Tempoh sah sijil digital dan jadual pemantauan

Pengenalan

Jadual pemantauan sijil diluluskan selepas tarikh tamat dan dokumen terikat disenaraikan.

Daftar sijil jabatan kewangan dibuka dengan soalan yang berbeza: sijil mana yang masih aktif dan dokumen mana yang terikat kepadanya, bukan dengan jadual yang sedia diisi.

Nota Sign boleh melaksanakan aliran tandatangan yang telah diluluskan oleh organisasi dan menyimpan bukti teknikalnya. Ia tidak menggantikan kelulusan perniagaan, semakan kuasa pihak atau nasihat undang-undang.

Senaraikan sijil aktif

Senaraikan sijil digital yang masih digunakan oleh jabatan kewangan, satu baris untuk satu sijil. Sijil yang telah bersara dicatatkan secara berasingan.

Catatkan pemegang sijil dan tujuan penggunaannya dalam jadual. Tujuan yang tidak direkodkan menyukarkan penilaian kesan tamat.

Rekodkan pengeluar sijil dan nombor rujukan sijil. Pengeluar direkodkan bersama nombor supaya sijil dapat disemak semula.

Asingkan sijil penandatangan daripada sijil sistem atau penyulitan. Pemisahan itu menghalang tarikh tamat satu jenis dipakai kepada jenis lain.

Rekodkan tarikh tamat

Rekodkan tarikh tamat setiap sijil dalam format tarikh yang sama. Format yang sama menghalang kekeliruan antara hari dan bulan.

Catatkan tarikh diperbaharui terakhir dan tempoh sah sijil. Tempoh itu menjelaskan berapa lama sijil masih boleh digunakan.

Rekodkan tarikh amaran awal yang ditetapkan untuk setiap sijil. Amaran awal dijadualkan sebelum tarikh tamat, bukan selepasnya.

Asingkan sijil yang tamat daripada sijil yang masih sah. Sijil tamat dicatatkan dengan tindakan yang diperlukan.

Hubungkan sijil kepada dokumen

Hubungkan setiap sijil kepada dokumen yang ditandatangani atau disahkan dengannya. Hubungan itu menunjukkan dokumen mana yang terjejas apabila sijil tamat.

Catatkan tarikh tandatangan setiap dokumen yang terikat. Tarikh itu membolehkan semakan sama ada sijil masih sah pada masa tandatangan.

Rekodkan dokumen yang masih menunggu pengesahan selepas sijil tamat. Dokumen itu menerima tindakan yang berasingan.

Asingkan hubungan sijil aktif daripada hubungan sijil lama. Hubungan lama disimpan sebagai rekod tanpa dianggap aktif.

Tetapkan jadual pemantauan

Tetapkan kekerapan semakan sijil dan pihak yang menjalankannya. Kekerapan direkodkan supaya semakan tidak bergantung pada ingatan pemegang sijil.

Catatkan tindakan bagi setiap peringkat: amaran awal, tamat tempoh dan pembaharuan. Tindakan itu dijalankan mengikut tarikh yang ditetapkan.

Rekodkan pihak yang menerima amaran dan saluran penghantaran amaran. Saluran direkodkan supaya amaran sampai kepada pemilik yang betul.

Asingkan semakan automatik daripada kelulusan manusia. Dua lapisan itu menghalang amaran automatik dibaca sebagai keputusan akhir.

Luluskan jadual pemantauan

Semak semula senarai sijil, tarikh tamat, hubungan dokumen dan jadual sebelum kelulusan. Jadual yang tidak lengkap kembali ke langkah yang gagal.

Tulis nama pelulus jadual, tarikh kelulusan dan keputusan akhir. Keputusan diterima atau ditolak direkodkan bersama sebab.

Simpan jadual bersama daftar sijil dalam folder kewangan. Jadual itu menjadi rujukan semakan berkala.

Agihkan jadual kepada pemegang sijil dan penyemak. Setiap salinan menunjuk kepada versi daftar yang sama.