ลงลายมือชื่อออนไลน์และตรวจความพร้อมก่อนส่งสำหรับทีมไทย

ตรวจความพร้อมก่อนส่งคำขอลงนาม

ความผิดพลาดส่วนใหญ่ในคำขอลงนามเกิดก่อนผู้ลงนามเปิดเอกสาร เช่น ส่งผิดฉบับ ระบุอีเมลผิด วางช่องสลับคน หรือตั้งลำดับไม่ตรงกับการอนุมัติ

รายการตรวจที่ดีจึงต้องครอบคลุมเอกสาร ผู้ลงนาม ช่องข้อมูล วิธีการยืนยัน ลำดับ ข้อความ และแผนเก็บหลักฐานก่อนกดส่ง

ยืนยันเอกสารฉบับสุดท้าย

ตรวจชื่อไฟล์ เวอร์ชัน วันที่อนุมัติ จำนวนหน้า ภาคผนวก และเนื้อหาที่ยังมีความคิดเห็นหรือร่องรอยการแก้ไข เก็บไฟล์ร่างแยกจากฉบับที่จะส่ง

หากองค์กรใช้ค่าแฮช ให้คำนวณจากฉบับสุดท้ายและบันทึกไว้ การแก้เนื้อหาหลังจากนี้ต้องสร้างเวอร์ชันและคำขอใหม่

ตรวจผู้ลงนามและอำนาจ

ยืนยันชื่อ อีเมล องค์กร บทบาท และอำนาจของแต่ละคนจากแหล่งที่เชื่อถือได้ แยกผู้ตรวจ ผู้อนุมัติ และผู้ลงนามให้ชัดเจน

เลือกวิธีการยืนยันตัวตนตามความเสี่ยงของเอกสาร ไม่ควรใช้วิธีเดียวกับทุกคำขอโดยไม่พิจารณาความแตกต่างของธุรกรรม

ตรวจช่อง ลำดับ และข้อความ

ช่องลงนาม วันที่ และข้อมูลอื่นต้องผูกกับผู้รับที่ถูกต้อง ไม่ทับเนื้อหา และใช้งานได้บนหน้าจอขนาดเล็ก ตั้งลำดับแบบขนานหรือต่อเนื่องตามขั้นตอนที่อนุมัติ

ข้อความเชิญควรระบุผู้ส่ง วัตถุประสงค์ เอกสาร และช่องทางติดต่ออย่างชัดเจน หลีกเลี่ยงถ้อยคำเร่งด่วนเกินจริงที่ทำให้ผู้รับสงสัยว่าเป็นการหลอกลวง

ตรวจซ้ำหลังส่ง

หลังส่ง ให้เปิดบันทึกคำขอและยืนยันว่าเอกสาร ผู้รับ ลำดับ และวิธีการตรงกับรายการตรวจ หากพบข้อผิดพลาดก่อนมีผู้เปิด อาจแก้ได้ตามความสามารถของระบบ แต่ต้องเก็บประวัติไว้

หากมีผู้ลงนามเปิดหรือดำเนินการแล้ว ควรยกเลิกอย่างมีเหตุผล เก็บบันทึกคำขอเดิม และสร้างคำขอใหม่แทนการเปลี่ยนเอกสารเงียบ ๆ

Nota Sign ช่วยจัดเอกสาร ผู้ลงนาม ช่อง ลำดับ การแจ้งเตือน และ audit trail ได้ ทีมยังต้องรับผิดชอบความถูกต้องของเอกสารและข้อมูลผู้รับก่อนส่ง