Menyelaraskan belanjawan bagi pasukan pelbagai jabatan

Pengenalan

Daripada membiarkan setiap jabatan menetapkan hadnya sendiri-sendiri, belanjawan menyatukan pengguna, jumlah dan had dalam satu jadual.

Belanjawan tandatangan pelbagai jabatan pecah apabila satu jabatan memakai had jabatan lain tanpa rekod yang jelas.

Nota Sign boleh menyokong aliran tandatangan digital dan elektronik, termasuk kaedah berasaskan sijil apabila ditetapkan dalam konfigurasi. Platform merekodkan proses teknikal; kesan undang-undang tetap bergantung pada dokumen, pihak dan undang-undang yang berkenaan.

Senaraikan jabatan

Senaraikan jabatan yang memakai belanjawan tandatangan dan dokumen yang mereka tandatangani. Setiap jabatan menerima satu baris.

Catatkan pemilik setiap jabatan dan peranannya dalam belanjawan. Pemilik itu direkodkan dalam jadual.

Rekodkan jabatan yang bergabung dengan jabatan lain. Gabungan itu dicatatkan supaya had tidak dikira dua kali.

Asingkan jabatan aktif daripada jabatan yang tidak lagi menggunakan aliran. Dua status diasingkan dalam jadual.

Rekodkan pengguna

Rekodkan bilangan pengguna setiap jabatan dan peranan mereka. Bilangan itu dicatatkan dalam jadual belanjawan.

Catatkan pengguna yang menandatangani dan pengguna yang hanya menyemak. Dua peranan diasingkan dalam jadual.

Rekodkan pengguna sementara dan tarikh tamat aksesnya. Pengguna sementara dicatatkan supaya had tidak kekal.

Asingkan pengguna aktif daripada pengguna tidak aktif. Dua status berasingan menghalang had berlebihan.

Rekodkan jumlah dokumen

Rekodkan jumlah dokumen setiap jabatan dalam tempoh belanjawan. Jumlah itu menjadi asas had penggunaan.

Catatkan jenis dokumen yang dikira dan tempoh pengiraan. Jenis itu direkodkan supaya jumlah tidak bercampur.

Rekodkan dokumen berulang dan dokumen sekali sahaja. Dua jenis dokumen diasingkan dalam jadual.

Pisahkan jumlah tempoh semasa daripada unjuran tempoh berikutnya. Dua angka itu tidak digabungkan dalam satu medan belanjawan.

Tetapkan had setiap jabatan

Tetapkan had penggunaan setiap jabatan berdasarkan pengguna dan jumlah dokumen. Had itu dicatatkan dalam jadual.

Catatkan had bulanan dan had tahunan setiap jabatan. Dua had itu direkodkan secara berasingan.

Rekodkan tindakan apabila had melebihi dan pihak yang dilaporkan. Tindakan itu dicatatkan sebelum kelulusan.

Pisahkan had belanjawan keras daripada had belanjawan lembut. Dua jenis had itu dicatatkan dengan tindakan yang berbeza.

Luluskan belanjawan

Semak semula jabatan, pengguna, jumlah dan had sebelum kelulusan. Belanjawan yang tidak lengkap kembali ke langkah yang gagal.

Tulis nama pelulus belanjawan, tarikh kelulusan dan keputusan akhir. Keputusan diterima atau ditolak direkodkan bersama sebab.

Simpan belanjawan bersama jadual jabatan dalam folder kewangan. Belanjawan itu menjadi rujukan semakan kemudian.

Agihkan belanjawan kepada pemilik dan penyemak. Setiap salinan menunjuk kepada versi jadual yang sama.