Memindahkan aliran tandatangan daripada proses kertas

Pengenalan

Dokumen kertas berpindah ke aliran digital dengan selamat apabila setiap laluan diuji pada satu dokumen dahulu.

Pemindahan aliran tandatangan daripada kertas gagal apabila dokumen dipindahkan satu demi satu tanpa laluan digital yang direkodkan.

Bagi proses ini, Nota Sign boleh mengurus penghantaran, tindakan tandatangan dan rekod penyempurnaan. Kesahan atau kebolehkuatkuasaan dokumen tidak ditentukan oleh platform semata-mata.

Senaraikan dokumen kertas

Senaraikan dokumen kertas yang akan dipindahkan ke aliran digital dalam proses pesanan. Setiap dokumen menerima nombor rujukan.

Catatkan versi dokumen dan pihak yang menyediakannya. Versi itu direkodkan supaya pemindahan menunjuk kepada dokumen sebenar.

Rekodkan dokumen yang masih aktif dan dokumen yang sudah diarkibkan. Dua status diasingkan dalam jadual.

Pisahkan dokumen kertas wajib daripada dokumen sokongan proses pesanan. Pemisahan itu menghalang dokumen sokongan dibaca sebagai wajib.

Tetapkan peranan digital

Tetapkan peranan digital bagi setiap dokumen: penyedia, penandatangan, penyemak dan pentadbir. Peranan itu dicatatkan dalam jadual.

Catatkan pihak yang memegang setiap peranan dan jawatannya. Pihak itu direkodkan supaya aliran tahu siapa bertindak.

Rekodkan peranan yang berubah apabila dokumen dipindahkan. Perubahan itu dicatatkan bersama dokumennya.

Asingkan peranan menandatangani daripada peranan menyemak. Dua peranan berasingan menghalang kekeliruan.

Rekodkan laluan aliran

Rekodkan laluan aliran setiap dokumen: siapa menghantar, siapa menandatangani dan di mana dokumen disimpan. Laluan itu dicatatkan dalam jadual.

Catatkan urutan tandatangan jika dokumen memerlukannya. Urutan itu direkodkan sebelum ujian.

Rekodkan laluan penolakan dan pembetulan dokumen. Laluan itu dicatatkan supaya aliran tidak berhenti pada kegagalan.

Asingkan laluan dokumen aktif daripada laluan arkib. Dua laluan berasingan menghalang dokumen bercampur.

Uji satu dokumen

Uji satu dokumen kertas melalui laluan digital sebelum pelancaran penuh. Ujian itu menguji peranan dan laluan yang direkodkan.

Catatkan hasil ujian dan pihak yang menguji. Hasil diterima atau gagal direkodkan bersama sebab.

Rekodkan kegagalan ujian dan langkah pembetulan. Kegagalan dicatatkan supaya laluan boleh diperbetulkan.

Asingkan ujian tandatangan daripada ujian penyimpanan. Dua ujian berasingan menghalang hasil bercampur.

Luluskan rancangan pemindahan

Semak semula dokumen, peranan, laluan dan ujian sebelum kelulusan. Rancangan yang tidak lengkap kembali ke langkah yang gagal.

Tulis nama pelulus rancangan, tarikh kelulusan dan keputusan akhir. Keputusan diterima atau ditolak direkodkan bersama sebab.

Simpan rancangan bersama dokumen ujian dalam folder operasi. Rancangan itu menjadi rujukan pelancaran.

Agihkan rancangan kepada pemilik dan penyemak. Setiap salinan menunjuk kepada versi rancangan yang sama.