Menandatangani PDF dengan sijil digital dan pengesahan

Pengenalan

Eksekutif kontrak menyediakan kontrak pembekal sebagai PDF untuk tandatangan digital. Sijil digital tidak menambah nilai kepada fail yang masih berubah, jadi versi PDF akhir dibekukan dahulu.

Proses PDF menghubungkan empat objek: versi fail, sijil, tindakan tandatangan dan rekod pengesahan. Setiap objek direkodkan sebelum PDF diarkibkan.

Dalam aliran yang sesuai, Nota Sign menghubungkan dokumen, penandatangan dan rekod peristiwa. Pemilihan kaedah tandatangan serta penilaian kesannya perlu dibuat secara berasingan mengikut urus niaga dan bidang kuasa.

Bekukan versi PDF akhir

Tetapkan kontrak pembekal akhir dan nilai semakan versi sebelum sijil dipilih. Fail yang berubah selepas pembekuan memerlukan semakan semula dan bukan hanya tandatangan baharu.

Catatkan nama fail, nombor versi dan tarikh pembekuan dalam senarai semak. Nama yang berubah menyukarkan padanan sijil dengan fail.

Rekodkan pihak yang menghantar PDF dan pihak yang menandatangani. Pihak yang tidak direkodkan menyukarkan semakan pengesahan kemudian.

Asingkan fail untuk tandatangan daripada draf dan lampiran rujukan. Pemisahan itu menghalang draf lama ditandatangani secara tidak sengaja.

Tetapkan sijil dan kunci awam

Pilih sijil digital yang akan digunakan untuk kontrak pembekal dan catatkan nombor sijil. Sijil tanpa nombor rujukan tidak dapat dipadankan dengan PDF.

Rekodkan pihak berkuasa pensijilan berlesen yang mengeluarkan sijil dan tempoh sahnya. Tempoh yang tamat menghentikan penyediaan sebelum tandatangan.

Catatkan nilai rujukan kunci awam dalam sijil bersama PDF. Nilai itu membolehkan pengesahan diulang selepas arkib ditutup.

Sahkan sijil milik penandatangan yang dinamakan dalam kontrak. Sijil orang lain tidak memenuhi padanan sijil dengan fail.

Tandatangan tanpa mengubah kandungan

Lakukan tindakan tandatangan pada versi PDF yang dibekukan tanpa menyunting teks kontrak. Suntingan selepas tandatangan memutuskan hubungan sijil dengan kandungan.

Pastikan medan tandatangan menunjuk kepada tempat yang ditetapkan dalam kontrak. Medan yang salah menyukarkan semakan integriti kemudian.

Rekodkan masa tindakan tandatangan dan peranti yang digunakan. Masa itu mengikat tindakan kepada versi fail yang ditandatangani.

Simpan keputusan tindakan bersama nombor sijil dalam senarai semak. Keputusan diterima atau ditolak direkodkan bersama sebab.

Semak integriti dan cop masa

Jalankan pengesahan pada PDF bertandatangan dan catatkan sama ada kandungan yang dilindungi oleh tandatangan kekal utuh. Gunakan laporan pengesah, bukan perbandingan visual semata-mata.

Simpan nilai semakan bagi PDF sebelum dan selepas tandatangan sebagai dua nilai berasingan. Fail akhir mengandungi data tandatangan, jadi nilainya lazimnya berbeza daripada PDF sumber; hubungan antara kedua-duanya dibuktikan melalui versi dan rekod proses.

Jika aliran menggunakan cop masa, rekodkan rujukan masa serta penyedia yang ditunjukkan oleh alat pengesah. Kehadiran cop masa hanya dinilai mengikut konfigurasi dan keperluan dokumen berkenaan.

Semak sijil masih sah pada masa tandatangan dilakukan. Sijil yang tamat sebelum tandatangan memerlukan semakan semula.

Arkibkan PDF dan rekod pengesahan

Semak semula versi, sijil, tindakan, integriti dan cop masa sebelum arkib dibina. Arkib yang tidak lengkap kembali ke langkah yang gagal.

Tulis nama pelulus arkib, tarikh kelulusan dan keputusan akhir. Keputusan diterima atau ditolak direkodkan bersama sebab kegagalan semakan.

Simpan salinan arkib dalam folder kontrak yang dinamakan. Salinan itu menjadi rujukan apabila pengesahan disemak semula.

Agihkan rekod pengesahan kepada pemilik kontrak dan pemeriksa. Setiap salinan menunjuk kepada versi PDF yang sama.