ZhengXin Chicken Steak baute sein Wachstumsmodell auf operativer Wiederholbarkeit auf: standardisierte Produkte, eine verbundene Lieferkette, Umsetzung auf Store-Ebene und ein Partnernetzwerk, das die Marke in neue Städte und Länder trägt. Als das Geschäft über Thailand, Kambodscha, Laos, die Philippinen, Malaysia, Indonesien, die Mongolei, Nordkorea, Südkorea und Japan expandierte, wurden Vereinbarungen Teil der Betriebsinfrastruktur hinter jedem neuen Team, Store, Lieferanten und jeder lokalen Partnerschaft.
Diese Größenordnung schuf eine praktische Herausforderung. Stellenangebote, Arbeitsverträge, Vertraulichkeitsregelungen, Richtlinienbestätigungen, Franchise- und Kooperationsvereinbarungen, Lieferantenverträge, regionale Entwicklungsdokumente und Store-Eröffnungsfreigaben bewegten sich zwischen Zentrale, lokalen Teams, Kandidatinnen und Kandidaten, Partnern und externen Unterzeichnenden. Unterschiedliche Sprachen, mobile Gewohnheiten, Ausweisdokumente, Rechtseinheiten, Freigabepfade und Zeitzonen machten E-Mail-Anhänge und papierbasierte Unterzeichnung schwer kontrollierbar.
ZhengXin Chicken Steak entschied sich für Nota Sign, um einen digitalen Vereinbarungsworkflow für Personalwesen und Geschäftspartnerschaften zu schaffen. Das Ergebnis ist eine Mobile-First-Unterzeichnungserfahrung, die über APIs mit internen Systemen verbunden ist, durch eKYC-Abdeckung in 240 Ländern und Regionen gestützt wird und durch konsistente Unterzeichnungsaufzeichnungen für jede abgeschlossene Vereinbarung abgesichert ist.
Die Herausforderung
Die Expansion bewegte sich schneller als manuelle Vereinbarungen
Ein Restaurantnetzwerk skaliert nicht allein über Store-Eröffnungen. Jeder Expansionsmeilenstein hängt davon ab, dass Menschen und Partner die richtigen Dokumente in der richtigen Reihenfolge abschließen.
Für HR-Teams umfasst die Arbeitslast Angebotsschreiben, Arbeitsverträge, Mitarbeiterinformationsformulare, Vertraulichkeitsvereinbarungen, Handbuchbestätigungen, Schulungsverpflichtungen, Store-Manager-Ernennungen, Versetzungsdokumente und Austrittsunterlagen. Viele Unterzeichnende arbeiten in Stores, Küchen, Logistikstandorten oder Regionalbüros und sind auf mobile Geräte statt auf Firmenlaptops angewiesen.
Für internationale Geschäftsteams ist der Vereinbarungssatz breiter: Franchise-Kooperationsvereinbarungen, Master-Development-Vereinbarungen, Dokumente lokaler Betriebsgesellschaften, Lieferanten- und Distributorenverträge, Ausrüstungs- und Servicevereinbarungen, Marketingverpflichtungen, Bestätigungen von Markenstandards und Änderungen aus Verhandlungen. Jedes Dokument braucht klare Zuständigkeit, interne Freigabe, verifizierte Unterzeichnende und ein abrufbares Enddokument.
Der bisherige Prozess hing von E-Mail, lokalen Messaging-Tools, gedruckten Dokumenten, gescannten Kopien und manuell gepflegten Trackern ab. Teams verbrachten Zeit mit der Prüfung, ob die richtige Version versendet, jede Seite unterzeichnet, eine lokale Vertretung bevollmächtigt und die finale Kopie ins richtige System zurückgekehrt war. Ein fehlender Anhang oder eine veraltete Vorlage verzögerte Onboarding, Store-Vorbereitung, Einkauf und Partneraktivierung.
Die Lösung
Eine Vereinbarungsebene für HR- und Partneraktivitäten
Nota Sign gab ZhengXin Chicken Steak eine gemeinsame Vereinbarungsebene, ohne jeden Markt in einen starren Prozess zu zwingen. Die Zentrale kontrolliert Vorlagen, Felder, Freigaberegeln, Unterzeichnungsreihenfolge, Identitätsanforderungen und die Ablage fertiger Dokumente. Lokale Teams starten den freigegebenen Workflow für das jeweilige Land, die Rechtseinheit, den Dokumenttyp und das Unterzeichnerprofil.
