Keeta baut lokale Handelsnetzwerke auf. In jedem Markt heißt das: Verbraucherinnen und Verbraucher, Restaurants, Einzelhandel und Lieferkapazitäten schnell genug zusammenzubringen, um einen verlässlichen Alltagsservice zu schaffen.
Händlervereinbarungen stehen genau an dem Punkt, an dem dieses Netzwerk operativ wird. Ein kaufmännisches Gespräch wird erst dann zur aktiven Partnerschaft, wenn die richtigen Bedingungen freigegeben sind, die richtige Rechtseinheit unterzeichnet hat und der abgeschlossene Vorgang den für den Marktstart verantwortlichen Teams vorliegt.
Bei Keetas Expansionstempo durfte die Vertragsabwicklung keine Abfolge von Dokumenten bleiben, die zwischen Postfächern hin- und herwandern. Sie musste zu einem wiederholbaren Geschäftsprozess werden: schnell genug für lokale Teams, kontrolliert genug für ein Unternehmen und einfach genug für Händlerinnen und Händler.
Keeta entschied sich für Nota Sign, um einen dokumentweisen Prozess durch einen gesteuerten digitalen Vereinbarungsworkflow zu ersetzen. Das neue Betriebsmodell verkürzte den durchschnittlichen Zyklus einer Händlervereinbarung von fünf auf zwei Werktage, reduzierte den manuellen Rückfrageaufwand um 80 %, erhöhte die Abschlussquote beim ersten Versand auf 92 % und führte mehr als 10.000 Händlervereinbarungen in einem nachvollziehbaren Prozess zusammen.
„Jeder Tag, an dem eine Vereinbarung in einem Postfach liegt, ist ein Tag, an dem die Händlerin oder der Händler nicht an den Start geht. Unsere Vertragsabwicklung musste so funktionieren wie der Rest von Keeta: schnell, messbar und für Skalierung gebaut.“
— VP, Global Merchant Operations, Keeta
Die Herausforderung
Händlerwachstum erzeugte mehr Verträge – und mehr Möglichkeiten, ins Stocken zu geraten
Eine Händlervereinbarung ist selten ein einziges Standardformular. Ein neues Restaurant braucht unter Umständen eine Plattform-Service-Vereinbarung, Abrechnungsbedingungen, Shop- und Markeninformationen sowie einen Marketing-Nachtrag. Eine Gruppe mit mehreren Standorten benötigt möglicherweise einen Rahmenvertrag plus standortbezogene Autorisierungen. An jedem Ablauf sind Händlerakquise, Operations, Finanzen, Recht und eine externe unterzeichnende Person beteiligt.
Der bisherige Prozess schloss Verträge ab, skalierte aber nicht sauber.
Die Dokumentvorbereitung war repetitiv. Teams kopierten frühere Vereinbarungen, trugen Händlerdaten erneut ein, bauten Signaturfelder neu auf und prüften, ob die Datei noch der freigegebenen Version entsprach. Kleine Fehler lösten einen weiteren Prüfzyklus aus oder erzwangen einen erneuten Versand.
Standardvereinbarungen hingen weiter von Spezialistinnen und Spezialisten ab. Recht und Operations wurden für administrative Übergaben und Statusabfragen herangezogen, die kein fachliches Urteil erforderten. Dadurch blieb weniger Zeit für verhandelte Klauseln, lokale Ausnahmen und risikoreichere Arbeit.
Interne Freigabe und externe Unterzeichnung waren getrennt. Nach der Freigabe musste die sendende Person die Datei weiterhin exportieren, die unterzeichnende Person bestätigen, die Anfrage konfigurieren und die finale Version versenden. Der Prozess konnte zwischen „freigegeben“ und „gesendet“ ohne klare Zuständigkeit ins Stocken geraten.
Status und Nachweise waren fragmentiert. „In Bearbeitung“ erklärte nicht, ob eine Vereinbarung auf die Finanzabteilung wartete, von der Händlerin oder dem Händler noch nicht geöffnet oder durch falsche Unterzeichnerdaten blockiert war. Teams pflegten parallele Tracker, während Enddokumente, Freigaben und Unterzeichnungsaktivitäten getrennt gespeichert wurden.
Keeta brauchte lokale Teams, die Standard-Händlerverträge selbst abwickeln können, während zentrale Funktionen die Kontrolle über Vorlagen, Freigaberegeln, Unterzeichnerrollen und Nachweise behalten.
