Sijil penyempurnaan dan jejak audit untuk aliran tandatangan

Pengenalan

Rekod penyempurnaan ditutup selepas peristiwa, pihak dan dokumen akhir dihubungkan.

Pengurus operasi menutup aliran tandatangan untuk perjanjian kerahsiaan dengan sijil penyempurnaan. Sijil penyempurnaan tidak dibina untuk aliran yang masih berjalan, maka aliran yang selesai ditetapkan dahulu.

Bagi proses ini, Nota Sign boleh mengurus penghantaran, tindakan tandatangan dan rekod penyempurnaan. Kesahan atau kebolehkuatkuasaan dokumen tidak ditentukan oleh platform semata-mata.

Tetapkan aliran yang selesai

Tetapkan perjanjian kerahsiaan yang selesai dan senarai penandatangan yang sepatutnya menandatangani. Aliran yang belum lengkap tidak menerima sijil penyempurnaan.

Catatkan nama aliran, nombor versi dan tarikh selesai dalam senarai semak. Nama yang berubah menyukarkan padanan rekod.

Rekodkan dokumen yang dihantar dan versi akhir setiap dokumen. Versi akhir menjadi asas semakan dokumen kemudian.

Asingkan aliran yang selesai daripada aliran draf yang masih dibuka. Pemisahan itu menghalang draf ditutup sebagai selesai.

Rekodkan peristiwa dan masa

Rekodkan setiap peristiwa aliran: penghantaran, pembukaan, tandatangan dan penyiapan bersama masa. Masa itu mengikat peristiwa kepada urutan yang disahkan.

Catatkan masa setiap peristiwa dalam format yang sama untuk semua pihak. Format yang sama menghalang kekeliruan semasa semakan.

Rekodkan peristiwa yang gagal dan langkah pembetulan. Kegagalan dicatatkan supaya jejak audit tidak meninggalkan jurang.

Asingkan masa penghantaran daripada masa tandatangan. Dua masa berasingan menjelaskan urutan tindakan setiap pihak.

Hubungkan peristiwa kepada pihak

Hubungkan setiap peristiwa kepada pihak yang melakukannya: penghantar, penandatangan atau pemeriksa. Hubungan itu menjelaskan siapa yang bertindak pada setiap masa.

Catatkan kaedah pengenalan setiap pihak dalam jejak audit. Kaedah itu menghubungkan pihak kepada tindakan yang direkodkan.

Rekodkan pihak yang menerima salinan dan pihak yang tidak menandatangani. Pihak yang tidak menandatangani dicatatkan tanpa dianggap penandatangan.

Asingkan tindakan penandatangan daripada tindakan pentadbir akaun. Dua tindakan berasingan menghalang kekeliruan pemilik.

Semak dokumen akhir

Semak versi akhir perjanjian kerahsiaan terhadap dokumen yang ditandatangani. Perbezaan versi dicatatkan sebelum rekod diluluskan.

Bandingkan nilai semakan dokumen akhir dengan nilai pada masa tandatangan. Nilai yang sama menunjuk kepada kandungan yang tidak berubah.

Rekodkan perubahan dokumen selepas tandatangan apabila ada. Perubahan itu direkodkan berasingan daripada versi asal.

Semak setiap penandatangan telah menandatangani versi akhir. Penandatangan yang hilang dicatatkan untuk tindakan susulan.

Luluskan rekod penyempurnaan

Semak semula aliran, peristiwa, hubungan pihak dan dokumen akhir sebelum kelulusan. Rekod yang tidak lengkap kembali ke langkah yang gagal.

Tulis nama pelulus rekod, tarikh kelulusan dan keputusan akhir. Keputusan diterima atau ditolak direkodkan bersama sebab penutupan.

Simpan sijil penyempurnaan dan jejak audit dalam folder operasi. Rekod itu menjadi rujukan apabila aliran disemak semula.

Agihkan rekod kepada pemilik aliran dan pemeriksa. Setiap salinan menunjuk kepada versi aliran yang sama.