เพิ่มลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ใน PDF และตรวจสอบใบรับรอง

ก่อนเริ่มลงนาม PDF

การเพิ่มลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ลงใน PDF ไม่ใช่เพียงวางภาพลายเซ็นบนหน้าเอกสาร สิ่งที่ต้องรักษาไว้คือความเชื่อมโยงระหว่างไฟล์ฉบับอนุมัติ ผู้ลงนาม ใบรับรองที่ใช้ และผลการตรวจสอบหลังลงนาม

สำหรับสัญญาจัดซื้อ ทีมควรแยก PDF ฉบับอนุมัติ PDF ที่ลงนามแล้ว และบันทึกการตรวจสอบออกจากกัน แต่ใช้รหัสสัญญาเดียวกัน การจัดเก็บเช่นนี้ช่วยให้ตรวจย้อนหลังได้ว่าไฟล์ใดผ่านการอนุมัติ ไฟล์ใดถูกลงนาม และตรวจด้วยข้อมูลใด

กำหนด PDF ฉบับสุดท้ายให้ชัดเจน

ปิดการแก้ไขเนื้อหาและตรวจชื่อไฟล์ หมายเลขเวอร์ชัน จำนวนหน้า ภาคผนวก และวันที่อนุมัติ หากองค์กรใช้ค่าแฮชเป็นจุดควบคุม ให้คำนวณและบันทึกไว้ก่อนเริ่มกระบวนการ แต่ไม่ควรอธิบายค่าแฮชว่าเป็นข้อกำหนดทางกฎหมายที่ใช้กับเอกสารทุกประเภท

เก็บไฟล์ต้นฉบับที่แก้ไขได้แยกจาก PDF ฉบับอนุมัติ หากมีการแก้ไขภายหลัง ต้องสร้างเวอร์ชันใหม่ ขออนุมัติใหม่ และเริ่มกระบวนการลงนามใหม่ ไม่ควรนำลายมือชื่อจากฉบับเดิมมาใช้กับเนื้อหาที่เปลี่ยนแล้ว

ตรวจผู้ลงนามและใบรับรอง

ก่อนลงนาม ให้ยืนยันชื่อ บทบาท องค์กร และอำนาจของผู้ลงนาม จากนั้นตรวจรายละเอียดใบรับรอง เช่น เจ้าของใบรับรอง ผู้ออกใบรับรอง อายุการใช้งาน สถานะ และวัตถุประสงค์การใช้

ใบรับรองที่ตรวจได้ไม่ได้พิสูจน์อำนาจลงนามแทนนิติบุคคลโดยอัตโนมัติ และการมีใบรับรองเพียงอย่างเดียวก็ไม่กำหนดระดับทางกฎหมายของลายมือชื่อ ต้องพิจารณาเอกสาร คู่กรณี วิธีการ และข้อกำหนดที่เกี่ยวข้องร่วมกัน

ลงนามโดยไม่เปลี่ยนเนื้อหา

ใช้เฉพาะ PDF ฉบับที่ผ่านการอนุมัติ ตรวจค่าแฮชอีกครั้งหากกำหนดไว้ และเลือกใบรับรองที่อนุมัติแล้ว ภาพลายเซ็นที่แสดงบนหน้าเอกสารช่วยให้ผู้อ่านเห็นตำแหน่ง แต่หลักฐานทางเทคนิคอยู่ที่ข้อมูลลายมือชื่อและผลการตรวจสอบ

หลังลงนามแล้ว ไม่ควรแก้ไข พิมพ์ใหม่ หรือสแกนกลับเป็น PDF หากต้องแก้เนื้อหา ให้สร้างเอกสารฉบับใหม่และลงนามใหม่

ตรวจสอบผลให้ครบทุกด้าน

แยกผลการตรวจเป็นอย่างน้อยสามส่วน ได้แก่ ความครบถ้วนของไฟล์ ความน่าเชื่อถือและสถานะของใบรับรอง และข้อมูลเวลาเมื่อมีการใช้ตราประทับเวลา บันทึกชื่อเครื่องมือ เวอร์ชัน วันที่ตรวจ ไฟล์ที่ตรวจ และข้อความผลลัพธ์ทั้งหมด

สถานะ “ผ่าน” ในโปรแกรมอ่าน PDF ไม่ได้ตัดสินผลทางกฎหมายของสัญญาโดยลำพัง หากพบความเปลี่ยนแปลง ใบรับรองไม่เป็นที่เชื่อถือ หรือข้อมูลเวลาไม่ชัดเจน ให้เก็บไฟล์เดิมไว้และส่งต่อเพื่อตรวจสอบโดยไม่แก้ไขหลักฐาน

Nota Sign ช่วยจัดผู้ลงนาม ลำดับงาน ลายมือชื่อแบบใช้ใบรับรองในรูปแบบที่รองรับ และบันทึกเหตุการณ์ได้ การเลือกวิธีและการยอมรับผลยังต้องเป็นไปตามเอกสาร นโยบาย และกฎหมายที่ใช้กับกรณีนั้น

เก็บเอกสารและหลักฐานเป็นชุดเดียวกัน

แฟ้มปิดงานควรมี PDF ฉบับอนุมัติ PDF ที่ลงนามแล้ว ค่าแฮชหากใช้ ข้อมูลใบรับรอง ผลการตรวจ บันทึกผู้ลงนาม และ audit trail เชื่อมทุกไฟล์ด้วยรหัสสัญญาเดียวกัน พร้อมกำหนดสิทธิ์เข้าถึงและระยะเวลาเก็บตามประเภทเอกสาร