Aliran dokumen eksport untuk pasukan Malaysia

Pengenalan

Set dokumen eksport diluluskan selepas penerima, peristiwa dan tarikh dihubungkan.

Senarai penghantaran eksport yang lengkap menjawab tiga soalan sebelum satu pun dokumen dihantar: dokumen apa, kepada siapa dan pada tarikh mana.

Bagi proses ini, Nota Sign boleh mengurus penghantaran, tindakan tandatangan dan rekod penyempurnaan. Kesahan atau kebolehkuatkuasaan dokumen tidak ditentukan oleh platform semata-mata.

Senaraikan dokumen eksport

Senaraikan setiap dokumen yang menyertai penghantaran eksport: invois, senarai pembungkusan dan dokumen lain yang ditetapkan. Setiap dokumen menerima nombor rujukan.

Catatkan versi setiap dokumen dan tarikh semakannya. Versi yang berubah selepas semakan memerlukan semakan semula set.

Rekodkan pihak yang menyediakan setiap dokumen. Penyedia direkodkan supaya pembetulan dirujuk kepada orang yang betul.

Asingkan dokumen wajib daripada dokumen sokongan. Pemisahan itu menghalang dokumen sokongan dibaca sebagai dokumen wajib.

Rekodkan penerima dan pihak

Rekodkan penerima penghantaran dan pihak yang bertanggungjawab pada setiap peringkat. Setiap pihak dicatatkan bersama peranannya.

Catatkan alamat penerima dan kenalan rasmi yang menerima dokumen. Kenalan yang tidak direkodkan menyukarkan pengesahan penerimaan.

Rekodkan pihak perantaraan seperti penghantar barang atau ejen kastam. Pihak perantaraan dicatatkan tanpa menggantikan penerima akhir.

Asingkan pihak yang menandatangani daripada pihak yang menerima salinan. Dua peranan berasingan menghalang salinan dihantar kepada orang yang salah.

Hubungkan peristiwa penghantaran

Hubungkan setiap dokumen kepada peristiwa penghantaran yang sepadan: penyediaan, penghantaran, penerimaan dan pengesahan. Hubungan itu merekodkan urutan peristiwa.

Catatkan tarikh dan masa setiap peristiwa dalam zon masa yang sama. Zon masa yang sama menghalang kekeliruan antara lokasi.

Rekodkan peristiwa yang gagal atau ditunda dan langkah yang diambil. Kegagalan dicatatkan supaya jejak tidak meninggalkan jurang.

Asingkan peristiwa yang selesai daripada yang masih menunggu. Peristiwa menunggu tidak dicatatkan sebagai selesai.

Semak tarikh dan versi

Semak tarikh penghantaran yang dirancang terhadap tarikh sebenar setiap peristiwa. Perbezaan tarikh dicatatkan bersama sebab.

Bandingkan versi setiap dokumen dengan versi yang direkodkan pada langkah pertama. Versi yang berubah dicatatkan untuk semakan.

Rekodkan tarikh dokumen dikemas kini dan pihak yang mengemas kini. Kemas kini tanpa rekod menghentikan kelulusan set.

Asingkan tarikh dokumen daripada tarikh peristiwa penghantaran. Dua tarikh berasingan menghalang kekeliruan masa.

Luluskan set dokumen

Semak semula senarai dokumen, pihak, peristiwa, tarikh dan versi sebelum kelulusan. Set yang tidak lengkap kembali ke langkah yang gagal.

Tulis nama pelulus set, tarikh kelulusan dan keputusan akhir. Keputusan diterima atau ditolak direkodkan bersama sebab.

Simpan set yang diluluskan bersama jejak penghantaran dalam folder eksport. Set itu menjadi rujukan semakan kemudian.

Agihkan set kepada pasukan penghantaran dan penyemak. Setiap salinan menunjuk kepada versi dokumen yang sama.