Die Unterzeichnungserfahrung bleibt einfach. Kandidatinnen und Kandidaten, Mitarbeitende, Franchisenehmende, Lieferanten und Geschäftspartner erhalten einen sicheren Unterzeichnungslink und schließen die Vereinbarung am Mobiltelefon oder Computer ab. Der Workflow zeigt den erforderlichen Authentifizierungsschritt, protokolliert die Aktionen der Unterzeichnenden, wendet die richtige Unterzeichnungsreihenfolge an und gibt die abgeschlossene Vereinbarung samt Nachweisaufzeichnung an das Unternehmen zurück.
„Unsere Teams verwalten Vereinbarungen nicht mehr als E-Mail-Anhänge. Nota Sign macht aus jedem HR- oder Partnerdokument einen kontrollierten Workflow mit klarer Zuständigkeit, verifizierter unterzeichnender Person und vollständigem Status.“
— International Business Operations Team, ZhengXin Chicken Steak
Dieses Betriebsmodell trägt zwei hochvolumige Geschäftsbereiche.
HR-Onboarding, das vor dem ersten Arbeitstag beginnt
HR-Teams erzeugen Vereinbarungen aus freigegebenen Vorlagen und befüllen Mitarbeiterinformationen aus dem Quellsystem. Nota Sign routet das Dokument durch die interne Freigabe, sendet es an Kandidatin oder Kandidat beziehungsweise Mitarbeiterin oder Mitarbeiter und schreibt den Unterzeichnungsstatus über API- und Webhook-Ereignisse zurück.
Der Workflow unterstützt Stellenangebote, Arbeitsverträge, Vertraulichkeitsvereinbarungen, Richtlinienbestätigungen, Schulungsdokumente, Rollenwechsel und Store-Management-Ernennungen. Pflichtfelder verhindern unvollständige Übermittlungen. Ablaufregeln und automatische Erinnerungen halten zeitkritische Angebote in Bewegung. Abgeschlossene Unterlagen werden mit Unterzeichneridentität, Zeitstempeln, Dokumenthistorie und Prüfpfad gespeichert.
Mobile Unterzeichnung macht Drucken, Scannen oder einen Bürobesuch überflüssig. Das ist besonders wichtig für Mitarbeitende an der Front und Store-Teams, die das Onboarding vor einer Schicht, einer Schulung oder dem Eröffnungstermin vom eigenen Gerät abschließen müssen.
Partnervereinbarungen, die sich mit dem Expansionsplan bewegen
ZhengXin Chicken Steak nutzt Nota Sign außerdem für Kooperationsvereinbarungen im internationalen Netzwerk. Eine standardisierte Master-Vorlage wird zum kontrollierten Ausgangspunkt für jede Franchisenehmerin, jeden Franchisenehmer, regionalen Partner, Lieferanten, Distributor oder Dienstleister.
Der Workflow routet Vereinbarungen nach Land, Vertragswert, Rechtseinheit und Geschäftsverantwortung. Interne Beteiligte prüfen und geben frei, bevor das Dokument externe Unterzeichnende erreicht. Sequenzielle und parallele Unterzeichnungspfade unterstützen Zentrale, regionale Rechtseinheiten, lokale Partner, Bürgen und Zeugen in einem Umschlag. Änderungen und Verlängerungen folgen demselben kontrollierten Prozess und halten die aktuelle Version samt vollständiger Unterzeichnungshistorie zusammen.
Diese Struktur verringert die Reibung zwischen kaufmännischer Verhandlung und operativem Start. Sobald die Vereinbarung abgeschlossen ist, erhalten nachgelagerte Teams den Status, den sie für Store-Einrichtung, Schulung, Einkauf, Logistik, Marketing oder Zahlungsvorbereitung brauchen.
Drei Entscheidungen, die den Workflow skalierbar machten
1. Den Prozess standardisieren, die Unterzeichnungserfahrung lokalisieren
ZhengXin Chicken Steak trennte globale Kontrolle von lokaler Umsetzung. Die Zentrale pflegt freigegebene Vorlagen und Governance-Regeln, während jeder Workflow Sprache, Rechtseinheitsdaten, Unterzeichnerreihenfolge, Authentifizierungsniveau und Kommunikation des jeweiligen Marktes mitführt.
Das verhindert, dass lokale Teams Dokumente neu bauen oder eigene Freigabepfade erfinden. Es gibt Unterzeichnenden außerdem eine konsistente Erfahrung – ob sie einen Arbeitsvertrag in Indonesien, eine Kooperationsvereinbarung in Japan oder ein Lieferantendokument auf den Philippinen abschließen.
