Die Tsingshan Holding Group hat einen globalen industriellen Fußabdruck über Edelstahl, Nickel und die Lieferkette der neuen Energien aufgebaut. Indonesien steht im Zentrum dieses Fußabdrucks, mit Aktivitäten in den Industrieökosystemen Morowali und Weda Bay. In dieser Größenordnung ist Workforce-Verwaltung kein Papierkram im Hintergrund, sondern operative Infrastruktur.
Jede Einstellungswelle erzeugt einen Strom aus Angebotsschreiben, Arbeitsverträgen, Vertragsverlängerungen, Änderungen, Versetzungsschreiben, Vergütungsmitteilungen, Auftragnehmerdokumenten und Richtlinienbestätigungen. Der Prozess muss für Mitarbeitende auf Industriestandorten, lokale HR-Teams in Indonesien, regionale Beteiligte in Südostasien und Konzernfunktionen funktionieren, die über Grenzen hinweg konsistente Governance brauchen.
Tsingshan nutzt Nota Sign, um diese Workforce-Vereinbarungen in einen für Indonesien gebauten digitalen Prozess zu führen. Der Workflow verbindet wiederverwendbare HR-Vorlagen, mobile Unterzeichnung, lokalisierte Identitätsprüfung, digitale Signaturen über einen indonesischen Anbieter elektronischer Zertifizierung, e-Meterai-Unterstützung, auditfähige Nachweise und regionale Service-Bereitstellung aus dem Rechenzentrum von Nota Sign in Singapur.
„Wenn die Einstellungsnachfrage steigt, darf der Vereinbarungsprozess nicht zum Engpass werden. Nota Sign gibt unseren HR-Teams in Indonesien einen lokalisierten Ablauf – von der Identitätsprüfung bis zu unterschriebenen und gestempelten Mitarbeiterunterlagen.“
— Head of Human Resources, Indonesia Operations, Tsingshan Holding Group
Die Herausforderung
Industrielles Einstellungstempo überholte papierbasierte HR-Abläufe
Workforce-Vereinbarungen in einer großen Fertigungsumgebung unterscheiden sich operativ von gelegentlichen Unternehmensverträgen. Dokumente müssen Mitarbeitende über Standorte und Schichten hinweg erreichen. Unterzeichnende verlassen sich unter Umständen auf ein Mobiltelefon statt auf einen Firmenlaptop. HR-Teams müssen die richtige Vertragsversion erkennen, die unterzeichnende Person bestätigen, den passenden Signaturweg anwenden, wo erforderlich Stempelgebühren ergänzen und das Enddokument an die Personalakte zurückgeben.
Vor der Standardisierung verteilten sich diese Schritte auf Papier, Scans, E-Mail, Messaging und gemeinsame Ordner. HR-Sachbearbeiterinnen und -Sachbearbeiter verbrachten Zeit mit doppelten Dokumentensätzen, Rückfragen bei Mitarbeitenden und Führungskräften, der Prüfung, ob die richtige Version unterzeichnet war, und der manuellen Ablage des finalen PDF. Eine fehlende Seite, ein unklarer Identitätsnachweis oder ein unvollständiger Stempelgebühren-Schritt konnte die Vereinbarung durch den Prozess zurückschicken.
Grenzüberschreitende Governance kam als weitere Ebene hinzu. Die Teams in Indonesien brauchten eine lokal passende Unterzeichnungserfahrung, während regionale und Konzernbeteiligte konsistente Zugriffskontrollen, Statusübersicht, Aufbewahrungsregeln und Nachweise benötigten. Ein generischer internationaler E-Signatur-Ablauf kann eine Unterschrift digitalisieren, verbindet aber nicht von selbst indonesische Identitätsprüfung, lokale Vertrauensdienste, e-Meterai, regionales Hosting und Konzernadministration.
Die Anforderung war klar: ein Workforce-Vereinbarungsworkflow, schnell genug für hohe Einstellungsvolumen, lokalisiert genug für Indonesien und strukturiert genug für Unternehmens-Governance.
Die Lösung
Ein lokalisierter Vereinbarungsworkflow vom HR-System bis zur Personalakte
Nota Sign gibt Tsingshan einen wiederholbaren Weg für Standard-Personaldokumente. HR-Teams erzeugen eine Vereinbarung aus einer freigegebenen Vorlage oder einem angebundenen HR-Prozess, weisen Mitarbeiterin oder Mitarbeiter und interne Freigebende zu und routen das Dokument in der erforderlichen Reihenfolge. Die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter öffnet die Anfrage im mobilen Browser, schließt die konfigurierte Identitätsprüfung ab und unterzeichnet über den anwendbaren indonesischen Vertrauensdienst-Weg.
