16 September 2025
Pengenalan
Pasukan sokongan hanya dapat meluluskan tiket apabila keadaan aliran, pihak terlibat dan ralat dicatatkan dalam satu borang.
Tiket sokongan yang dihantar tanpa maklumat kembali kepada pengirim dengan soalan susulan yang sama.
Dalam aliran yang sesuai, Nota Sign menghubungkan dokumen, penandatangan dan rekod peristiwa. Pemilihan kaedah tandatangan serta penilaian kesannya perlu dibuat secara berasingan mengikut urus niaga dan bidang kuasa.
Maklumat aliran boleh dirujuk pada panduan produk tandatangan elektronik dan panduan templat dokumen sebelum tiket dihantar.
Rekodkan keadaan aliran
Rekodkan peringkat aliran ketika ia berhenti: draf, menunggu tandatangan, selesai atau dibatalkan. Peringkat itu dicatatkan sebagai medan pertama tiket.
Catatkan tindakan yang sedang dilakukan pengguna sebelum aliran berhenti. Tindakan itu membezakan aliran tersekat daripada aliran yang dibiarkan.
Rekodkan bilangan dokumen dalam aliran dan dokumen yang terjejas. Bilangan itu dicatatkan supaya pasukan sokongan melihat skopnya.
Catatkan sama ada aliran dibuka semula atau diteruskan dari versi lama. Dua keadaan itu dicatatkan secara berasingan.
Senaraikan pihak terlibat
Senaraikan setiap pihak dalam aliran: penghantar, penandatangan, penyemak dan penerima salinan. Setiap pihak dicatatkan dengan peranannya.
Catatkan pihak yang melaporkan masalah dan pihak yang memegang dokumen semasa. Dua peranan itu diasingkan dalam senarai.
Rekodkan alamat e-mel atau ID pengguna setiap pihak supaya pasukan sokongan dapat menghubungi pihak yang betul. ID itu dicatatkan tanpa kata laluan.
Pisahkan pihak dalaman daripada pihak luar organisasi. Dua kumpulan itu dicatatkan secara berasingan.
Rekodkan ralat
Rekodkan mesej ralat tepat seperti yang dipaparkan. Teks ralat dicatatkan tanpa diringkaskan atau ditafsir semula.
Catatkan kod ralat jika platform memaparkannya. Kod itu direkodkan bersama mesej dalam medan yang sama.
Rekodkan langkah yang mencetuskan ralat dan langkah sebelum ralat. Urutan langkah itu dicatatkan supaya ralat boleh diterbitkan semula.
Pisahkan ralat yang berulang daripada ralat yang muncul sekali. Dua jenis ralat dicatatkan dengan bilangan kejadiannya.
Kumpulkan nombor rujukan
Kumpulkan nombor rujukan aliran, nombor dokumen dan nombor templat. Nombor itu dicatatkan dalam medan rujukan tiket.
Catatkan nombor rujukan yang muncul pada pemberitahuan e-mel dan pada halaman aliran. Dua sumber itu dicatatkan secara berasingan.
Rekodkan nombor rujukan versi dokumen supaya pasukan sokongan membuka versi yang betul. Nombor versi dicatatkan bersama tarikhnya.
Pisahkan nombor rujukan yang disahkan daripada nombor yang belum disahkan. Nombor belum disahkan dicatatkan sebagai menunggu semakan.
Luluskan tiket sokongan
Semak semula keadaan, pihak, ralat dan nombor rujukan sebelum tiket diluluskan. Tiket yang tidak lengkap kembali ke langkah yang gagal.
Tulis nama pelulus tiket, tarikh kelulusan dan keputusan akhir. Keputusan diterima atau ditolak direkodkan bersama sebabnya.
Simpan tiket bersama nombor rujukan dalam folder sokongan. Tiket itu menjadi rujukan semakan kemudian.
Agihkan tiket kepada pemilik dan pasukan sokongan. Setiap salinan menunjuk kepada versi maklumat yang sama.
