Membina aliran kerja tandatangan dengan keadaan

Pengenalan

Reka bentuk aliran kerja diluluskan selepas setiap keadaan mempunyai pemilik dan jalan keluar.

Aliran kelulusan perolehan yang dilancarkan tanpa pemilik setiap keadaan akan berhenti pada jalan yang tidak ada siapa bertanggungjawab.

Dalam aliran yang sesuai, Nota Sign menghubungkan dokumen, penandatangan dan rekod peristiwa. Pemilihan kaedah tandatangan serta penilaian kesannya perlu dibuat secara berasingan mengikut urus niaga dan bidang kuasa.

Senaraikan keadaan aliran

Senaraikan setiap keadaan yang dilalui oleh aliran kelulusan perolehan: draf, menunggu kelulusan, diluluskan dan ditolak. Setiap keadaan menerima satu baris.

Catatkan urutan keadaan dan keadaan yang membenarkan langkah berulang. Urutan itu direkodkan dalam jadual.

Rekodkan keadaan awal dan keadaan akhir aliran. Dua keadaan itu dicatatkan supaya aliran tahu titik mula dan titik tutup.

Asingkan keadaan yang diperlukan daripada keadaan pilihan. Pemisahan itu menghalang keadaan pilihan dibaca sebagai wajib.

Tetapkan pemilik setiap keadaan

Tetapkan pemilik bagi setiap keadaan dan had keputusannya. Pemilik dicatatkan bersama keadaan yang dimilikinya.

Catatkan nama pemilik, jawatan dan saluran hubungannya. Saluran itu direkodkan supaya keputusan dapat dirujuk.

Rekodkan pemilik gantian apabila pemilik utama tidak tersedia. Pemilik gantian dicatatkan tanpa menggantikan pemilik utama.

Asingkan pemilik keadaan daripada pemilik dokumen. Dua peranan berasingan menghalang kekeliruan keputusan.

Rekodkan jalan keluar

Rekodkan jalan keluar setiap keadaan: syarat yang memindahkan aliran ke keadaan berikut. Jalan keluar dicatatkan bersama keadaannya.

Catatkan jalan keluar diterima dan jalan keluar ditolak. Dua jalan berasingan tidak digabungkan dalam satu baris.

Rekodkan jalan keluar tamat yang menutup aliran tanpa keadaan lanjut. Jalan itu dicatatkan supaya aliran tidak tergantung.

Asingkan jalan keluar automatik daripada jalan keluar manual. Dua jenis jalan dicatatkan secara berasingan.

Uji penolakan dan tamat

Uji jalan keluar penolakan dan tamat sebelum pelancaran. Ujian itu memastikan aliran tidak berhenti tanpa keputusan.

Catatkan hasil ujian setiap jalan keluar dalam jadual. Hasil diterima atau gagal direkodkan bersama sebab.

Rekodkan kegagalan ujian dan langkah pembetulan. Kegagalan dicatatkan supaya jalan keluar boleh diperbetulkan.

Asingkan ujian penolakan daripada ujian tamat. Dua ujian berasingan menghalang hasil bercampur.

Luluskan reka bentuk

Semak semula keadaan, pemilik, jalan keluar dan ujian sebelum kelulusan. Reka bentuk yang tidak lengkap kembali ke langkah yang gagal.

Catatkan nama pelulus aliran kerja, tarikh keputusan dan status akhir reka bentuk. Status diterima atau ditolak direkodkan bersama sebab yang dibawa.

Simpan reka bentuk bersama dokumen aliran dalam folder perolehan. Reka bentuk itu menjadi rujukan semakan kemudian.

Agihkan reka bentuk kepada pemilik keadaan dan penyemak. Setiap salinan menunjuk kepada versi aliran yang sama.