Für Dokumente mit indonesischer Stempelgebühr kann e-Meterai im selben kontrollierten Prozess angewendet werden. Nota Sign gibt anschließend das fertige Dokument, Unterzeichnungsnachweise, Identitätsprüfungsdaten, Zeitstempel, Zertifikatsinformationen und Workflow-Historie als ein prüfbares Paket zurück.
Das Ergebnis ist nicht einfach eine schnellere Unterschrift, sondern ein verbundenes Betriebsmodell für Vorbereitung, Ausstellung, Unterzeichnung, Stempelung, Nachverfolgung und Aufbewahrung von Workforce-Vereinbarungen.
1. Vertrauen lokalisieren, nicht nur die Unterzeichnungsseite
Nota Sign verbindet den Workflow von Tsingshan mit einem indonesischen Vertrauensdienst, ohne den zugrunde liegenden Anbieter in der Mitarbeitererfahrung offenzulegen. Der Unterzeichnungsweg nutzt einen anerkannten indonesischen PSrE-Rahmen für zertifikatsbasierte elektronische Signaturen, während lokalisiertes KYC den für das konfigurierte Sicherheitsniveau erforderlichen Identitätsprüfungsschritt unterstützt.
Das ist wichtig, weil Workforce-Digitalisierung mehr braucht als ein Unterschriftenbild auf einem PDF. HR- und Rechtsteams benötigen Nachweise, die unterzeichnende Person, Unterzeichnungsaktion, Dokumentversion und elektronisches Zertifikat verbinden. Nota Sign hält diese Elemente zusammen, damit autorisierte Prüfende nachvollziehen können, wie die Vereinbarung abgeschlossen wurde.
Wo Stempelgebühr anfällt, wird e-Meterai als Teil des Workflows ergänzt, statt über ein separates manuelles Portal. Das entfernt eine weitere Übergabe und gibt HR einen klareren Nachweis, welches Dokument gestempelt wurde, wann der Stempel gesetzt wurde und welche fertige Datei in die Personalakte gehört.
2. Das Handy der Mitarbeitenden als Standardfläche für die Unterzeichnung
Ein Workforce-Prozess skaliert nur, wenn er für die unterzeichnende Person funktioniert. Nota Sign hält den Mitarbeiterablauf fokussiert: sicheren Link öffnen, den erforderlichen Identitätsschritt abschließen, die Vereinbarung prüfen, unterzeichnen und das fertige Dokument erhalten. Für den Standardablauf ist keine spezielle Hardware und keine Desktop-Software nötig.
Vorlagen und rollenbasiertes Routing halten den Prozess über wiederkehrende Anwendungsfälle hinweg konsistent, darunter Einstellungsvereinbarungen, befristete Verlängerungen, Vergütungsänderungen, Versetzungen, Auftragnehmerverhältnisse und Richtlinienbestätigungen. Automatisierte Erinnerungen reduzieren manuelle Nachverfolgung, während der Live-Status HR zeigt, ob eine Vereinbarung auf Mitarbeiterin oder Mitarbeiter, interne Freigebende, Identitätsprüfung oder Abschluss wartet.
So arbeiten HR-Teams ausnahmenorientiert. Statt jedes Dokument manuell zu prüfen, konzentrieren sich die Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeiter auf Vereinbarungen, die wirklich Aufmerksamkeit brauchen.
3. Lokal passende Abläufe mit regionaler und Konzernkontrolle betreiben
Die Teams von Tsingshan in Indonesien brauchen lokale Umsetzung, das Unternehmen braucht zugleich eine Plattform, die in ein größeres internationales Betriebsmodell passt. Nota Sign betreibt den Workflow aus dem Rechenzentrum in Singapur und nutzt eine Multi-Datencenter-Architektur für regionale Service-Resilienz, kontrollierten Zugriff und Trennung zwischen Betriebsumgebungen.
Berechtigungsbewusste Workspaces erlauben Geschäftsbereichen, ihre eigenen Vereinbarungen zu verwalten, während Konzernadministratoren Standards für Vorlagen, Rollen, Authentifizierung, Aufbewahrung und Audit-Zugriff wahren. API-Integration und Ereignisbenachrichtigungen verbinden den Unterzeichnungsprozess mit HR-, Onboarding-, Dokumentenverwaltungs- oder Personalakten-Systemen, sodass Status und fertige Dateien nicht von manueller Neueingabe abhängen.
