6 Februari 2026
Pengenalan
Eksport data medan diluluskan selepas medan, nilai dan dokumen sumber dipadankan.
Eksport data medan yang diluluskan tanpa padanan boleh menyalin nilai daripada dokumen yang salah ke sistem yang salah.
Keupayaan Nota Sign boleh digunakan untuk mengurus permintaan tandatangan dan jejak audit yang berkaitan. Tahap jaminan yang sesuai hendaklah ditentukan berdasarkan dokumen, risiko dan keperluan pihak penerima.
Senaraikan medan dokumen
Senaraikan medan yang akan dieksport daripada borang permohonan dan nama setiap medan. Medan itu dicatatkan dalam jadual.
Catatkan jenis data setiap medan dan formatnya. Jenis itu direkodkan supaya nilai tidak tercampur.
Rekodkan medan wajib dan medan pilihan dalam eksport. Dua jenis medan diasingkan dalam jadual.
Pisahkan medan tandatangan daripada medan data borang biasa. Pemisahan eksport itu menghalang nilai biasa dibaca sebagai tindakan tandatangan.
Rekodkan nilai medan
Rekodkan nilai setiap medan daripada dokumen yang ditandatangani. Nilai itu dicatatkan bersama nama medan.
Catatkan nilai kosong dan nilai yang tidak diisi. Nilai kosong dicatatkan sebagai medan tanpa data, bukan dipadamkan.
Rekodkan nilai yang berubah selepas tandatangan jika ada. Perubahan itu dicatatkan berasingan daripada nilai asal.
Asingkan nilai yang disahkan daripada nilai yang belum disahkan. Nilai belum disahkan dicatatkan sebagai menunggu.
Hubungkan kepada dokumen sumber
Hubungkan setiap nilai kepada dokumen sumber yang menghasilkannya. Hubungan itu dicatatkan dalam jadual.
Catatkan nombor rujukan dokumen dan versinya. Rujukan itu membolehkan nilai dikesan semula.
Rekodkan dokumen yang berbilang versi dan versi yang dipakai untuk eksport. Versi itu dicatatkan supaya nilai tidak bercampur.
Asingkan dokumen sumber aktif daripada dokumen lama. Hubungan lama disimpan tanpa dianggap aktif.
Sahkan padanan
Sahkan padanan medan, nilai dan dokumen sumber sebelum eksport. Padanan yang tidak lengkap dicatatkan untuk pembetulan.
Catatkan hasil padanan: padan atau tidak padan. Hasil tidak padan direkodkan bersama sebab.
Rekodkan medan yang gagal padanan dan langkah pembetulan. Kegagalan dicatatkan supaya eksport boleh diulang.
Asingkan padanan automatik daripada padanan manual. Dua jenis padanan dicatatkan secara berasingan.
Luluskan eksport
Semak semula medan, nilai, dokumen sumber dan padanan sebelum kelulusan. Eksport yang tidak lengkap kembali ke langkah yang gagal.
Tulis nama pelulus eksport, tarikh kelulusan dan keputusan akhir. Keputusan diterima atau ditolak direkodkan bersama sebab.
Simpan eksport bersama dokumen sumber dalam folder permohonan. Eksport itu menjadi rujukan semakan kemudian.
Agihkan eksport kepada pemilik dan penyemak. Setiap salinan menunjuk kepada versi dokumen yang sama.
