23 กุมภาพันธ์ 2569
ก่อนลงนามไฟล์ Excel
ไฟล์ Excel มักมีสูตร ชีตที่ซ่อนอยู่ ข้อมูลจากภายนอก และสิทธิ์การแก้ไข จึงไม่ควรนำเวิร์กบุ๊กที่ยังเปลี่ยนแปลงได้ไปลงนามโดยไม่มีการกำหนดฉบับอนุมัติให้ชัดเจน
ทีมควรแยกไฟล์ต้นฉบับที่ใช้คำนวณ เอกสารฉบับที่อนุมัติ และหลักฐานการลงนามออกจากกัน เพื่อให้ตรวจได้ว่าทุกฝ่ายอนุมัติค่าและเนื้อหาชุดใด
ล็อกเวิร์กบุ๊กที่ผ่านการอนุมัติ
ตรวจสูตร ลิงก์ภายนอก แมโคร ชีตที่ซ่อน ความคิดเห็น และค่าที่ต้องอนุมัติ บันทึกชื่อไฟล์ หมายเลขเวอร์ชัน วันที่ และผู้อนุมัติ หากองค์กรใช้ค่าแฮช ให้บันทึกกับฉบับคงที่นั้น
การป้องกันชีตหรือกำหนดรหัสผ่านช่วยลดการแก้ไขโดยไม่ตั้งใจ แต่ไม่ควรอธิบายว่าเป็นลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์หรือหลักฐานความครบถ้วนโดยตัวมันเอง
ใช้หน้าสรุปการอนุมัติอย่างถูกต้อง
หน้าสรุปควรระบุวัตถุประสงค์ เวอร์ชัน ค่าเป้าหมาย ผู้ตรวจ และผู้อนุมัติ แต่การพิมพ์ชื่อในเซลล์ไม่ได้พิสูจน์ว่าเจ้าของชื่อเป็นผู้ดำเนินการหรือยืนยันทั้งเวิร์กบุ๊ก
หากต้องการหลักฐานการลงนามที่ตรวจย้อนหลังได้ ให้ใช้กระบวนการที่เชื่อมผู้ลงนาม การยืนยันตัวตน ความยินยอม และฉบับเอกสารเข้าด้วยกัน
ตัดสินใจว่าจะลงนาม XLSX หรือ PDF
หากต้องการเก็บสูตรและโครงสร้างไฟล์ไว้เพื่อทำงานต่อ ควรเก็บ XLSX ฉบับอนุมัติเป็นต้นฉบับ หากสิ่งที่ต้องลงนามคือผลลัพธ์คงที่ การส่งออกเป็น PDF อาจทำให้ผู้ลงนามเห็นฉบับเดียวกันได้ง่ายกว่า
ก่อนลงนาม PDF ให้เทียบค่าหลัก จำนวนหน้า ตาราง และภาคผนวกกับเวิร์กบุ๊กฉบับอนุมัติ บันทึกความเชื่อมโยงระหว่างสองไฟล์และอย่าเขียนทับต้นฉบับ
ตรวจและเก็บหลักฐานหลังลงนาม
ตรวจเอกสารที่ลงนามแล้ว ชื่อผู้ลงนาม เวลา วิธีการยืนยัน และผลความครบถ้วน เก็บ XLSX ฉบับคงที่ PDF ที่ส่งออก เอกสารที่ลงนามแล้ว และ audit trail ด้วยรหัสงานเดียวกัน
Nota Sign ช่วยส่งเอกสารฉบับคงที่ จัดผู้ลงนาม และเก็บบันทึกเหตุการณ์ได้ การเลือกว่าจะลงนามไฟล์ใดต้องขึ้นกับสิ่งที่องค์กรต้องการอนุมัติและเก็บรักษา
