10 Februari 2026
Pengenalan
Kawalan akses diluluskan selepas peranan, kebenaran dan jejak akses direkodkan.
Dokumen sulit yang dihantar tanpa kawalan akses membuka maklumat kewangan kepada pihak yang tidak sepatutnya membacanya.
Nota Sign boleh menyokong aliran tandatangan digital dan elektronik, termasuk kaedah berasaskan sijil apabila ditetapkan dalam konfigurasi. Platform merekodkan proses teknikal; kesan undang-undang tetap bergantung pada dokumen, pihak dan undang-undang yang berkenaan.
Apabila pasukan menetapkan kawalan akses dokumen sulit, panduan produk tandatangan elektronik dan panduan templat dokumen menyediakan rujukan ciri untuk peranan dan kebenaran.
Senaraikan dokumen sulit
Senaraikan dokumen kewangan yang dikelaskan sulit dan tahap kesulitan setiap dokumen. Setiap dokumen menerima satu baris.
Catatkan pemilik dokumen dan tujuan penggunaannya. Pemilik itu direkodkan dalam jadual.
Rekodkan versi dokumen dan tarikh semakan. Versi yang berubah memerlukan semakan semula kawalan.
Asingkan dokumen sulit daripada dokumen umum. Pemisahan itu menghalang kawalan ketat dipakai kepada dokumen umum.
Tetapkan peranan
Tetapkan peranan yang dibenarkan mengakses dokumen sulit: penyedia, penandatangan, penyemak dan pentadbir. Setiap peranan dicatatkan dalam jadual.
Catatkan pihak yang memegang setiap peranan dan jawatannya. Pihak itu direkodkan supaya akses dapat dikesan.
Rekodkan peranan yang hanya membaca dan peranan yang boleh menyunting. Dua jenis peranan diasingkan.
Asingkan peranan tetap daripada peranan sementara. Peranan sementara dicatatkan dengan tarikh tamat.
Rekodkan kebenaran
Rekodkan kebenaran setiap peranan terhadap dokumen sulit: baca, sunting atau kongsi. Kebenaran itu dicatatkan dalam jadual.
Catatkan dokumen yang boleh diakses oleh setiap peranan. Skop akses direkodkan supaya tiada kebenaran berlebihan.
Rekodkan kebenaran yang tamat dan tarikh tamatnya. Kebenaran tamat dicatatkan sebagai tidak aktif.
Asingkan kebenaran berasingan daripada kebenaran gabungan. Dua jenis kebenaran tidak digabungkan dalam satu baris.
Semak jejak akses
Semak jejak akses dokumen sulit: pihak yang membuka, masa dan tindakan yang dilakukan. Jejak itu dicatatkan untuk semakan.
Catatkan akses yang tidak dibenarkan dan langkah yang diambil. Akses tidak dibenarkan dicatatkan sebagai peristiwa.
Rekodkan perubahan kebenaran dan pihak yang mengubahnya. Perubahan itu dicatatkan bersama tarikh.
Asingkan akses yang sah daripada akses yang mencurigakan. Dua jenis akses dicatatkan secara berasingan.
Luluskan kawalan akses
Semak semula dokumen, peranan, kebenaran dan jejak sebelum kelulusan. Kawalan yang tidak lengkap kembali ke langkah yang gagal.
Tulis nama pelulus kawalan, tarikh kelulusan dan keputusan akhir. Keputusan diterima atau ditolak direkodkan bersama sebab.
Simpan kawalan bersama dasar akses dalam folder keselamatan. Kawalan itu menjadi rujukan semakan kemudian.
Agihkan kawalan kepada pemilik dan penyemak. Setiap salinan menunjuk kepada versi dokumen yang sama.
