แนวทางตรวจสอบไฟล์ลายมือชื่อผ่านช่องทางอิสระ

การตรวจไฟล์ควรเป็นอิสระจากการสร้าง

เมื่อระบบเดียวกันทั้งสร้างและแสดงผลลายมือชื่อ ทีมควรมีช่องทางตรวจสอบที่เป็นอิสระเพื่อเปรียบเทียบความครบถ้วน ใบรับรอง และเวลา บริการตรวจสอบไฟล์ของ TEDA เป็นหนึ่งในช่องทางที่องค์กรอาจนำมาประเมินให้เหมาะกับกระบวนการของตน

เตรียมไฟล์โดยไม่เปลี่ยนหลักฐาน

เก็บไฟล์ที่ได้รับไว้ก่อน บันทึกแหล่ง เวลา ชื่อ ขนาด และค่าแฮชหากใช้ ตรวจบนสำเนาทำงานหากเครื่องมืออาจบันทึกการเปลี่ยนแปลง

อย่าพิมพ์ สแกน หรือแก้ PDF ก่อนตรวจ เพราะข้อมูลลายมือชื่ออาจสูญหาย

อ่านผลเป็นหลายส่วน

แยกผลความครบถ้วน ใบรับรอง สายความเชื่อถือ สถานะ เวลา และข้อความผิดพลาด อย่านำสถานะเดียวมาตัดสินผลของเอกสารทั้งหมด

บันทึกชื่อบริการ วันที่ตรวจ ไฟล์ ผลแต่ละส่วน และผู้ตรวจ หากผลไม่ตรงกับระบบต้นทาง ให้เก็บรายงานทั้งสองชุดและส่งต่อเพื่อวิเคราะห์

ใช้ผลในกระบวนการรับเอกสาร

องค์กรต้องกำหนดเกณฑ์ยอมรับ ผู้อนุมัติข้อยกเว้น และตำแหน่งเก็บรายงาน Nota Sign สามารถให้เอกสารและ audit trail จากกระบวนการ ส่วนการตรวจอิสระเป็นการควบคุมเพิ่มเติม