Keeta construye redes de comercio local. En cada mercado, eso significa reunir con la rapidez suficiente a consumidores, restaurantes, minoristas y capacidad de entrega para crear un servicio cotidiano confiable.
Los acuerdos con comercios se ubican en el punto donde esa red se vuelve operativa. Una conversación comercial solo se convierte en una alianza activa después de que se aprueban los términos correctos, la entidad legal correcta firma y el registro completado queda a disposición de los equipos responsables del lanzamiento.
Al ritmo de expansión de Keeta, la contratación no podía seguir siendo una secuencia de documentos pasados entre bandejas de entrada. Debía convertirse en un proceso de negocio repetible: lo bastante rápido para los equipos locales, lo bastante controlado para una empresa y lo bastante sencillo para que los comercios lo completen.
Keeta eligió Nota Sign para reemplazar un proceso documento por documento por un único flujo de trabajo digital gobernado de acuerdos. El nuevo modelo operativo redujo el ciclo promedio del acuerdo con comercios de 5 días hábiles a 2, bajó un 80% el seguimiento manual, elevó al 92% la finalización en el primer envío y llevó más de 10,000 acuerdos con comercios a un único proceso trazable.
«Cada día que un acuerdo permanece en la bandeja de entrada de alguien es un día en que el comercio no puede avanzar al lanzamiento. Necesitábamos que la contratación operara como el resto de Keeta: rápida, medible y construida para escalar».
— VP de Operaciones Globales de Comercios, Keeta
El desafío
El crecimiento de comercios creaba más contratos y más formas de que se detuvieran
Un acuerdo con un comercio rara vez es un formulario estándar único. Un restaurante nuevo puede necesitar un acuerdo de servicios de plataforma, términos de liquidación, información de tienda y marca y un anexo de marketing. Un grupo de varias ubicaciones puede requerir un acuerdo maestro más autorizaciones a nivel de tienda. Cada flujo de trabajo involucra captación de comercios, operaciones, finanzas, legales y un firmante externo.
El proceso anterior completaba contratos, pero no escalaba limpiamente.
La preparación de documentos era repetitiva. Los equipos copiaban acuerdos anteriores, volvían a capturar datos del comercio, reconstruían campos de firma y verificaban si el archivo seguía siendo la versión aprobada. Los errores pequeños creaban otro ciclo de revisión u obligaban a enviar el acuerdo de nuevo.
Los acuerdos rutinarios seguían dependiendo de especialistas. Las áreas legales y de operaciones se veían absorbidas por transferencias administrativas y verificaciones de estado que no requerían criterio profesional. Eso dejaba menos tiempo para los términos negociados, las excepciones locales y el trabajo de mayor riesgo.
La aprobación interna y la firma externa estaban desconectadas. Después de la aprobación, el remitente aún debía exportar el archivo, confirmar al firmante, configurar la solicitud y enviar la versión final. El proceso podía pausarse entre «aprobado» y «enviado» sin un responsable claro.
El estado y la evidencia estaban fragmentados. «En curso» no explicaba si un acuerdo esperaba a finanzas, no lo había abierto el comercio o estaba bloqueado por datos incorrectos del firmante. Los equipos mantenían rastreadores paralelos, mientras los documentos finales, las aprobaciones y la actividad del firmante se almacenaban por separado.
Keeta necesitaba que los equipos locales manejaran por sí mismos los contratos rutinarios con comercios, mientras las funciones centrales conservaban el control sobre plantillas, reglas de aprobación, roles de firmante y evidencia.
Los requisitos
Velocidad de autoservicio sin renunciar al control empresarial
Keeta estableció cuatro requisitos. Los contratos rutinarios debían ser de autoservicio para los usuarios de negocio. El modelo debía combinar consistencia global con entidades, idiomas, términos y rutas de aprobación específicos de cada mercado. La experiencia del comercio debía eliminar fricciones innecesarias de inicio de sesión y verificación. Y todo el proceso debía permanecer visible y revisable desde la primera acción interna hasta la firma final.
El objetivo no era simplemente firmar más rápido. Keeta necesitaba un modelo operativo que redujera el trabajo administrativo, preservara la gobernanza legal y viajara a mercados nuevos sin reconstruirse.
La solución
Una ruta digital desde los términos comerciales aprobados hasta una relación de comercio activada
Keeta implementó Nota Sign como la capa de ejecución de acuerdos para la contratación de comercios. Las plantillas, la revisión interna, la firma externa, los recordatorios, el seguimiento de estado y los registros operan hoy como un único flujo de trabajo continuo.
Un usuario de negocio selecciona el tipo de acuerdo correcto, ingresa la información del comercio y comercial, y parte de una plantilla controlada. Nota Sign enruta el acuerdo a los revisores requeridos, libera la versión aprobada al comercio, registra cada acción y conserva el documento completado con su evidencia de firma.
1. Convertir contratos aprobados en flujos de trabajo de autoservicio
Keeta convirtió los acuerdos recurrentes con comercios en plantillas reutilizables de Nota Sign con campos predefinidos, roles de firmante, condiciones de aprobación y reglas de enrutamiento. Los equipos locales ya no copian un contrato antiguo, buscan el adjunto más reciente ni recrean campos de firma.
