Keeta costruisce reti di commercio locale. In ogni mercato, questo significa riunire consumatori, ristoranti, rivenditori e capacità di consegna abbastanza rapidamente da creare un servizio quotidiano affidabile.
Gli accordi con i commercianti si collocano nel punto in cui quella rete diventa operativa. Una conversazione commerciale diventa una partnership attiva solo dopo che le condizioni corrette sono state approvate, l'entità legale corretta ha firmato e il record completato è disponibile per i team responsabili del lancio.
Al ritmo di espansione di Keeta, la contrattualizzazione non poteva restare una sequenza di documenti passati tra caselle di posta. Doveva diventare un processo di business ripetibile: abbastanza rapido per i team locali, abbastanza controllato per un'azienda e abbastanza semplice da completare per i commercianti.
Keeta ha scelto Nota Sign per sostituire un processo documento per documento con un unico flusso digitale governato per gli accordi. Il nuovo modello operativo ha ridotto il ciclo medio degli accordi con i commercianti da 5 a 2 giorni lavorativi, ha ridotto i solleciti manuali dell'80%, ha portato al 92% il completamento al primo invio e ha inserito oltre 10.000 accordi con i commercianti in un unico processo tracciabile.
«Ogni giorno in cui un accordo resta nella casella di posta di qualcuno è un giorno in cui il commerciante non può passare al lancio. La contrattualizzazione doveva funzionare come il resto di Keeta: rapida, misurabile e fatta per scalare.»
— VP Operazioni globali con i commercianti, Keeta
La sfida
La crescita dei commercianti creava più contratti e più modi per bloccarli
Un accordo con un commerciante è raramente un unico modulo standard. Un nuovo ristorante può avere bisogno di un accordo sui servizi della piattaforma, condizioni di regolamento, informazioni su punto vendita e marchio e un addendum di marketing. Un gruppo con più sedi può richiedere un accordo master più autorizzazioni a livello di punto vendita. Ogni flusso coinvolge acquisizione commercianti, operations, finanza, legale e un firmatario esterno.
Il processo precedente completava i contratti, ma non scalava in modo pulito.
La preparazione dei documenti era ripetitiva. I team copiavano accordi precedenti, reinserivano i dati dei commercianti, ricostruivano i campi firma e verificavano se il file era ancora la versione approvata. Piccoli errori creavano un altro ciclo di revisione o costringevano a inviare di nuovo l'accordo.
Gli accordi di routine dipendevano ancora dagli specialisti. I team legali e operativi venivano coinvolti in passaggi amministrativi e controlli di stato che non richiedevano giudizio professionale. Restava meno tempo per clausole negoziate, eccezioni locali e lavoro a rischio più elevato.
Approvazione interna e firma esterna erano scollegate. Dopo l'approvazione, il mittente doveva ancora esportare il file, confermare il firmatario, configurare la richiesta e inviare la versione finale. Il processo poteva fermarsi tra «approvato» e «inviato» senza una chiara proprietà.
Stato ed evidenze erano frammentati. «In corso» non spiegava se un accordo attendeva la finanza, non era stato aperto dal commerciante o era bloccato da dati del firmatario errati. I team mantenevano registri paralleli, mentre documenti finali, approvazioni e attività dei firmatari erano conservati separatamente.
Keeta aveva bisogno che i team locali gestissero da soli gli accordi di routine con i commercianti, mentre le funzioni centrali mantenevano il controllo su modelli, regole di approvazione, ruoli dei firmatari ed evidenze.
I requisiti
Velocità self-service senza rinunciare al controllo aziendale
Keeta ha stabilito quattro requisiti. Gli accordi di routine dovevano essere self-service per gli utenti business. Il modello doveva combinare coerenza globale con entità, lingue, condizioni e percorsi di approvazione specifici di mercato. L'esperienza del commerciante doveva eliminare attriti inutili su login e verifiche. E l'intero processo doveva restare visibile e verificabile dalla prima azione interna alla firma finale.
L'obiettivo non era semplicemente firmare più in fretta: Keeta aveva bisogno di un modello operativo che riducesse il lavoro amministrativo, preservasse la governance legale e viaggiasse verso nuovi mercati senza essere ricostruito.
La soluzione
Un unico percorso digitale dalle condizioni commerciali approvate a una relazione commerciante attivata
Keeta ha implementato Nota Sign come livello di esecuzione degli accordi per la contrattualizzazione con i commercianti. Modelli, revisione interna, firma esterna, promemoria, monitoraggio dello stato e record operano ora come un unico flusso continuo.
Un utente business seleziona il tipo di accordo corretto, inserisce le informazioni sul commerciante e commerciali e parte da un modello controllato. Nota Sign instrada l'accordo verso i revisori richiesti, rilascia la versione approvata al commerciante, registra ogni azione e conserva il documento completato con le sue evidenze di firma.
1. Trasformare i contratti approvati in flussi self-service
Keeta ha convertito gli accordi ricorrenti con i commercianti in modelli Nota Sign riutilizzabili con campi predefiniti, ruoli dei firmatari, condizioni di approvazione e regole di instradamento. I team locali non copiano più un vecchio contratto, non cercano più l'ultimo allegato e non ricreano più i campi firma.
