什么是电子签名？

电子签名（eSignature）是用于表达个人签署或批准文件意图的电子声音、符号或流程。依据美国《ESIGN 法案》的定义，它是“附加于或逻辑关联一份合同或其他记录，并由个人以签署意图执行或采纳的电子声音、符号或过程”。
在全球绝大多数国家和地区，符合当地法律规范的电子签名与手写签名具有同等法律效力。它被广泛用于录用函、销售合同、保密协议、租赁文件、金融单据等场景，协助企业优化流程、降低运营成本并提升合规水平。

电子签名相比手写签名的优势是什么？

电子签名省去了打印、邮寄与扫描等环节，让签署更快捷、更省时。通过 Nota Sign，文件从创建到归档可实现全流程自动化，将原本数天的签署周期缩短至几分钟。
每份经电子签署的文件均会被加密存证，确保身份可验证、内容防篡改。与易遗失、易伪造的纸质签名不同，电子签名全程可追溯，真实反映签署行为。

为什么选择电子签名？

电子签名助力组织以更安全、更高效、更智能的方式完成签署工作：

  • 安全合规：采用高强度加密与硬件级密钥管理，保障身份真实与文件完整；
  • 具有法律效力：全面遵循 eIDAS、ESIGN、GDPR 等国际法规；
  • 高效便捷：无需打印、扫描或邮寄，几分钟即可完成签署；
  • 绿色节能：减少纸张消耗与行政浪费，支持企业 ESG 目标；
  • 多场景适用：适用于人事、销售、法务、财务等各类业务签署。

哪些文件适合使用电子签名？

在全球范围内，电子签名已被普遍接受，可用于大多数商业及个人文件，例如：

  • 人事与人力资源文件，如录用通知、入职表格；
  • 销售合同、服务协议、保密协议
  • 采购订单及供应商合作协议；
  • 房地产租赁与交易文件；
  • 银行开户、保险及其他金融类文件；
  • 医疗同意书与教育授权文件。

请注意，不同地区对电子签名的法律要求可能存在差异。对于涉及重大权益或受特殊监管的合同，建议在签署前咨询专业法律意见，以确认其本地合规性。

如何通过 Nota Sign 发送文件进行签署？

  1. 创建账号 ：新用户可快速注册并开启免费试用；
  2. 上传文件 ：支持 PDF、Word 等常见格式，支持模板复用；
  3. 添加签署人 ：可分配签署角色与顺序，灵活配置流程；
  4. 插入签名字段 ：可分配签署角色与顺序，灵活配置流程；
  5. 强化验证（可选）：在高安全场景下，可启用访问码、短信或 eKYC 身份验证；
  6. 实时追踪进度 ：在可视化看板中掌握各环节状态。

签署完成后，系统自动生成包含签署人身份、时间戳、IP 地址及验证信息的签署报告，为文件的法律效力提供完整证据链。

关于 Nota Sign

Nota Sign 是一款全球化电子签名与合同管理平台，致力于帮助企业在人力资源、销售、法务、财务等场景中安全、合规地完成文件签署与全生命周期管理。
平台基于先进的加密技术与国际合规框架（如 eIDAS、ESIGN、GDPR）构建，确保每一次签署行为合法有效、全程可验。依托云端架构与智能化流程引擎，Nota Sign 助力企业实现更高效、更安全、完全无纸化的合同运营体验。