Tsingshan Holding Groupは、ステンレス鋼、ニッケル、新エネルギーサプライチェーンにわたるグローバルな産業基盤を築いてきました。インドネシアはその中心にあり、事業はMorowaliとWeda Bayの産業エコシステムにつながっています。この規模では、人事管理はバックオフィスの書類作業ではありません。それは運用インフラです。
採用の波が来るたびに、オファーレター、雇用契約、契約更新、変更契約、異動通知、報酬通知、請負業者の書類、ポリシー確認書が生まれます。このプロセスは、産業拠点で働く従業員、インドネシアの現地人事チーム、東南アジアの地域関係者、そして国境をまたいで一貫したガバナンスを求めるグループ部門のすべてで機能しなければなりません。
TsingshanはNota Signを使い、これらの人事契約をインドネシア向けに構築された1つのデジタルプロセスに統合しています。このワークフローは、再利用可能な人事テンプレート、モバイル署名、ローカライズされた本人確認、インドネシアの電子認証事業者を経由するデジタル署名、e-Meterai対応、監査対応の証跡、Nota Signのシンガポールデータセンターによる地域サービスを組み合わせています。
「採用需要が高まるとき、契約プロセスがボトルネックになってはいけません。Nota Signは、本人確認から署名・捺印済みの従業員記録まで、インドネシアの人事チームに1つのローカライズされたフローを提供します。」
— Tsingshan Holding Group インドネシア事業人事責任者
課題
産業界の採用は、紙ベースの人事業務より速く進んだ
大規模な製造環境での人事契約は、単発の企業契約とは運用面で異なります。文書は、複数の拠点とシフトで働く従業員に届く必要があります。署名者は企業のノートPCではなくスマートフォンに頼るかもしれません。人事チームは、正しい契約バージョンを区別し、署名者を確認し、適切な署名経路を適用し、必要な箇所に印紙税を追加し、完了した記録を従業員ファイルに戻す必要があります。
ワークフローが標準化される前は、これらの手順は紙、スキャン、メール、メッセージ、共有フォルダーに散らばっていました。人事担当者は、重複した書類セットの準備、従業員や管理者へのフォローアップ、正しいバージョンに署名されたかの確認、最終PDFの手動ファイリングに時間を費やしていました。ページの欠落、不明瞭な本人確認記録、印紙税手続きの不備があると、契約はプロセスを最初からやり直すことになりました。
国境をまたぐガバナンスは、さらに1つの層を加えます。インドネシアチームには現地に合った署名体験が必要であり、地域とグループの関係者には一貫したアクセス管理、ステータスの可視性、保持ルール、証跡が必要でした。汎用的な国際電子署名フローは署名をデジタル化できても、それだけではインドネシアの本人確認、現地のトラストサービス、e-Meterai、地域ホスティング、グループレベルの管理をつなぐことはできません。
要件は明確でした。大量採用に十分な速さがあり、インドネシア向けにローカライズされ、企業ガバナンスに十分な構造を持つ、1つの人事契約ワークフローを作ることです。
ソリューション
人事システムから従業員記録までをつなぐ、ローカライズされた1つの契約ワークフロー
Nota Signは、Tsingshanに標準的な人事文書の再現可能な経路を提供します。人事チームは、承認済みテンプレートまたは接続された人事プロセスから契約を生成し、従業員と社内承認者を割り当て、必要な順序で文書をルーティングします。従業員はモバイルブラウザーで依頼を開き、設定された本人確認を完了し、該当するインドネシアのトラストサービス経路で署名します。
インドネシアの印紙税の対象となる文書には、同じ管理されたプロセスの中でe-Meteraiを適用できます。Nota Signは、完了した文書、署名証跡、本人確認記録、タイムスタンプ、証明書情報、ワークフロー履歴を、1つの確認可能なパッケージとして返します。
成果は単に速い署名ではありません。人事契約の準備、発行、署名、捺印、追跡、保持をつなぐ運用モデルです。
1. 署名画面だけでなく、信頼をローカライズする
Nota Signは、従業員体験の中で基盤となる事業者を露出させることなく、Tsingshanのワークフローをインドネシアのトラストサービスに接続します。署名経路は、証明書ベースの電子署名に、認知されたインドネシアのPSrEフレームワークを使い、ローカライズされたKYCが、設定された保証レベルで必要な本人確認手順を支えます。
これが重要なのは、人事のデジタル化がPDFに署名画像を置くこと以上のものだからです。人事と法務のチームには、署名者、署名行為、文書バージョン、電子証明書をつなぐ証跡が必要です。Nota Signはこれらの要素をまとめて保持するため、権限のあるレビュー担当者は契約がどのように完了したかを追跡できます。
印紙税が適用される場合は、別の手動ポータルではなく、ワークフローの一部としてe-Meteraiが追加されます。これにより受け渡しが1つ減り、どの文書に捺印したか、いつ捺印したか、どの完了ファイルが従業員記録に属するかが、人事チームに明確に記録されます。
