Format tandatangan PAdES untuk dokumen PDF

Pengenalan

Format PAdES dipilih selepas tahap tandatangan dipadankan dengan keperluan PDF.

Format PAdES tidak boleh dipilih sebelum maksud setiap tahapnya dipisahkan daripada keperluan dokumen PDF yang sebenar.

Keupayaan Nota Sign boleh digunakan untuk mengurus permintaan tandatangan dan jejak audit yang berkaitan. Tahap jaminan yang sesuai hendaklah ditentukan berdasarkan dokumen, risiko dan keperluan pihak penerima.

Tetapkan dokumen PDF

Tetapkan kontrak PDF akhir yang akan ditandatangani dan keperluan arkibnya. Keperluan arkib menentukan tahap yang perlu dipertimbangkan.

Catatkan versi kontrak, tarikh semakan dan pihak yang menandatangani. Versi yang berubah memerlukan semakan semula format.

Rekodkan tempoh penyimpanan kontrak dan keperluan pengesahan kemudian. Tempoh panjang mempengaruhi pilihan kawalan masa.

Asingkan kontrak untuk tandatangan daripada draf dan lampiran. Pemisahan itu menghalang format dipilih untuk dokumen yang belum muktamad.

Bezakan tahap PAdES

Bezakan tahap PAdES yang tersedia dan kawalan setiap tahap terhadap tandatangan. Setiap tahap dicatatkan dengan kawalan yang dinyatakannya.

Catatkan perbezaan kawalan masa, sijil dan pengesanan perubahan antara tahap. Perbezaan itu direkodkan dalam jadual tanpa menilai dahulu.

Rekodkan istilah rasmi setiap tahap bersama sumber rujukannya. Istilah direkodkan supaya semakan tidak bergantung pada nama panggilan.

Asingkan tahap yang memerlukan peranti atau sijil tertentu daripada tahap yang tidak. Pemisahan itu menjelaskan syarat setiap tahap.

Padankan tahap dengan keperluan

Padankan setiap keperluan kontrak PDF dengan tahap PAdES yang memenuhinya. Padanan merekodkan hubungan keperluan dengan kawalan tahap.

Catatkan keperluan yang tidak dipenuhi oleh mana-mana tahap. Keperluan itu dicatatkan untuk semakan dokumen, bukan dipadamkan.

Rekodkan keputusan padanan dalam jadual bersama sebab. Keputusan direkodkan sebelum format dipilih.

Sahkan padanan menunjuk kepada versi kontrak yang sama. Perbezaan versi menghentikan pemilihan format.

Rekodkan format pilihan

Rekodkan format PAdES yang dipilih untuk kontrak dan tahap yang ditetapkan. Format dicatatkan bersama dokumen yang dirujuk.

Catatkan sebab pemilihan dan keperluan yang dipenuhi. Sebab itu membolehkan semakan kemudian tanpa membaca semula jadual.

Rekodkan kawalan masa dan sijil yang disertakan dengan format pilihan. Kawalan itu dicatatkan sebagai sebahagian keputusan.

Asingkan format pilihan untuk kontrak ini daripada format umum alat tandatangan. Pilihan tidak dipakai kepada dokumen lain tanpa pemadanan.

Bina aliran selepas format ditetapkan

Semak semula dokumen, tahap, padanan dan format pilihan sebelum aliran dibina. Aliran yang tidak lengkap kembali ke langkah yang gagal.

Tulis nama pelulus format, tarikh kelulusan dan keputusan akhir. Keputusan diterima atau ditolak direkodkan bersama sebab.

Simpan keputusan format bersama kontrak PDF dalam folder kontrak. Keputusan itu menjadi rujukan apabila aliran disemak.

Agihkan keputusan kepada pasukan aliran dan penyemak. Setiap salinan menunjuk kepada versi kontrak yang sama.