8 April 2025
Pengenalan
Prosedur pengesanan manipulasi diluluskan selepas kawalan identiti dan integriti direkodkan.
Pegawai keselamatan menyiasat tandatangan digital yang mencurigakan. Pengesanan hanya berjalan pada titik yang dikawal, jadi laluan manipulasi dicatat dahulu.
Nota Sign boleh menyokong aliran tandatangan digital dan elektronik, termasuk kaedah berasaskan sijil apabila ditetapkan dalam konfigurasi. Platform merekodkan proses teknikal; kesan undang-undang tetap bergantung pada dokumen, pihak dan undang-undang yang berkenaan.
Rekodkan laluan manipulasi
Rekodkan laluan dokumen dari penciptaan hingga penerimaan tandatangan: siapa yang menyentuh fail dan bila. Laluan itu menentukan titik kawalan yang diperiksa.
Catatkan setiap salinan fail dan lokasi penyimpanannya. Salinan yang tidak direkodkan menyukarkan pengesanan perubahan.
Rekodkan pihak yang menghantar fail dan saluran penghantaran. Saluran yang tidak direkodkan menyukarkan semakan asal usul.
Asingkan laluan rasmi daripada salinan peribadi. Salinan peribadi tidak menggantikan laluan yang diperiksa.
Semak identiti sebelum tandatangan
Semak identiti penandatangan sebelum tindakan tandatangan direkodkan. Identiti yang disahkan menghalang penandatangan palsu masuk ke laluan.
Rekodkan kaedah pengenalan: alamat e-mel yang disahkan, kod laluan sekali atau kaedah lain yang diluluskan. Kaedah dicatatkan bersama masa.
Catatkan sijil penandatangan dan pihak berkuasa pensijilan yang mengeluarkannya. Sijil itu menghubungkan identiti kepada tindakan.
Rekodkan kegagalan pengenalan dan tindakan yang diambil. Kegagalan dicatatkan sebelum prosedur diteruskan.
Kawal persetujuan semasa tandatangan
Kawal persetujuan penandatangan semasa tindakan tandatangan: dokumen yang dibuka, mesej persetujuan dan keputusan. Persetujuan itu menghubungkan penandatangan kepada kandungan.
Rekodkan masa persetujuan dan peranti yang digunakan. Masa dan peranti mengikat persetujuan kepada tindakan.
Catatkan dokumen yang dipaparkan pada masa persetujuan. Dokumen yang dipaparkan mesti menunjuk kepada versi yang ditandatangani.
Rekodkan perubahan paparan sebelum persetujuan apabila ada. Perubahan itu dicatatkan berasingan daripada persetujuan.
Kesan perubahan selepas tandatangan
Kesan perubahan dokumen selepas tindakan tandatangan melalui nilai semakan dan perbandingan versi. Perubahan yang dikesan dicatatkan bersama bahagian yang berubah.
Bandingkan nilai semakan selepas tandatangan dengan nilai semasa persetujuan. Nilai yang berbeza menunjuk kepada kandungan yang diubah.
Rekodkan masa perubahan dan pihak yang menyentuh fail selepas tandatangan. Masa itu mengikat perubahan kepada laluan yang diperiksa.
Catatkan perubahan yang sah seperti penyimpanan semula tanpa pengeditan. Perubahan sah dipisahkan daripada manipulasi.
Simpan bukti setiap kawalan
Semak semula laluan, identiti, persetujuan dan perubahan sebelum bukti disimpan. Bukti yang tidak lengkap kembali ke langkah yang gagal.
Tulis nama pelulus prosedur, tarikh kelulusan dan keputusan akhir. Keputusan diterima atau ditolak direkodkan bersama sebab kawalan.
Simpan bukti dalam arkib keselamatan yang dinamakan. Arkib itu menjadi rujukan apabila siasatan dibuka.
Agihkan prosedur kepada pemilik kawalan dan penyiasat. Setiap salinan menunjuk kepada versi dokumen yang sama.