2. 従業員のスマートフォンを標準の署名画面にする
人事プロセスは、署名者にとって使いやすいときにのみ規模化します。Nota Signは、安全なリンクを開き、必要な本人確認を完了し、契約を確認し、署名し、完了記録を受け取る、という従業員の流れに集中させています。標準フローに専用ハードウェアやデスクトップソフトウェアは不要です。
テンプレートとロールベースのルーティングにより、新入社員契約、有期契約の更新、報酬変更、異動、請負契約、ポリシー確認など、繰り返し発生するユースケースでプロセスが一貫します。自動リマインダーが手動のフォローアップを減らし、ライブステータスにより、契約が従業員、社内承認者、本人確認、完了のどれを待っているかを人事が確認できます。
これにより、人事チームは例外ベースの運用モデルになります。すべての文書を手動で確認する代わりに、本当に対応が必要な契約に集中できます。
3. 現地に合ったワークフローを、地域とグループの管理のもとで運用する
Tsingshanのインドネシアチームには現地での実行が必要ですが、会社にはより広い国際運用モデルに合うプラットフォームも必要です。Nota Signはシンガポールのデータセンターからワークフローを支え、マルチデータセンターアーキテクチャにより、地域サービスの回復力、管理されたアクセス、運用環境の分離を実現します。
権限を意識したワークスペースにより、各事業部門は自部門の契約を管理しながら、グループ管理者はテンプレート、ロール、認証、保持、監査アクセスの基準を維持できます。API連携とイベント通知が、署名プロセスを人事、オンボーディング、文書管理、従業員記録システムにつなぐため、ステータスと完了ファイルは手動の再入力に依存しません。
このアーキテクチャは実用的なバランスを生みます。インドネシアのワークフローは現地の本人確認とトラストサービスを使い、従業員はシンプルなデジタル体験を得て、権限のある地域またはグループのチームはプロセスと証跡を見通せます。
「価値は単に速い署名だけではありません。現地のトラストサービス、地域のデータ管理、そして本社が1つのプラットフォームでガバナンスできる証跡を持つことです。」
— Tsingshan Holding Group デジタルトランスフォーメーション責任者
成果
現地の信頼と企業管理を手放さずに、オンボーディングを高速化
Nota Signでプロセスを標準化した後、Tsingshanは標準的な雇用契約の処理時間を3営業日から24時間未満に短縮しました。契約は、次のアクションを始める前に、印刷、物理的な受け渡し、スキャン、手動のステータス確認を待つ必要がなくなりました。
書類の準備、署名の督促、本人確認記録の収集、ファイリングにわたる人事の事務時間は65%削減されました。再利用可能なテンプレート、ロールベースのルーティング、自動リマインダー、完了記録の直接返却により、各契約から繰り返しの調整作業がなくなりました。
標準ワークフローは、契約発行から従業員記録まで100%デジタルになりました。現地KYC、PSrEベースの署名、必要な箇所のe-Meterai、タイムスタンプ、監査証跡は、完了した文書に結びついたままです。従業員はリモートでプロセスを完了でき、人事、法務、権限のあるグループ関係者は同じステータスと証跡のセットで作業します。
運用上の効果は、採用のピーク時に最もはっきり現れます。人事は事務負荷を同じ割合で増やさずにより多くの契約を発行でき、新入社員は書類を完了した状態で着任し、地域チームは追加のインドネシア法人や人事ユースケースに拡張できる一貫したプロセスを手に入れます。
グローバル製造企業がTsingshanのインドネシアワークフローから学べること
大規模な産業雇用主は、人事署名をPDFツールの購入ではなく、地域プラットフォームの意思決定として扱うべきです。最も効果的なモデルは3つの層を組み合わせます。
- 使いやすい従業員ジャーニー。モバイルで動き、不要な手順を最小限にします。
- 現地の信頼と税務文書対応。インドネシアのKYC、PSrEデジタル署名、該当する箇所のe-Meteraiを通じて実現します。
- エンタープライズガバナンス。テンプレート、権限、API、地域ホスティング、マルチデータセンターの回復力、監査対応記録を通じて実現します。
このアプローチにより、現地の人事チームは、本社がガバナンスできない別プロセスを作らずに迅速に動けます。請負業者のオンボーディング、サプライヤーの労働関連文書、安全ポリシーの確認、研修の確認、人事異動など、他の大量契約にも再利用できる基盤も得られます。
Tsingshan Holding Groupについて
Tsingshan Holding Groupは、ステンレス鋼製造と新エネルギー産業チェーンに注力するフォーチュン・グローバル500の企業です。グループは2024年の売上高4,066億元、全世界で21万人超の従業員を報告しています。生産拠点は中国、インドネシア、インド、ジンバブエ、米国に広がり、インドネシアはニッケル、ステンレス鋼、新エネルギー事業で大きな役割を担っています。
