8 Oktober 2025
Pengenalan
Aliran sumber manusia diluluskan selepas fail, kelulusan dan lokasi penyimpanan direkodkan.
Kemasukan kakitangan baru sering gagal kerana dokumen sumber manusia tersebar dalam banyak mesej dan folder yang berbeza.
Bagi proses ini, Nota Sign boleh mengurus penghantaran, tindakan tandatangan dan rekod penyempurnaan. Kesahan atau kebolehkuatkuasaan dokumen tidak ditentukan oleh platform semata-mata.
Apabila pasukan sumber manusia menyusun aliran kemasukan, mereka boleh membandingkan panduan harga Nota Sign, memulakan pendaftaran percubaan dan menghubungi pasukan jualan untuk menilai aliran tandatangan pasukan.
Senaraikan dokumen kakitangan
Senaraikan dokumen yang diperlukan untuk kemasukan kakitangan baru: surat tawaran, borang maklumat dan dokumen lain yang ditetapkan. Setiap dokumen menerima nombor rujukan.
Catatkan versi setiap dokumen dan tarikh semakannya. Versi yang berubah memerlukan semakan semula aliran.
Rekodkan pegawai yang menyediakan setiap dokumen kemasukan. Pegawai itu dicatatkan supaya pembetulan dirujuk kepada pemilik yang betul.
Asingkan dokumen wajib daripada dokumen pilihan. Pemisahan itu menghalang dokumen pilihan dibaca sebagai wajib.
Tetapkan kelulusan
Tetapkan kelulusan bagi setiap dokumen dan pihak yang meluluskannya. Kelulusan dicatatkan bersama dokumennya.
Catatkan urutan kelulusan jika dokumen mesti diluluskan secara berurutan. Urutan itu direkodkan dalam jadual.
Rekodkan kelulusan gantian apabila pelulus utama tidak tersedia. Pelulus gantian dicatatkan tanpa menggantikan pelulus utama.
Asingkan kelulusan dokumen daripada kelulusan pentadbir akaun. Dua kelulusan berasingan menghalang kekeliruan.
Rekodkan lokasi penyimpanan
Rekodkan lokasi penyimpanan setiap dokumen selepas kelulusan. Lokasi itu dicatatkan dalam jadual.
Catatkan pihak yang boleh mengakses lokasi dan had aksesnya. Akses itu direkodkan supaya dokumen tidak terbuka kepada pihak salah.
Rekodkan tempoh penyimpanan setiap dokumen. Tempoh itu dicatatkan sebelum aliran diluluskan.
Asingkan lokasi dokumen aktif daripada lokasi arkib. Dua lokasi berasingan menghalang dokumen lama bercampur.
Semak kebenaran akses
Semak kebenaran akses setiap dokumen sebelum aliran diluluskan. Kebenaran yang salah mendedahkan dokumen kepada pihak tidak berkaitan.
Catatkan peranan setiap pihak dan dokumen yang boleh diaksesnya. Peranan itu direkodkan dalam jadual.
Rekodkan kebenaran yang gagal semakan dan langkah pembetulan. Kegagalan dicatatkan supaya akses boleh diperbetulkan.
Asingkan akses baca daripada akses sunting. Dua kebenaran berasingan menghalang suntingan tidak sengaja.
Luluskan aliran sumber manusia
Semak semula dokumen, kelulusan, lokasi dan kebenaran sebelum kelulusan. Aliran yang tidak lengkap kembali ke langkah yang gagal.
Tulis nama pelulus aliran, tarikh kelulusan dan keputusan akhir. Keputusan diterima atau ditolak direkodkan bersama sebab.
Simpan aliran bersama set dokumen dalam folder sumber manusia. Aliran itu menjadi rujukan semakan kemudian.
Agihkan aliran kepada pemilik dan penyemak. Setiap salinan menunjuk kepada versi dokumen yang sama.