El flujo de trabajo captura la información requerida para el acuerdo y la coloca en la estructura aprobada. La preparación se volvió más rápida y el resultado más consistente. La finalización en el primer envío alcanzó el 92%, lo que significa que más de nueve de cada diez acuerdos terminan hoy sin cancelarse, corregirse y enviarse de nuevo.
Esto cambió el rol de legal. Legal es dueño del lenguaje aprobado, las versiones de plantillas, los umbrales y las rutas de excepción. Los equipos de negocio operan los acuerdos estándar por sí mismos, mientras legal se concentra en cláusulas negociadas, riesgo no estándar y temas específicos de mercado.
2. Conectar las decisiones internas directamente con la firma externa
Nota Sign le da a cada acuerdo una ruta definida. Las revisiones de negocio, operaciones, finanzas y legales se ejecutan secuencialmente o en paralelo según el tipo de acuerdo. El comercio recibe la versión confirmada solo después de que se completa cada decisión interna requerida.
Para un acuerdo estándar de incorporación de restaurantes, captación de comercios ingresa al socio, la entidad, la tienda y la información comercial. Operaciones verifica los datos de incorporación. Finanzas y legal completan las revisiones requeridas. Nota Sign envía entonces la versión aprobada al firmante del comercio y conserva el acuerdo completado automáticamente.
Esto eliminó la transferencia manual entre la aprobación interna y la firma externa. El remitente ya no exporta un archivo, no vuelve a capturar la información del firmante y no arriesga enviar una versión superada.
3. Convertir el estado y la evidencia en un único registro operativo
Los equipos de Keeta ven hoy si un acuerdo espera una acción interna, está enviado, visto, pendiente de firma o completado. Los recordatorios automáticos manejan el seguimiento rutinario, mientras que la responsabilidad visible muestra dónde la intervención humana marcará una diferencia.
Si un comercio no abrió la solicitud, el equipo de negocio revisa los datos de contacto. Si el acuerdo se vio pero sigue sin firmar, el equipo atiende una pregunta comercial o de proceso. Si espera internamente, la persona responsable es clara.
Cada contrato completado conserva el documento final, la identidad del firmante, las marcas de tiempo, la actividad de aprobación y la evidencia de ejecución en un único registro. Las renovaciones, los anexos de promoción, los cambios de tienda y las revisiones internas comienzan con un historial completo en lugar de una búsqueda entre bandejas de entrada y carpetas.
«Nota Sign nos dio marcos de control sin quitarnos velocidad. Los equipos locales mueven los acuerdos rutinarios por sí mismos, mientras legal mantiene el control de las plantillas, las aprobaciones y la evidencia».
— Responsable de Operaciones Legales, Keeta
Los resultados
Una contratación más rápida se convirtió en una activación de comercios más rápida
Keeta redujo un 60% el ciclo promedio del acuerdo, de 5 días hábiles a 2. Los equipos de incorporación y operaciones de comercios alcanzan hoy antes el hito confiable del contrato firmado, lo que permite que la configuración de tiendas, la preparación de catálogos, la configuración de sistemas y el trabajo de lanzamiento comiencen antes.
Más de 10,000 acuerdos con comercios se gestionan mediante el mismo modelo operativo digital. Los acuerdos estándar de restaurantes, las alianzas de varias ubicaciones, los anexos de promoción y los documentos comerciales recurrentes comparten un marco, mientras siguen las reglas correctas de mercado, entidad y aprobación.
El seguimiento manual cayó un 80%. El estado visible y los recordatorios automáticos eliminaron cuatro de cada cinco verificaciones rutinarias entre correo, hojas de cálculo y canales de mensajería. Los equipos que atienden comercios usan ese tiempo en resolver preguntas comerciales, preparar socios para el lanzamiento y fortalecer relaciones locales.
La finalización en el primer envío alcanzó el 92%. Las plantillas controladas, la captura estructurada de datos, los roles de firmante predefinidos y el enrutamiento estándar redujeron el retrabajo causado por documentos desactualizados, campos faltantes y configuraciones de firma incorrectas.
Las ganancias medibles crearon una palanca organizacional más amplia:
- Los equipos de comercios avanzan más rápido. Los contratos rutinarios ya no esperan la administración legal manual.
- Legal conserva el control. Las plantillas aprobadas, las reglas de excepción y la evidencia completa preservan la gobernanza sin convertir a legal en una mesa de ayuda del flujo de trabajo.
- Operaciones gana previsibilidad. El estado del contrato se vuelve visible antes de convertirse en un problema de lanzamiento.
- Los comercios obtienen una experiencia más sencilla. La solicitud es clara, directa y está diseñada para completarse.
- La dirección obtiene un modelo repetible. El flujo de trabajo viaja a mercados nuevos en lugar de reconstruirse mercado por mercado.
Para Keeta, Nota Sign hizo más que acortar el tiempo hasta la firma. Convirtió la contratación de comercios en una capacidad operativa que escala con la red.
Acerca de Keeta
Keeta es la marca internacional de entrega de alimentos y productos de consumo de Meituan. Conecta a los consumidores con comercios locales y redes de entrega, y lleva la experiencia minorista impulsada por tecnología y entrega bajo demanda de Meituan a los mercados globales.
A medida que Keeta se expande, su ecosistema de comercios depende de procesos lo bastante rápidos para la ejecución local y lo bastante estructurados para la gobernanza empresarial. La ejecución digital de acuerdos conecta esas dos necesidades.