2. Vereinbarungen mit den Systemen verbinden, in denen die Arbeit beginnt
Die APIs von Nota Sign verbinden digitale Unterzeichnung mit HR-, Partner-, Franchise-, Einkaufs- und internen Freigabe-Workflows. Das Quellsystem erstellt eine Vereinbarung, setzt die erforderlichen Daten ein, weist Empfänger zu und sendet die Unterzeichnungsanfrage. Webhooks melden angesehene, unterzeichnete, abgelehnte, abgelaufene und abgeschlossene Ereignisse in Echtzeit zurück.
Teams arbeiten im gewohnten System, statt Namen, Adressen, Identifikationsdaten und Vereinbarungsstatus zwischen Tools zu kopieren. Die fertige Datei und die Unterzeichnungsnachweise bleiben mit dem Mitarbeiter-, Partner-, Store-, Lieferanten- oder Transaktionsdatensatz verbunden, der den Prozess gestartet hat.
3. Identitätsprüfung zum Teil des Workflows machen
Grenzüberschreitende Vereinbarungen brauchen mehr als ein Unterschriftenbild. Nota Sign bettet eKYC in den Unterzeichnungsablauf ein und unterstützt Identitätsprüfung in 240 Ländern und Regionen. Der Workflow erfasst das erforderliche Identitätsergebnis zusammen mit Einwilligung der unterzeichnenden Person, Authentifizierungsaktivität, Zeitstempeln, Dokumentereignissen und Abschlussnachweisen.
ZhengXin Chicken Steak konfiguriert stärkere Prüfungen für risikoreichere Partnervereinbarungen und eine schlankere Authentifizierung für routinemäßige Mitarbeiterbestätigungen. Dieses risikobasierte Modell vermeidet unnötige Reibung und gibt Rechts-, HR- und Geschäftsteams eine konsistente Aufzeichnung darüber, wer unterzeichnet hat, was unterzeichnet wurde und wie der Workflow die unterzeichnende Person verifiziert hat.
Die Ergebnisse
Schnelleres Onboarding, sauberere Partnerabwicklung, weniger Rückfragen
Mit Nota Sign reduzierte ZhengXin Chicken Steak die Durchlaufzeit von Vereinbarungen über HR- und Partner-Workflows um 70 %. 85 % der Vereinbarungen schließen jetzt noch am selben Tag ab – ohne Drucken, Scannen, Kurier oder manuelle Dateizusammenführung.
Der administrative Aufwand sank um 60 %, weil Erinnerungen, Statusverfolgung, Empfängerrouting, Dokumentpakete und die Zustellung abgeschlossener Unterlagen automatisch laufen. HR-Teams verlieren weniger Zeit mit dem Nachjagen nach Unterschriften vor Onboarding-Fristen. Internationale Geschäftsteams sehen, welche Vereinbarung auf interne Freigabe, externe Unterschrift, Identitätsprüfung oder finalen Abschluss wartet, ohne separate Tabellen zu pflegen.
Das Unternehmen gewann außerdem mehr Konsistenz. Freigegebene Vorlagen und Workflow-Regeln reduzieren Versionsfehler. Pflichtfelder reduzieren unvollständige Dokumente. API-gestützte Datenbefüllung reduziert erneutes Eintippen. Zentrale Unterlagen machen abgeschlossene Vereinbarungen leichter abrufbar für Mitarbeiterservice, Partnermanagement, interne Prüfung, Verlängerung und Streitfälle.
Entscheidend ist: Der Unterzeichnungsprozess entspricht jetzt dem Tempo des Geschäfts. Ein neuer Mitarbeiter oder eine neue Mitarbeiterin schließt Dokumente am Telefon ab. Ein regionaler Partner unterzeichnet über Zeitzonen hinweg. Die Zentrale behält Governance und Sichtbarkeit. Lokale Teams eröffnen weiter Stores, holen Menschen an Bord und aktivieren Geschäftsbeziehungen, ohne auf Papier zu warten.
„Nota Sign gibt uns die Kontrolle eines zentralisierten Vereinbarungsprogramms und das Tempo eines lokalen mobilen Workflows. Diese Kombination hält Menschen, Partner und Expansionspläne gemeinsam in Bewegung.“
— Human Resources and International Operations, ZhengXin Chicken Steak
Über ZhengXin Chicken Steak
Die Shanghai Zhengxin Food Group entstand aus einem 1995 gegründeten Lebensmittelgeschäft und entwickelte sich im Jahr 2000 zur Marke ZhengXin Chicken Steak. Sie ist zu einem integrierten Lebensmittelunternehmen mit Produktentwicklung, Fertigung, Logistik, Distribution und Filialbetrieb gewachsen. Die internationale Expansion umfasst aktive Store- und Franchise-Entwicklung in asiatischen Märkten; die Aktivitäten in Japan unterstützen lokale Stores und Franchise-Gewinnung.