Die Anforderungen
Self-Service-Tempo ohne Verzicht auf Unternehmenskontrolle
Keeta definierte vier Anforderungen. Standardverträge mussten für Business-Nutzerinnen und -Nutzer im Self-Service verfügbar sein. Das Modell musste globale Konsistenz mit marktspezifischen Rechtseinheiten, Sprachen, Bedingungen und Freigabepfaden verbinden. Die Händlererfahrung musste unnötige Hürden bei Login und Verifizierung vermeiden. Und der gesamte Prozess musste vom ersten internen Schritt bis zur finalen Unterzeichnung sichtbar und prüfbar bleiben.
Das Ziel war nicht nur schnelleres Unterzeichnen. Keeta brauchte ein Betriebsmodell, das administrativen Aufwand senkt, rechtliche Governance bewahrt und in neue Märkte mitwandert, ohne neu aufgebaut zu werden.
Die Lösung
Ein digitaler Pfad von den freigegebenen Geschäftsbedingungen zur aktivierten Händlerbeziehung
Keeta setzte Nota Sign als Ausführungsebene für die Händlervertragsabwicklung ein. Vorlagen, interne Prüfung, externe Unterzeichnung, Erinnerungen, Statusverfolgung und Ablage laufen nun als ein durchgängiger Workflow.
Ein Business-User wählt den richtigen Vereinbarungstyp aus, erfasst Händler- und Geschäftsinformationen und startet aus einer kontrollierten Vorlage. Nota Sign leitet die Vereinbarung an die erforderlichen Prüfenden weiter, gibt die freigegebene Version für die Händlerin oder den Händler frei, protokolliert jeden Schritt und bewahrt das fertige Dokument samt Unterzeichnungsnachweisen auf.
1. Freigegebene Verträge in Self-Service-Workflows überführen
Keeta überführte wiederkehrende Händlervereinbarungen in wiederverwendbare Vorlagen von Nota Sign mit vordefinierten Feldern, Unterzeichnerrollen, Freigabebedingungen und Routing-Regeln. Lokale Teams kopieren keinen alten Vertrag mehr, suchen nicht nach dem neuesten Anhang und bauen keine Signaturfelder neu auf.
Der Workflow erfasst die für die Vereinbarung nötigen Informationen und fügt sie in die freigegebene Struktur ein. Die Vorbereitung wurde schneller und das Ergebnis konsistenter. Die Abschlussquote beim ersten Versand erreichte 92 % – mehr als neun von zehn Vereinbarungen werden also ohne Abbruch, Korrektur und erneuten Versand abgeschlossen.
Das veränderte die Rolle von Recht. Die Rechtsabteilung verantwortet freigegebene Formulierungen, Vorlagenversionen, Schwellenwerte und Ausnahmepfade. Business-Teams wickeln Standardvereinbarungen selbst ab, während sich die Rechtsabteilung auf verhandelte Klauseln, Sonderrisiken und marktspezifische Fragen konzentriert.
2. Interne Entscheidungen direkt mit der externen Unterzeichnung verbinden
Nota Sign gibt jeder Vereinbarung einen definierten Weg. Die Prüfungen durch Business, Operations, Finanzen und Recht laufen je nach Vereinbarungstyp sequenziell oder parallel. Die Händlerin oder der Händler erhält die bestätigte Version erst, wenn alle erforderlichen internen Entscheidungen abgeschlossen sind.
Bei einer Standard-Onboarding-Vereinbarung für Restaurants erfasst die Händlerakquise Partner-, Rechtseinheits-, Standort- und Geschäftsinformationen. Operations verifiziert die Onboarding-Details. Finanzen und Recht schließen die erforderlichen Prüfungen ab. Anschließend sendet Nota Sign die freigegebene Version an die unterzeichnungsberechtigte Person beim Händler und bewahrt die abgeschlossene Vereinbarung automatisch auf.
Damit entfällt die manuelle Übergabe zwischen interner Freigabe und externer Unterschrift. Die sendende Person exportiert keine Datei mehr, trägt Unterzeichnerdaten nicht erneut ein und riskiert nicht, eine überholte Version zu versenden.
3. Status und Nachweise zu einem operativen Datensatz verbinden
Keetas Teams sehen jetzt, ob eine Vereinbarung auf einen internen Schritt wartet, gesendet, angesehen oder noch nicht unterzeichnet ist oder abgeschlossen wurde. Automatisierte Erinnerungen übernehmen die Routine-Nachverfolgung, während sichtbare Zuständigkeiten zeigen, wo menschliches Eingreifen etwas bewirkt.
