Menyimpan rekod selepas aliran tandatangan ditolak

Pengenalan

Penutupan rekod penolakan diluluskan selepas sebab, pihak dan fail direkodkan.

Aliran tandatangan yang ditolak tetap menghasilkan rekod yang perlu ditutup dengan teratur, bukan hanya dihapuskan.

Nota Sign boleh melaksanakan aliran tandatangan yang telah diluluskan oleh organisasi dan menyimpan bukti teknikalnya. Ia tidak menggantikan kelulusan perniagaan, semakan kuasa pihak atau nasihat undang-undang.

Tetapkan aliran yang ditolak

Tetapkan aliran tandatangan yang ditolak atau dibatalkan dan versi dokumen yang terlibat. Aliran itu dicatatkan sebagai tertutup selepas rekod lengkap.

Catatkan tarikh penolakan dan pihak yang menolak. Tarikh itu mengikat penolakan kepada versi dokumen.

Rekodkan sama ada penolakan datang daripada penandatangan, pentadbir atau sistem. Sumber penolakan direkodkan dalam jadual.

Asingkan aliran ditolak daripada aliran yang masih berjalan. Dua status berasingan menghalang rekod ditutup terlalu awal.

Rekodkan sebab penolakan

Rekodkan sebab penolakan dengan teks yang jelas dan bukan label sahaja. Sebab itu dijelaskan supaya penyemak kemudian memahami keputusan.

Catatkan medan atau langkah yang gagal jika ada. Kegagalan direkodkan bersama rujukan dokumen.

Rekodkan sebab pembatalan berasingan daripada sebab penolakan. Dua sebab tidak digabungkan dalam satu medan.

Asingkan sebab yang disahkan daripada sebab yang belum disahkan. Sebab belum disahkan dicatatkan sebagai menunggu.

Hubungkan pihak terlibat

Hubungkan setiap pihak yang terlibat kepada tindakan dalam aliran yang ditolak. Hubungan itu menjelaskan siapa yang menolak dan siapa yang menerima maklumat.

Catatkan peranan setiap pihak: penandatangan, pentadbir atau penerima salinan. Peranan direkodkan dalam jadual.

Rekodkan pihak yang diberitahu tentang penolakan dan tarikh pemberitahuan. Pemberitahuan direkodkan supaya tiada pihak tertinggal.

Asingkan pihak yang menandatangani daripada pihak yang hanya membaca. Dua peranan berasingan menghalang kekeliruan.

Simpan fail dan masa

Simpan fail dokumen yang berkaitan dengan penolakan dan masa setiap peristiwa. Fail dan masa itu menjadi rekod penutupan.

Catatkan masa penolakan, masa pemberitahuan dan masa penutupan dalam zon masa yang sama. Tiga masa berasingan menjelaskan urutan.

Rekodkan lokasi penyimpanan fail dan pihak yang boleh mengaksesnya. Lokasi dan akses yang jelas menghalang fail diubah.

Asingkan fail asal daripada salinan kerja. Fail asal disimpan tanpa suntingan selepas penolakan.

Luluskan penutupan rekod

Semak semula aliran, sebab, pihak, fail dan masa sebelum penutupan diluluskan. Rekod yang tidak lengkap kembali ke langkah yang gagal.

Catatkan nama pelulus rekod penolakan, tarikh keputusan dan status akhirnya. Status diterima atau ditolak direkodkan bersama sebab yang dibawa.

Simpan rekod penutupan dalam folder rekod. Rekod itu menjadi rujukan apabila penolakan disemak semula.

Agihkan rekod kepada pemilik dan penyemak. Setiap salinan menunjuk kepada versi aliran yang sama.