ใบรับรองลายมือชื่อดิจิทัลหมดอายุ: ต้องตรวจอะไรบ้าง

สิ่งที่ต้องรู้

ใบรับรองลายมือชื่อดิจิทัลมีช่วงเวลามีผล แต่การหมดอายุเมื่อเปิดดูเอกสารในภายหลังไม่ได้ตอบเพียงลำพังว่าลายมือชื่อที่สร้างไว้ก่อนหน้านั้นมีผลอย่างไร ผู้ตรวจต้องแยกเวลาลงนาม เวลาตรวจ ช่วงเวลามีผล และข้อมูลการเพิกถอนออกจากกัน

ตารางดูแลใบรับรองจึงควรเชื่อมใบรับรองกับเอกสาร เหตุการณ์ และหลักฐานเวลาแต่ละชุด Nota Sign รองรับลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ที่เชื่อถือได้ตามมาตรา 26 พร้อมบันทึกกระบวนการและลายมือชื่อดิจิทัลตามการตั้งค่า ทำให้ทีมตรวจเอกสารเก่าจากหลักฐาน ณ เวลาที่เกี่ยวข้อง แทนการดูสถานะปัจจุบันเพียงค่าเดียว

ใบรับรองกับเวลาขององค์กรไทย

ทะเบียนใบรับรองควรระบุเจ้าของ ผู้ออก หมายเลขหรือข้อมูลระบุ วันเริ่มมีผล วันสิ้นผล ช่องทางตรวจสถานะ และผู้ดูแล ใบรับรองหนึ่งใบอาจเกี่ยวข้องกับหลายเอกสาร จึงต้องเชื่อมแต่ละการใช้งานกับตัวระบุเอกสารโดยไม่รวมสถานะของสองสิ่งเข้าด้วยกัน

กำหนดการแจ้งเตือนก่อนหมดอายุและเส้นทางต่ออายุให้มีเจ้าของชัดเจน อย่างไรก็ตาม งานดูแลอายุใบรับรองสำหรับธุรกรรมใหม่ควรแยกจากการตรวจลายมือชื่อในเอกสารเก่า เพื่อไม่ให้การต่ออายุหรือหมดอายุเปลี่ยนบันทึกย้อนหลัง

แยกเวลาสร้างลายมือชื่อและเวลาตรวจ

เวลาสร้างลายมือชื่อคือเวลาที่ผู้ลงนามดำเนินการกับเอกสาร ส่วนเวลาตรวจคือเวลาที่องค์กรหรือผู้รับเปิดตรวจหลักฐานในภายหลัง นอกจากนี้อาจมีเวลาจากระบบ เวลาที่เชื่อถือได้จากบริการภายนอก และวันที่สถานะใบรับรองเปลี่ยน ซึ่งไม่ควรถูกใช้แทนกันโดยไม่มีคำอธิบาย

บันทึกแหล่งเวลา เขตเวลา และความสัมพันธ์กับเหตุการณ์แต่ละรายการ ผู้ตรวจควรเห็นลำดับเหตุการณ์ทั้งหมดก่อนสรุป ไม่ใช่ใช้เวลาที่แสดงบนหน้าจอเพียงค่าเดียว

ตรวจข้อมูลสร้างลายมือชื่อ ณ เวลาใช้งาน

มาตรา 26 แห่งพระราชบัญญัติว่าด้วยธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์กล่าวถึงลักษณะของลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ที่เชื่อถือได้ ได้แก่ ความเชื่อมโยงของข้อมูลสร้างลายมือชื่อกับเจ้าของ การควบคุมข้อมูลดังกล่าวขณะสร้าง และความสามารถในการตรวจพบการเปลี่ยนแปลงของลายมือชื่อ รวมถึงข้อความในกรณีที่เกี่ยวข้อง

การตรวจเอกสารจึงควรดูหลักฐานว่าเกิดอะไรขึ้น ณ เวลาลงนาม ใครควบคุมข้อมูลสร้างลายมือชื่อ และไฟล์ใดถูกลงนาม แล้วบันทึกผลแยกจากสถานะใบรับรองในวันที่ตรวจ ข้อสรุปทางกฎหมายควรส่งให้ผู้เชี่ยวชาญพิจารณาตามบริบทของเอกสาร

บันทึกเหตุการณ์ของแต่ละฉบับ

จัดเหตุการณ์ตามลำดับตั้งแต่ส่ง ยืนยันตัวตน ลงนาม ตรวจ และเปลี่ยนสถานะใบรับรอง แต่ละรายการควรระบุบุคคล เอกสาร เวลา แหล่งข้อมูล และผลของเหตุการณ์นั้น การผูกกับตัวระบุเดียวช่วยป้องกันข้อมูลจากหลายฉบับปะปนกัน

เก็บรูปแบบข้อมูลที่เปิดอ่านและส่งต่อได้ในระยะยาว หากหลักฐานต้องพึ่งระบบเดิมเพียงระบบเดียว องค์กรควรมีแผนส่งออกหรือคงความสามารถในการตรวจเพื่อไม่ให้เอกสารเก่ากลายเป็นไฟล์ที่อธิบายไม่ได้

ตรวจสอบใบรับรองหลังวันสิ้นผล

เมื่อตรวจหลังวันสิ้นผล ให้ตรวจช่วงเวลามีผล สถานะการเพิกถอน และข้อมูลที่ผู้ออกใบรับรองเผยแพร่ผ่านช่องทางที่กำหนด บันทึกเวลาตรวจและผลปัจจุบันเป็นเหตุการณ์ใหม่โดยไม่เขียนทับผลเดิม

หากพบข้อมูลการเพิกถอนหรือความผิดปกติ ต้องดูวันที่มีผลและลำดับเหตุการณ์ก่อนตัดสินใจส่งต่อ ให้เจ้าของเอกสารหรือฝ่ายกฎหมายพิจารณาผลกระทบตามกรณีแทนการสรุปว่าเอกสารทั้งหมดใช้ไม่ได้โดยอัตโนมัติ

เกณฑ์ดูแลใบรับรองขององค์กร

นโยบายควรครอบคลุมการออก รับมอบ ใช้ ต่ออายุ ระงับ เพิกถอน และเลิกใช้งาน ระบุเจ้าของหลัก ผู้สำรอง รอบตรวจ และขั้นตอนเมื่อพบเหตุผิดปกติ พร้อมแยกกฎสำหรับธุรกรรมใหม่ออกจากการรักษาหลักฐานของธุรกรรมเดิม

ทบทวนเกณฑ์เมื่อเปลี่ยนผู้ออกใบรับรอง เทคโนโลยี หรือข้อกำหนดที่เกี่ยวข้อง เก็บเวอร์ชัน ผู้อนุมัติ และวันที่มีผล เพื่อให้การตรวจเอกสารในอนาคตรู้ว่านโยบายใดใช้ ณ เวลานั้น จากนั้นจัดการหลักฐานใบรับรองของเอกสารนำร่องด้วย Nota Sign