los webhooks devuelven en tiempo real los eventos de visto, firmado, rechazado, caducado y completado.
Los equipos trabajan desde el sistema que ya utilizan en lugar de copiar nombres, direcciones, datos de identificación y estados de acuerdos entre herramientas. El archivo completado y las evidencias de firma permanecen vinculados al registro de empleado, socio, tienda, proveedor o transacción que inició el proceso.
3. Hacer de la verificación de identidad parte del proceso
Los acuerdos transfronterizos exigen algo más que una imagen de firma. Nota Sign integra el eKYC en el recorrido de firma y admite la verificación de identidad en 240 países y regiones. El proceso captura el resultado de identidad requerido junto con el consentimiento del firmante, la actividad de autenticación, las marcas de tiempo, los eventos del documento y las evidencias de finalización.
ZhengXin Chicken Steak configura una verificación más sólida para los acuerdos de socios de mayor riesgo y una autenticación simplificada para las confirmaciones rutinarias de empleados. Este modelo basado en riesgo evita fricciones innecesarias y ofrece a los equipos jurídico, de RR. HH. y de negocio un registro consistente de quién firmó, qué firmó y cómo verificó el proceso al firmante.
Los resultados
Incorporación más rápida, ejecución de socios más limpia y menos seguimiento
Con Nota Sign, ZhengXin Chicken Steak redujo el plazo de los acuerdos un 70 % en los procesos de RR. HH. y de socios. El 85 % de los acuerdos se completan ahora el mismo día, sin imprimir, escanear, enviar por mensajería ni consolidar archivos manualmente.
El esfuerzo administrativo cayó un 60 % porque los recordatorios, el control de estado, el enrutado de destinatarios, el empaquetado de documentos y la entrega de registros completados se ejecutan automáticamente. Los equipos de RR. HH. dedican menos tiempo a perseguir firmas antes de los plazos de incorporación. Los equipos de negocio internacional ven qué acuerdo espera aprobación interna, firma externa, verificación de identidad o finalización, sin mantener hojas de cálculo separadas.
El negocio también ganó consistencia. Las plantillas aprobadas y las reglas de proceso reducen los errores de versión. Los campos obligatorios reducen los documentos incompletos. La introducción de datos dirigida por API reduce la reintroducción. Los registros centrales facilitan la recuperación de acuerdos completados para el servicio al empleado, la gestión de socios, la revisión interna, la renovación y la gestión de disputas.
Lo más importante es que el proceso de firma ahora iguala el ritmo del negocio. Un nuevo empleado completa los documentos desde el teléfono. Un socio regional firma entre husos horarios. La sede conserva la gobernanza y la visibilidad. Los equipos locales siguen abriendo tiendas, incorporando personas y activando relaciones comerciales sin esperar a que el papel se ponga al día.
«Nota Sign nos da el control de un programa de acuerdos centralizado y la velocidad de un proceso móvil local. Esa combinación mantiene a las personas, los socios y los planes de expansión avanzando juntos.»
— Recursos Humanos y Operaciones Internacionales, ZhengXin Chicken Steak
Acerca de ZhengXin Chicken Steak
Nacido de un negocio de alimentación establecido en 1995 y desarrollado como marca ZhengXin Chicken Steak en 2000, Shanghai Zhengxin Food Group se ha convertido en una empresa de alimentación integrada que abarca el desarrollo de producto, la fabricación, la logística, la distribución y las operaciones de cadenas de tiendas. Su expansión internacional incluye el desarrollo activo de tiendas y franquicias en mercados asiáticos, con operaciones en Japón que apoyan las tiendas locales y la captación de franquiciados.
