ต้องเก็บนานเท่าใด

กำหนดตามประเภทเอกสาร กฎหมาย นโยบาย และความต้องการพิสูจน์

ใครเข้าถึงได้

เฉพาะบทบาทที่จำเป็น พร้อมบันทึกการเข้าถึงและการเปลี่ยนแปลง

ตามตารางที่อนุมัติ หลังตรวจว่าหมดภาระและไม่มีคำสั่งพักทำลาย

การเก็บเฉพาะ PDF ที่ลงนามแล้วอาจไม่พอสำหรับอธิบายผู้ลงนาม วิธีการ และเวลาของกระบวนการ เอกสารการเงินควรมีชุดหลักฐานที่เชื่อมกับฉบับเดียวกัน

ระบุประเภทเอกสาร รอบบัญชี ความลับ ผู้ลงนาม เจ้าของแฟ้ม และข้อกำหนดการเก็บ อย่าใช้ระยะเวลาเดียวกับเอกสารทุกชนิดโดยไม่มีฐาน

เก็บฉบับอนุมัติ เอกสารที่ลงนาม ข้อมูลผู้ลงนาม วิธีการยืนยัน ผลการตรวจ และ audit trail ใช้รหัสเอกสารและเวอร์ชันเดียวกัน

กำหนดสิทธิ์ การสำรอง การทำลาย และการพักทำลายเมื่อมีข้อพิพาท Nota Sign ช่วยสร้างผลลัพธ์และบันทึกกระบวนการ ส่วนการกำหนด retention เป็นหน้าที่ขององค์กร