Diese Architektur schafft einen praktischen Ausgleich: Der Indonesien-Workflow nutzt lokale Identitäts- und Vertrauensdienste, die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter erhält eine einfache digitale Erfahrung, und autorisierte regionale oder Konzernteams behalten die Übersicht über Prozess und Nachweise.
„Der Wert liegt nicht nur in schnelleren Unterschriften, sondern darin, lokale Vertrauensdienste, regionale Datenkontrolle und Nachweise zu haben, die die Zentrale über eine Plattform steuern kann.“
— Head of Digital Transformation, Tsingshan Holding Group
Die Ergebnisse
Schnelleres Onboarding ohne Verzicht auf lokales Vertrauen oder Unternehmenskontrolle
Nach der Standardisierung mit Nota Sign verkürzte Tsingshan die Durchlaufzeit für Standard-Arbeitsverträge von drei Werktagen auf weniger als 24 Stunden. Vereinbarungen warten nicht mehr auf Druck, physische Übergaben, Scans oder manuelle Statusprüfungen, bevor der nächste Schritt beginnen kann.
Der HR-Administrationsaufwand über Dokumentvorbereitung, Unterschriftennachverfolgung, Erfassung von Identitätsnachweisen und Ablage sank um 65 %. Wiederverwendbare Vorlagen, rollenbasiertes Routing, automatisierte Erinnerungen und die direkte Rückgabe fertiger Unterlagen entfernten wiederholte Koordinationsarbeit aus jeder Vereinbarung.
Der Standardablauf ist jetzt von der Ausstellung der Vereinbarung bis zur Personalakte zu 100 % digital. Lokales KYC, PSrE-gestützte Unterzeichnung, e-Meterai wo erforderlich, Zeitstempel und Audit-Nachweise bleiben mit dem fertigen Dokument verbunden. Mitarbeitende können den Prozess remote abschließen, während HR, Recht und autorisierte Konzernbeteiligte mit demselben Status- und Nachweisstand arbeiten.
Die operative Wirkung zeigt sich am stärksten in Einstellungsspitzen. HR kann mehr Vereinbarungen ausstellen, ohne den Administrationsaufwand im gleichen Maß zu erhöhen, neue Mitarbeitende kommen mit abgeschlossener Dokumentation an, und regionale Teams erhalten einen konsistenten Prozess, der auf weitere indonesische Rechtseinheiten und Workforce-Anwendungsfälle übertragbar ist.
Was globale Fertigungsunternehmen aus dem Indonesien-Workflow von Tsingshan lernen können
Große Industrieunternehmen sollten Workforce-Unterzeichnung als regionale Plattformentscheidung behandeln, nicht als Kauf eines PDF-Tools. Das wirksamste Modell verbindet drei Ebenen:
- Ein brauchbarer Mitarbeiterablauf, der mobil funktioniert und unnötige Schritte minimiert.
- Lokales Vertrauen und Unterstützung für Steuerdokumente durch indonesisches KYC, PSrE-Signaturen und e-Meterai, wo anwendbar.
- Unternehmens-Governance durch Vorlagen, Berechtigungen, APIs, regionales Hosting, Multi-Datencenter-Resilienz und auditfähige Unterlagen.
Dieser Ansatz lässt lokale HR-Teams schnell handeln, ohne einen separaten Prozess zu schaffen, den die Zentrale nicht steuern kann. Er gibt der Organisation außerdem eine wiederverwendbare Grundlage für andere hochvolumige Vereinbarungen, darunter Auftragnehmer-Onboarding, Arbeitsdokumente von Lieferanten, Bestätigungen von Sicherheitsrichtlinien, Schulungsbestätigungen und Workforce-Änderungen.
Über Tsingshan Holding Group
Die Tsingshan Holding Group ist ein Fortune-Global-500-Unternehmen mit Schwerpunkt auf Edelstahlproduktion und der Industriekette der neuen Energien. Die Gruppe gibt für 2024 einen Umsatz von 406,6 Milliarden CNY und weltweit mehr als 210.000 Mitarbeitende an. Die globale Produktionspräsenz umfasst China, Indonesien, Indien, Simbabwe und die USA, wobei Indonesien eine zentrale Rolle in den Nickel-, Edelstahl- und New-Energy-Aktivitäten spielt.