Il flusso raccoglie le informazioni richieste per l'accordo e le colloca nella struttura approvata. La preparazione è diventata più rapida e l'output più coerente. Il completamento al primo invio ha raggiunto il 92%, il che significa che più di 9 accordi su 10 si concludono ora senza essere annullati, corretti e inviati di nuovo.
Questo ha cambiato il ruolo del legale. Il legale possiede testo approvato, versioni dei modelli, soglie e percorsi di eccezione. I team business gestiscono da soli gli accordi standard, mentre il legale si concentra su clausole negoziate, rischio non standard e questioni specifiche di mercato.
2. Collegare le decisioni interne direttamente alla firma esterna
Nota Sign offre a ogni accordo un percorso definito. Le revisioni di business, operative, finanziarie e legali avvengono in sequenza o in parallelo a seconda del tipo di accordo. Il commerciante riceve la versione confermata solo dopo che ogni decisione interna richiesta è stata completata.
Per un accordo standard di onboarding di un ristorante, l'acquisizione commercianti inserisce partner, entità, punto vendita e informazioni commerciali. Il team operations verifica i dettagli di onboarding. Finanza e legale completano le revisioni richieste. Nota Sign invia poi la versione approvata al firmatario del commerciante e conserva automaticamente l'accordo completato.
Questo ha eliminato il passaggio manuale tra approvazione interna e firma esterna. Il mittente non esporta più un file, non reinserisce i dati del firmatario e non rischia di inviare una versione superata.
3. Trasformare stato ed evidenze in un unico record operativo
I team di Keeta vedono ora se un accordo è in attesa di azione interna, inviato, visualizzato, in attesa di firma o completato. I promemoria automatici gestiscono i solleciti di routine, mentre la proprietà visibile mostra dove un intervento umano farà la differenza.
Se un commerciante non ha aperto la richiesta, il team business controlla i dati di contatto. Se l'accordo è stato visualizzato ma resta non firmato, il team affronta una questione commerciale o di processo. Se è in attesa internamente, la persona responsabile è chiara.
Ogni contratto completato conserva documento finale, identità del firmatario, marche temporali, attività di approvazione ed evidenze di esecuzione in un unico record. Rinnovi, addendum promozionali, modifiche ai punti vendita e revisioni interne iniziano da una cronologia completa, invece che da una ricerca tra caselle di posta e cartelle.
«Nota Sign ci ha dato regole chiare senza togliere velocità. I team locali fanno avanzare da soli gli accordi di routine, mentre il legale mantiene il controllo su modelli, approvazioni ed evidenze.»
— Responsabile delle operazioni legali, Keeta
I risultati
Una contrattualizzazione più rapida è diventata un'attivazione più rapida dei commercianti
Keeta ha ridotto del 60% il ciclo medio degli accordi, da 5 a 2 giorni lavorativi. I team di onboarding e operations dei commercianti raggiungono prima un traguardo affidabile di contratto firmato, consentendo di avviare prima l’allestimento del negozio, preparazione del catalogo, configurazione dei sistemi e attività di lancio.
Oltre 10.000 accordi con i commercianti sono gestiti tramite lo stesso modello operativo digitale. Accordi standard con i ristoranti, partnership multi-sede, addendum promozionali e documenti commerciali ricorrenti condividono un unico modello, seguendo le regole corrette di mercato, entità e approvazione.
I solleciti manuali sono scesi dell'80%. Stato visibile e promemoria automatici hanno eliminato 4 controlli di routine su 5 tra e-mail, fogli di calcolo e canali di messaggistica. I team a contatto con i commercianti usano quel tempo per risolvere questioni commerciali, preparare i partner al lancio e rafforzare le relazioni locali.
Il completamento al primo invio ha raggiunto il 92%. Modelli controllati, raccolta strutturata dei dati, ruoli dei firmatari predefiniti e instradamento standard hanno ridotto le rilavorazioni causate da documenti obsoleti, campi mancanti e configurazioni di firma errate.
I guadagni misurabili hanno creato una leva organizzativa più ampia:
- I team commercianti si muovono più rapidamente. Gli accordi di routine non aspettano più l'amministrazione manuale del legale.
- Il legale mantiene il controllo. Modelli approvati, regole sulle eccezioni ed evidenze complete preservano la governance senza trasformare il legale in un servizio di assistenza al processo.
- Le operations lavorano con maggiore prevedibilità. Lo stato del contratto diventa visibile prima di trasformarsi in un problema di lancio.
- I commercianti ottengono un'esperienza più semplice. La richiesta è chiara, diretta e progettata per il completamento.
- La leadership ottiene un modello replicabile. Il flusso viaggia verso nuovi mercati invece di essere ricostruito mercato per mercato.
Per Keeta, Nota Sign ha fatto più che accorciare il tempo alla firma: ha trasformato la contrattualizzazione con i commercianti in una capacità operativa che scala con la rete.
Informazioni su Keeta
Keeta è il marchio internazionale di Meituan per la consegna di cibo e prodotti di consumo. Collega i consumatori con commercianti locali e reti di consegna, portando l'esperienza di vendita al dettaglio e di consegna a richiesta di Meituan, basata sulla tecnologia, nei mercati globali.
Man mano che Keeta si espande, il suo ecosistema di commercianti dipende da processi abbastanza rapidi per l'esecuzione locale e abbastanza strutturati per la governance aziendale. L'esecuzione digitale degli accordi collega queste due esigenze.
