ธรรมาภิบาลการสร้างเอกสารกับกระบวนการลงนามในไทย

แยกผู้สร้าง ผู้ตรวจ และผู้ลงนาม

เครื่องมือสร้างเอกสารช่วยให้ผลิตเนื้อหาเร็วขึ้น แต่ไม่ควรทำให้ความรับผิดชอบของผู้เขียน ผู้ตรวจ และผู้ลงนามรวมเป็นคนหรือขั้นตอนเดียวโดยไม่ตั้งใจ

กำหนดเจ้าของแต่ละช่วง

ผู้สร้างรับผิดชอบต้นฉบับ ผู้ตรวจยืนยันความถูกต้อง และผู้ลงนามแสดงเจตนาต่อฉบับสุดท้าย กำหนดอำนาจและการแยกหน้าที่ตามความเสี่ยง

ล็อกฉบับที่ตรวจแล้ว

เก็บแหล่งที่มา เวอร์ชัน ความคิดเห็น การอนุมัติ และวันที่ปิด หากมีเนื้อหาที่สร้างด้วยระบบอัตโนมัติ ให้ตรวจข้อเท็จจริง ความลับ และสิทธิ์ก่อนส่ง

Nota Sign รองรับการส่งเฉพาะฉบับที่ผ่านการตรวจและล็อกเวอร์ชัน พร้อมบันทึกผู้ลงนาม เหตุการณ์ และไฟล์สุดท้าย ส่วนเจ้าของเนื้อหายังคงผูกอยู่กับผู้สร้างและผู้ตรวจที่ระบุในสายความรับผิดชอบ

เก็บสายความรับผิดชอบ

เชื่อมต้นฉบับ ฉบับอนุมัติ ผู้ตรวจ ผู้ลงนาม และไฟล์สุดท้ายไว้ในแฟ้มเดียว

แยกงานสร้าง งานตรวจ และงานลงนามใน Nota Sign กับเอกสารนำร่องก่อนขยายเป็นมาตรฐานองค์กร