Merancang peringatan tanpa mengganggu penandatangan

Pengenalan

Irama peringatan diluluskan selepas sebab dan jalan eskalasi direkodkan.

Peringatan yang dihantar terlalu kerap mengganggu penandatangan, manakala peringatan yang terlalu jarang membiarkan aliran tertangguh tanpa tindakan.

Nota Sign boleh melaksanakan aliran tandatangan yang telah diluluskan oleh organisasi dan menyimpan bukti teknikalnya. Ia tidak menggantikan kelulusan perniagaan, semakan kuasa pihak atau nasihat undang-undang.

Kenal pasti sebab tertangguh

Kenal pasti sebab aliran tandatangan tertangguh: dokumen belum dibuka, soalan pihak atau kelulusan menunggu. Setiap sebab dicatatkan dalam jadual.

Catatkan kekerapan setiap sebab berlaku dalam aliran yang lalu. Kekerapan itu direkodkan supaya irama menunjuk kepada sebab sebenar.

Rekodkan sebab yang sah untuk menunggu dan sebab yang memerlukan tindakan. Dua jenis sebab diasingkan dalam jadual.

Asingkan sebab tertangguh daripada sebab penolakan. Pemisahan itu menghalang peringatan dihantar untuk keputusan yang telah ditolak.

Tetapkan irama peringatan

Tetapkan irama peringatan bagi setiap sebab: selang masa dan bilangan maksimum peringatan. Irama itu dicatatkan dalam jadual.

Catatkan saluran peringatan: e-mel, mesej dalam aplikasi atau saluran lain yang diluluskan. Saluran direkodkan bersama selang.

Rekodkan teks peringatan yang akan dihantar dan nadanya. Teks itu dicatatkan supaya peringatan tidak berbunyi seperti desakan.

Asingkan irama peringatan biasa daripada irama eskalasi. Dua irama berasingan tidak bercampur dalam satu jadual.

Rekodkan jalan eskalasi

Rekodkan jalan eskalasi apabila peringatan tidak membawa tindakan. Jalan itu dicatatkan bersama sebabnya.

Catatkan pihak yang menerima eskalasi dan peranannya. Pihak itu direkodkan dalam jadual.

Rekodkan bilangan peringatan sebelum eskalasi bermula. Bilangan itu dicatatkan sebagai had irama biasa.

Asingkan eskalasi kepada pemilik dokumen daripada eskalasi kepada penyelia. Dua jalan berasingan menghalang kekeliruan.

Ukur penutupan

Ukur penutupan aliran selepas peringatan dihantar: masa kepada tandatangan dan bilangan peringatan yang digunakan. Ukuran itu dicatatkan dalam jadual.

Catatkan penutupan yang berjaya dan penutupan yang masih tertangguh. Dua hasil direkodkan secara berasingan.

Rekodkan sebab penutupan gagal jika ada. Kegagalan dicatatkan supaya irama boleh diperbetulkan.

Asingkan ukuran masa daripada ukuran bilangan peringatan. Dua ukuran berasingan menjelaskan keberkesanan irama.

Luluskan irama

Semak semula sebab, irama, eskalasi dan ukuran sebelum kelulusan. Irama yang tidak lengkap kembali ke langkah yang gagal.

Tulis nama pelulus irama, tarikh kelulusan dan keputusan akhir. Keputusan diterima atau ditolak direkodkan bersama sebab.

Simpan irama bersama perjanjian lanjutan dalam folder projek. Irama itu menjadi rujukan semakan kemudian.

Agihkan irama kepada pemilik dan penyemak. Setiap salinan menunjuk kepada versi jadual yang sama.