Hat eine Händlerin oder ein Händler die Anfrage nicht geöffnet, prüft das Business-Team die Kontaktdaten. Wurde die Vereinbarung angesehen, aber nicht unterzeichnet, klärt das Team eine kaufmännische oder prozessuale Frage. Wartet sie intern, ist die verantwortliche Person klar benannt.
Jeder abgeschlossene Vertrag bewahrt Enddokument, Unterzeichneridentität, Zeitstempel, Freigabeaktivität und Ausführungsnachweise in einem Datensatz. Verlängerungen, Marketing-Nachträge, Standortänderungen und interne Prüfungen starten mit einer vollständigen Historie statt mit einer Suche über Postfächer und Ordner.
„Nota Sign gab uns Leitplanken, ohne Tempo zu nehmen. Lokale Teams wickeln Standardvereinbarungen selbst ab, während die Rechtsabteilung die Kontrolle über Vorlagen, Freigaben und Nachweise behält.“
— Head of Legal Operations, Keeta
Die Ergebnisse
Schnellere Vertragsabwicklung wurde zu schnellerer Händleraktivierung
Keeta verkürzte den durchschnittlichen Vereinbarungszyklus um 60 %, von fünf auf zwei Werktage. Händler-Onboarding- und Operations-Teams erreichen den verlässlichen Meilenstein des unterzeichneten Vertrags früher, sodass Shop-Einrichtung, Katalogvorbereitung, Systemkonfiguration und Marktstartarbeiten früher beginnen können.
Mehr als 10.000 Händlervereinbarungen laufen über dasselbe digitale Betriebsmodell. Standardverträge für Restaurants, Partnerschaften mit mehreren Standorten, Marketing-Nachträge und wiederkehrende Geschäftsdokumente teilen sich einen Rahmen und folgen zugleich den richtigen Markt-, Rechtseinheits- und Freigaberegeln.
Der manuelle Rückfrageaufwand sank um 80 %. Sichtbarer Status und automatisierte Erinnerungen ersetzten vier von fünf Routineabfragen über E-Mail, Tabellen und Messaging-Kanäle. Händlerteams nutzen diese Zeit für kaufmännische Fragen, die Startvorbereitung von Partnern und die Stärkung lokaler Beziehungen.
Die Abschlussquote beim ersten Versand erreichte 92 %. Kontrollierte Vorlagen, strukturierte Datenerfassung, vordefinierte Unterzeichnerrollen und Standard-Routing reduzierten Nacharbeit durch veraltete Dokumente, fehlende Felder und falsche Unterzeichnungskonfigurationen.
Die messbaren Gewinne schufen einen größeren organisatorischen Hebel:
- Händlerteams werden schneller. Standardverträge warten nicht mehr auf manuelle juristische Administration.
- Recht behält die Kontrolle. Freigegebene Vorlagen, Ausnahmeregeln und vollständige Nachweise sichern Governance, ohne aus der Rechtsabteilung einen Workflow-Helpdesk zu machen.
- Operations gewinnt Planbarkeit. Der Vertragsstatus wird sichtbar, bevor daraus ein Startproblem wird.
- Händlerinnen und Händler erhalten eine einfachere Erfahrung. Die Anfrage ist klar, direkt und auf Abschluss ausgelegt.
- Die Führung erhält ein wiederholbares Modell. Der Workflow wandert in neue Märkte, statt Markt für Markt neu aufgebaut zu werden.
Für Keeta verkürzte Nota Sign nicht nur die Zeit bis zur Unterschrift. Es machte die Händlervertragsabwicklung zu einer operativen Fähigkeit, die mit dem Netzwerk skaliert.
Über Keeta
Keeta ist Meituans internationale Marke für Lebensmittel- und Konsumgüterlieferung. Sie verbindet Verbraucherinnen und Verbraucher mit lokalen Händlern und Liefernetzwerken und bringt Meituans technologiegestütztes Retail- und On-Demand-Liefererlebnis in globale Märkte.
Während Keeta expandiert, hängt das Händler-Ökosystem von Prozessen ab, die schnell genug für lokale Umsetzung und strukturiert genug für Unternehmens-Governance sind. Die digitale Ausführung von Vereinbarungen verbindet genau diese beiden Anforderungen.
