5 Februari 2025
Pengenalan
Bagaimana pelan tandatangan dipilih dengan pasti? Kos dan had setiap pelan dibandingkan dengan jumlah dokumen tahunan, dan pelan yang mencukupi direkodkan.
Perbandingan pelan tandatangan yang hanya membaca harga akan memilih pelan terlalu kecil atau terlalu besar untuk jumlah dokumen tahunan jabatan.
Dalam aliran yang sesuai, Nota Sign menghubungkan dokumen, penandatangan dan rekod peristiwa. Pemilihan kaedah tandatangan serta penilaian kesannya perlu dibuat secara berasingan mengikut urus niaga dan bidang kuasa.
Perbandingan pelan boleh dirujuk pada panduan harga Nota Sign, dimulakan dengan pendaftaran percubaan dan disahkan bersama pasukan jualan sebelum pelan dipilih.
Rekodkan jumlah dokumen tahunan
Rekodkan jumlah dokumen yang ditandatangani jabatan dalam satu tahun. Jumlah itu menjadi asas perbandingan kos dan had.
Catatkan jenis dokumen yang dikira dan tempoh pengiraan. Jenis itu direkodkan supaya jumlah tidak bercampur dengan dokumen lain.
Rekodkan dokumen yang dihantar sekali dan dokumen berulang. Dua jenis dokumen dicatatkan secara berasingan.
Pisahkan jumlah tahun semasa daripada unjuran tahun hadapan. Dua angka itu tidak digabungkan dalam satu medan perbandingan.
Senaraikan kos pelan
Senaraikan kos setiap pelan yang dibandingkan dalam tempoh yang sama. Kos itu dicatatkan dengan mata wang dan kitaran bil.
Catatkan kos berulang dan kos sekali sahaja. Dua jenis kos diasingkan dalam jadual.
Rekodkan kos tambahan bagi pengguna tambahan atau dokumen berlebihan. Kos itu dicatatkan supaya perbandingan tidak meneka.
Asingkan kos yang disahkan daripada kos yang belum disahkan. Kos belum disahkan dicatatkan sebagai menunggu pengesahan.
Rekodkan had penggunaan
Rekodkan had penggunaan setiap pelan: bilangan dokumen, pengguna atau ciri. Had itu dicatatkan dalam jadual.
Catatkan had yang dikira setiap bulan dan had tahunan. Dua had itu direkodkan secara berasingan.
Rekodkan akibat melebihi had dan kosnya. Akibat itu dicatatkan supaya pilihan tidak mengabaikan lebihan.
Asingkan had keras daripada had lembut. Dua jenis had dicatatkan dengan tindakan yang berbeza.
Padankan dengan keperluan
Padankan kos dan had setiap pelan dengan jumlah dokumen tahunan jabatan. Padanan merekodkan pelan yang mencukupi.
Catatkan pelan yang kurang dan pelan yang berlebihan. Dua keputusan dicatatkan dalam jadual.
Rekodkan sebab setiap pelan tidak dipilih. Sebab itu dicatatkan supaya keputusan boleh disemak semula.
Asingkan padanan kos daripada padanan had. Dua padanan berasingan menghalang satu medan menutup medan lain.
Rekodkan pemilihan pelan
Rekodkan pelan yang dipilih dan sebab pemilihannya. Pilihan dicatatkan bersama keputusan padanan.
Catatkan nama pemilik perbandingan dan tarikh keputusan pelan. Nama itu mengikat pilihan kepada pemilik yang bertanggungjawab.
Rekodkan had pilihan: pelan dipilih untuk jabatan ini sahaja. Jabatan lain menjalani perbandingan sendiri.
Pisahkan pilihan pelan yang diluluskan daripada pilihan pelan yang ditolak. Pilihan ditolak dicatatkan bersama sebab perbandingan.
