12 Jun 2025
Pengenalan
Permintaan tandatangan dihantar selepas fail, pihak dan medan disahkan.
Permintaan tandatangan yang dihantar terlalu awal membawa tiga kesilapan sekaligus: fail salah, pihak salah atau medan kosong.
Keupayaan Nota Sign boleh digunakan untuk mengurus permintaan tandatangan dan jejak audit yang berkaitan. Tahap jaminan yang sesuai hendaklah ditentukan berdasarkan dokumen, risiko dan keperluan pihak penerima.
Bekukan fail akhir
Bekukan kontrak pelanggan akhir dan catatkan versi serta tarikh pembekuan. Fail yang berubah selepas pembekuan memerlukan semakan semula.
Rekodkan nama fail dan nilai semakan versi dalam senarai. Nama yang berubah menyukarkan padanan dengan penghantaran.
Asingkan fail untuk tandatangan daripada draf dan lampiran. Pemisahan itu menghalang draf lama dihantar.
Simpan salinan versi beku dalam folder projek. Salinan itu menjadi rujukan selepas permintaan dihantar.
Senaraikan pihak dan peranan
Senaraikan setiap pihak yang menerima permintaan tandatangan dan peranannya. Pihak yang salah menerima permintaan yang salah.
Catatkan alamat atau kunci penerima setiap pihak. Kunci penerima dicatatkan supaya fail sampai kepada orang yang betul.
Rekodkan urutan tandatangan jika diperlukan. Urutan itu dicatatkan sebelum permintaan dihantar.
Asingkan penandatangan daripada penerima salinan sahaja. Dua peranan berasingan menghalang salinan dihantar kepada penandatangan.
Semak medan dan konteks
Semak medan tandatangan, tarikh dan nilai lain dalam fail akhir. Medan kosong dicatatkan untuk pembetulan.
Catatkan konteks dokumen: tajuk, tujuan dan pihak yang disebut. Konteks yang tidak padan dengan fail dikembalikan.
Rekodkan medan yang disunting dan versi selepas suntingan. Suntingan direkodkan sebelum penghantaran.
Asingkan medan wajib daripada medan pilihan. Medan wajib yang kosong menghentikan senarai.
Sahkan sebelum penghantaran
Sahkan senarai semak: fail, pihak, medan dan urutan. Pengesahan direkodkan sebelum permintaan dihantar.
Tulis nama penyemak dan tarikh pengesahan. Nama itu mengikat pengesahan kepada versi senarai.
Rekodkan penemuan yang gagal dan langkah pembetulan. Kegagalan dicatatkan supaya senarai boleh diperbetulkan.
Asingkan pengesahan teknikal daripada kelulusan pemilik dokumen. Dua pengesahan berasingan menghalang kekeliruan.
Hantar permintaan
Hantar permintaan tandatangan selepas senarai disahkan dan catatkan masa penghantaran. Masa itu mengikat permintaan kepada versi senarai.
Rekodkan pihak yang menerima permintaan dan keputusan penghantaran. Keputusan dihantar atau gagal direkodkan bersama sebab.
Simpan salinan permintaan yang dihantar bersama fail akhir. Salinan itu menjadi rujukan semakan kemudian.
Asingkan penghantaran berjaya daripada penghantaran gagal. Penghantaran gagal dicatatkan untuk penghantaran semula.
