Menghantar dokumen kepada banyak penandatangan

Pengenalan

Penghantaran beramai-ramai diluluskan selepas setiap baris dan sampel disahkan.

Penghantaran beramai-ramai gagal bukan kerana bilangan dokumen, tetapi kerana satu baris salah menghantar data kepada penerima yang salah.

Nota Sign boleh menyokong aliran tandatangan digital dan elektronik, termasuk kaedah berasaskan sijil apabila ditetapkan dalam konfigurasi. Platform merekodkan proses teknikal; kesan undang-undang tetap bergantung pada dokumen, pihak dan undang-undang yang berkenaan.

Tetapkan set dokumen

Tetapkan set borang penyata tahunan yang akan dihantar dan senarai barisnya. Set itu dicatatkan dengan nombor versi.

Catatkan dokumen setiap baris dan versi akhirnya. Versi yang berubah memerlukan semakan semula senarai.

Rekodkan pihak yang menyediakan set dan pihak yang menghantar. Dua peranan berasingan direkodkan dalam jadual.

Asingkan set yang akan dihantar daripada set draf. Pemisahan itu menghalang draf dihantar kepada penerima.

Sahkan kunci penerima

Sahkan kunci penerima setiap baris sebelum dokumen dihubungkan. Kunci yang salah menghantar data kepada pihak yang salah.

Catatkan kunci penerima dan saluran penghantarannya. Saluran itu direkodkan dalam jadual.

Rekodkan kunci yang berubah atau tidak aktif. Kunci tidak aktif dicatatkan untuk pembetulan.

Asingkan kunci penandatangan daripada kunci penerima salinan. Dua kunci berasingan menghalang kekeliruan.

Hubungkan baris dengan dokumen

Hubungkan setiap baris senarai dengan dokumen yang sepatutnya diterima penerima. Hubungan itu direkodkan dalam jadual.

Catatkan hasil hubungan: padan atau tidak padan. Hasil tidak padan dicatatkan bersama sebab.

Rekodkan baris yang kosong atau tergantung. Baris itu dicatatkan untuk pembetulan sebelum penghantaran.

Asingkan hubungan baris aktif daripada hubungan lama. Hubungan lama disimpan tanpa dianggap aktif.

Jalankan sampel

Jalankan sampel pada beberapa baris sebelum penghantaran penuh. Sampel itu menguji padanan kunci dan dokumen.

Catatkan baris yang disampel dan hasil ujian. Hasil itu direkodkan dalam jadual.

Rekodkan kegagalan sampel dan langkah pembetulan. Kegagalan dicatatkan supaya senarai boleh diperbetulkan.

Asingkan sampel berjaya daripada sampel gagal. Dua hasil berasingan menghalang kegagalan dibaca sebagai kejayaan.

Luluskan penghantaran

Semak semula set, kunci, hubungan dan sampel sebelum penghantaran diluluskan. Penghantaran yang tidak lengkap kembali ke langkah yang gagal.

Tulis nama pelulus penghantaran, tarikh kelulusan dan keputusan akhir. Keputusan diterima atau ditolak direkodkan bersama sebab.

Simpan rekod penghantaran bersama set dalam folder penghantaran. Rekod itu menjadi rujukan semakan kemudian.

Agihkan rekod kepada penghantar dan penyemak. Setiap salinan menunjuk kepada versi set yang sama.