บันทึกการตรวจสอบลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ควรมีอะไรบ้าง

สิ่งที่ต้องรู้

หลักฐานการตรวจสอบที่ดีต้องตอบได้ว่าใครทำอะไรกับเอกสารฉบับใด เมื่อใด และผลเป็นอย่างไร การมีรายการกิจกรรมจำนวนมากไม่ได้ช่วยเสมอไป หากเหตุการณ์ไม่ผูกกับผู้ลงนาม ตัวระบุเอกสาร เวอร์ชัน และแหล่งเวลาที่ชัดเจน

ทีมเอกสารควรกำหนดโครงสร้างเหตุการณ์ก่อนใช้งานจริง แล้วตรวจความครบถ้วนหลังการลงนาม Nota Sign ช่วยบันทึกกิจกรรมในกระบวนการได้ตามการตั้งค่า แต่คุณค่าของหลักฐานขึ้นอยู่กับการเชื่อมข้อมูล การควบคุมสิทธิ์ และความสามารถในการค้นและส่งออกเมื่อจำเป็น

หลักฐานการตรวจสอบของทีมไทย

กำหนดว่าเอกสารประเภทใดต้องมีเหตุการณ์ใดบ้าง เช่น สร้าง ส่ง เปิด ยืนยันตัวตน ลงนาม ปฏิเสธ ยกเลิก แก้ผู้รับ และปิดงาน แต่ละประเภทเอกสารอาจต้องการรายละเอียดต่างกันตามความเสี่ยงและนโยบาย

แยกไฟล์เอกสารออกจากบันทึกเหตุการณ์ แต่เชื่อมทั้งสองด้วยตัวระบุเดียว ระบุเจ้าของหลักฐาน สถานที่เก็บ และสิทธิ์เข้าถึง เพื่อให้ทีมไม่ต้องค้นจากกล่องอีเมลหรือความจำเมื่อมีการตรวจย้อนหลัง

แยกผู้ลงนามและเอกสารของแต่ละเหตุการณ์

แต่ละเหตุการณ์ควรมีตัวระบุบุคคล บทบาท ตัวระบุเอกสาร เวอร์ชัน การกระทำ และผล หากเหตุการณ์มีผู้เกี่ยวข้องหลายคน ให้บันทึกความสัมพันธ์ของแต่ละคนอย่างชัดเจนแทนการรวมไว้ในข้อความเดียว

ชื่อที่แสดงอาจเปลี่ยนหรือซ้ำกัน จึงควรใช้ข้อมูลระบุที่ระบบจัดการควบคู่กับชื่อและบทบาท ตรวจว่าการส่งต่อหรือเปลี่ยนผู้รับสร้างเหตุการณ์ใหม่และไม่เขียนทับประวัติเดิม

จดช่วงเวลาของการเปิดและการลงนาม

เวลาเปิดและเวลาลงนามเป็นคนละเหตุการณ์ การเปิดแสดงการเข้าถึง แต่ไม่ใช่การแสดงเจตนาลงนาม บันทึกแต่ละค่าแยกกันพร้อมเขตเวลาและแหล่งเวลาที่ใช้ เพื่อให้ทีมในหลายพื้นที่อ่านลำดับได้ตรงกัน

อย่าปรับเวลาในหลักฐานย้อนหลังเพื่อให้ดูเรียบร้อย หากระบบหรือเขตเวลามีปัญหา ให้เก็บค่าต้นฉบับและเพิ่มคำอธิบายหรือเหตุการณ์แก้ไขแยกต่างหาก วิธีนี้รักษาความโปร่งใสของบันทึก

ตรวจเหตุการณ์หลังเสร็จสิ้น

หลังเอกสารเสร็จ ให้ตรวจว่ารายชื่อผู้ลงนาม ลำดับ สถานะ เวลา และเอกสารผลลัพธ์ตรงกับคำขอ หากมีการปฏิเสธ มอบหมายใหม่ หรือยกเลิก ต้องปรากฏในลำดับเหตุการณ์ ไม่ใช่เหลือเพียงสถานะสุดท้าย

ผู้ตรวจควรบันทึกเวลา ผล และข้อยกเว้นโดยอ้างอิงเหตุการณ์เฉพาะ หากข้อมูลขาด ให้กำหนดเจ้าของการติดตามและยังไม่ปิดแฟ้มเป็นหลักฐานสมบูรณ์

เก็บหลักฐานพร้อมเอกสาร

จัดเก็บเอกสารฉบับสมบูรณ์และบันทึกเหตุการณ์ในแฟ้มเดียวกันโดยแยกไฟล์ ผูกกับตัวระบุและเวอร์ชันเดียว กำหนดสิทธิ์ตามบทบาทและป้องกันการแก้ไขที่ไม่ได้รับอนุญาต

นโยบายเก็บรักษาควรครอบคลุมทั้งเอกสารและหลักฐาน หากลบส่วนหนึ่งแต่อีกส่วนยังอยู่ อาจทำให้ไม่สามารถอธิบายเหตุการณ์ได้ กำหนดการสำรอง ส่งออก และทำลายตามประเภทเอกสารและข้อกำหนดที่เกี่ยวข้อง

ใช้หลักฐานเมื่อต้องตรวจย้อนหลัง

เริ่มจากตัวระบุเอกสาร แล้วอ่านเหตุการณ์ตามเวลา ตรวจว่าผู้ลงนาม บทบาท และเวอร์ชันตรงกัน อ้างอิงบรรทัดเหตุการณ์ในรายงานแทนการใช้คำบอกเล่าของผู้เกี่ยวข้องเป็นหลัก

เมื่อส่งหลักฐานให้ทีมอื่น ให้รวมเอกสาร บันทึก คำอธิบายเขตเวลา และวิธีตรวจความครบถ้วนตามสิทธิ์ที่เหมาะสม ผู้รับควรสามารถเข้าใจชุดหลักฐานได้โดยไม่ต้องเข้าถึงบัญชีของผู้จัดทำเดิม