Menandatangani dokumen pada telefon tanpa salinan selari

Pengenalan

Kelulusan sebut harga pada telefon berakhir di folder syarikat selepas identiti disahkan.

Pengurus jualan meluluskan sebut harga sebagai PDF semasa di luar pejabat. Tandatangan mudah alih hanya sah pada fail yang betul, maka salinan rasmi pada peranti dicari dahulu.

Nota Sign boleh melaksanakan aliran tandatangan yang telah diluluskan oleh organisasi dan menyimpan bukti teknikalnya. Ia tidak menggantikan kelulusan perniagaan, semakan kuasa pihak atau nasihat undang-undang.

Cari salinan rasmi pada peranti

Buka salinan sebut harga rasmi dari sumber syarikat dan bukan dari salinan mesej yang diubah suai. Salinan rasmi menjadi asas semua semakan kemudian.

Catatkan nama fail, versi dan tarikh muat turun dalam senarai semak mudah alih. Nama yang berubah menyukarkan padanan rekod.

Rekodkan pihak yang menghantar sebut harga dan pihak yang meluluskan. Pihak yang tidak direkodkan menyukarkan semakan identiti.

Asingkan salinan rasmi daripada tangkapan skrin dan pratonton. Tangkapan skrin tidak menggantikan fail yang akan ditandatangani.

Asingkan tanda sementara daripada tandatangan

Pisahkan lukisan jari, catatan dan tanda sementara daripada tandatangan yang mengikat. Tanda sementara tidak direkodkan sebagai tindakan kelulusan.

Catatkan kaedah tandatangan yang dipilih untuk sebut harga: tandatangan digital atau kaedah lain yang diluluskan. Kaedah direkodkan sebelum medan disemak.

Rekodkan pihak yang membuat tanda sementara dan sebab. Rekod itu menghalang tanda sementara disalah baca sebagai kelulusan.

Padamkan tanda sementara selepas tandatangan selesai. Pemadaman itu mengekalkan satu tindakan tandatangan dalam fail.

Semak medan pada skrin kecil

Periksa medan tarikh, jumlah dan pihak dalam sebut harga pada skrin kecil sebelum kelulusan. Medan yang tersembunyi disemak satu demi satu.

Besarkan fail kepada saiz yang boleh dibaca dan semak setiap halaman. Halaman yang tidak dibuka tidak dianggap telah disemak.

Catatkan medan yang disunting atau diperbetulkan bersama versi fail. Pembetulan direkodkan sebelum tandatangan dilakukan.

Rekodkan keputusan semakan halaman demi halaman dalam senarai semak. Setiap halaman menerima satu catatan keputusan.

Selesaikan dengan pengesahan identiti

Sahkan identiti pelulus sebelum tindakan tandatangan pada sebut harga. Pengesahan menghubungkan pelulus kepada keputusan kelulusan.

Rekodkan kaedah pengesahan: alamat e-mel yang disahkan, kod laluan sekali atau kaedah lain yang diluluskan. Kaedah dicatatkan bersama masa.

Asingkan pengesahan identiti daripada kelulusan pentadbir akaun. Dua rekod berbeza menghalang kekeliruan antara pelulus dan penyelia.

Catatkan kegagalan pengesahan dan langkah yang diambil. Kegagalan direkodkan sebelum kelulusan diteruskan.

Simpan rekod siap dalam folder syarikat

Pindahkan sebut harga yang ditandatangani ke folder syarikat yang dinamakan dan bukan ke storan peribadi. Folder syarikat menjadi lokasi rasmi rekod.

Catatkan nama folder, laluan dan tarikh pemindahan dalam senarai semak. Laluan yang jelas membolehkan semakan kemudian.

Rekodkan pihak yang boleh mengakses folder dan had aksesnya. Akses terhad menghalang rekod diubah tanpa kebenaran.

Padamkan salinan sementara peranti selepas pemindahan disahkan. Pemadaman menghalang salinan selari dalam storan lain.