22 Februari 2025
Pengenalan
Sebelum mana-mana pengguna menerima akses dokumen, pentadbir menyenaraikan pengguna aktif dan menetapkan peranan mereka.
Senarai pengguna yang berubah tanpa rekod akan menjadikan semakan akses dokumen sukar dibina semula.
Nota Sign boleh melaksanakan aliran tandatangan yang telah diluluskan oleh organisasi dan menyimpan bukti teknikalnya. Ia tidak menggantikan kelulusan perniagaan, semakan kuasa pihak atau nasihat undang-undang.
Senaraikan pengguna aktif
Senaraikan setiap pengguna yang memegang akaun aktif bersama alamat e-mel dan jabatannya. Senarai itu menjadi sumber semakan akses.
Catatkan tarikh akaun dibuka dan statusnya: aktif, digantung atau ditutup. Status itu dicatatkan supaya akaun tidak aktif tidak menerima akses.
Rekodkan pengguna yang menandatangani dokumen dan pengguna yang hanya menyemak. Dua peranan itu diasingkan dalam senarai.
Pisahkan pengguna dalaman daripada pengguna luar yang dijemput ke aliran. Dua kumpulan itu dicatatkan secara berasingan.
Tetapkan peranan
Tetapkan peranan setiap pengguna: pentadbir, pengirim, penandatangan atau penyemak. Peranan itu dicatatkan dalam jadual.
Catatkan kuasa setiap peranan supaya dua peranan tidak bercampur. Kuasa itu dicatatkan bersama nama peranan.
Rekodkan peranan berlapis bagi pengguna yang memegang lebih daripada satu jawatan. Setiap lapisan dicatatkan secara berasingan.
Pisahkan peranan yang diluluskan daripada peranan yang menunggu kelulusan. Dua keadaan itu dicatatkan dengan statusnya.
Rekodkan kebenaran
Rekodkan kebenaran setiap pengguna: dokumen yang boleh dibuka, dihantar, ditandatangani atau dieksport. Kebenaran itu dicatatkan mengikut peranan.
Catatkan kebenaran per dokumen dan kebenaran per folder. Dua lapisan kebenaran itu direkodkan secara berasingan.
Rekodkan kebenaran menambah pengguna dan kebenaran menukar templat. Kedua-duanya dicatatkan dengan pemilik keputusan.
Pisahkan kebenaran yang diberikan daripada kebenaran yang ditarik balik. Dua tindakan itu dicatatkan dengan tarikhnya.
Semak akses dokumen
Semak akses dokumen setiap pengguna terhadap senarai dokumen sebenar. Semakan itu memadankan kebenaran dengan dokumen yang wujud.
Catatkan dokumen yang boleh diakses dan dokumen yang dinafikan aksesnya. Dua hasil itu direkodkan secara berasingan.
Rekodkan percubaan akses yang ditolak supaya akses berlebihan dapat ditemui. Percubaan itu dicatatkan dengan masa dan dokumennya.
Pisahkan akses baca daripada akses edit dan akses tandatangan. Tiga jenis akses itu dicatatkan dengan kebenarannya.
Luluskan senarai pengguna
Semak semula pengguna, peranan, kebenaran dan akses dokumen sebelum senarai diluluskan. Senarai yang tidak lengkap kembali ke langkah yang gagal.
Catatkan nama pentadbir yang meluluskan senarai, tarikh keputusan dan hasil akhir semakan akses. Hasil lulus atau gagal disimpan bersama alasan dalam jadual pengguna.
Simpan senarai pengguna bersama jadual peranan dalam folder pentadbiran. Senarai itu menjadi rujukan semakan kemudian.
Agihkan senarai kepada pentadbir dan penyemak. Setiap salinan menunjuk kepada versi jadual yang sama.
