Keeta construye redes de comercio local. En cada mercado, eso significa reunir a consumidores, restaurantes, minoristas y capacidad de reparto con la rapidez suficiente para crear un servicio cotidiano fiable.
Los acuerdos de comercios se sitúan en el punto donde esa red se vuelve operativa. Una conversación comercial solo se convierte en una alianza activa después de que los términos correctos se aprueben, la entidad jurídica correcta firme y el registro completado esté disponible para los equipos responsables del lanzamiento.
Al ritmo de expansión de Keeta, la contratación no podía seguir siendo una secuencia de documentos que pasan entre bandejas de entrada. Tenía que convertirse en un proceso de negocio repetible: lo bastante rápido para los equipos locales, lo bastante controlado para una empresa y lo bastante sencillo para que los comercios lo completen.
Keeta eligió Nota Sign para sustituir un proceso documento a documento por un único proceso digital de acuerdos gobernado. El nuevo modelo operativo redujo el ciclo medio de acuerdos de comercios de cinco días laborables a dos, redujo el seguimiento manual un 80 %, elevó la finalización al primer envío al 92 % y llevó más de 10 000 acuerdos de comercios a un único proceso trazable.
«Cada día que un acuerdo permanece en la bandeja de entrada de alguien es un día en que el comercio no puede pasar al lanzamiento. Necesitábamos que la contratación funcionara como el resto de Keeta: rápida, medible y construida para escalar.»
— Vicepresidente de Operaciones Globales de Comercios, Keeta
El reto
El crecimiento de comercios creaba más contratos, y más formas de que se detuvieran
Un acuerdo de comercio rara vez es un único formulario estándar. Un restaurante nuevo puede necesitar un acuerdo de servicios de plataforma, términos de liquidación, información de la tienda y de la marca y un anexo de marketing. Un grupo con varias ubicaciones puede requerir un acuerdo maestro más autorizaciones a nivel de tienda. Cada proceso implica captación de comercios, operaciones, finanzas, jurídico y un firmante externo.
El proceso anterior completaba contratos, pero no escalaba con limpieza.
La preparación de documentos era repetitiva. Los equipos copiaban acuerdos anteriores, reintroducían los datos del comercio, reconstruían los campos de firma y comprobaban si el archivo seguía siendo la versión aprobada. Los pequeños errores creaban otro ciclo de revisión u obligaban a volver a enviar el acuerdo.
Los acuerdos rutinarios seguían dependiendo de especialistas. Jurídico y operaciones se veían arrastrados a entregas administrativas y comprobaciones de estado que no requerían criterio profesional. Esto dejaba menos tiempo para los términos negociados, las excepciones locales y el trabajo de mayor riesgo.
La aprobación interna y la firma externa estaban desconectadas. Tras la aprobación, el remitente todavía tenía que exportar el archivo, confirmar al firmante, configurar la solicitud y enviar la versión final. El proceso podía detenerse entre «aprobado» y «enviado» sin una titularidad clara.
El estado y las evidencias estaban fragmentados. «En curso» no explicaba si un acuerdo esperaba a finanzas, no lo había abierto el comercio o estaba bloqueado por datos de firmante incorrectos. Los equipos mantenían rastreadores paralelos, mientras que los documentos finales, las aprobaciones y la actividad del firmante se almacenaban por separado.
Keeta necesitaba que los equipos locales gestionaran ellos mismos los contratos rutinarios de comercios mientras las funciones centrales conservaban el control de plantillas, reglas de aprobación, roles de firmante y evidencias.
Los requisitos
Velocidad de autoservicio sin renunciar al control empresarial
Keeta estableció cuatro requisitos. Los contratos rutinarios debían ser de autoservicio para los usuarios de negocio. El modelo debía combinar la consistencia global con entidades, idiomas, términos y rutas de aprobación específicos de cada mercado. La experiencia del comercio debía eliminar fricciones innecesarias de acceso y verificación. Y todo el proceso debía permanecer visible y revisable desde la primera acción interna hasta la firma final.
El objetivo no era simplemente firmar más rápido. Keeta necesitaba un modelo operativo que redujera el trabajo administrativo, preservara la gobernanza jurídica y viajara a nuevos mercados sin reconstruirse.
La solución
Una única vía digital desde los términos comerciales aprobados hasta la relación de comercio activada
Keeta implantó Nota Sign como capa de ejecución de acuerdos para la contratación de comercios. Las plantillas, la revisión interna, la firma externa, los recordatorios, el control de estado y los registros operan ahora como un único proceso continuo.
Un usuario de negocio selecciona el tipo de acuerdo correcto, introduce la información del comercio y comercial, y parte de una plantilla controlada. Nota Sign enruta el acuerdo a los revisores requeridos, publica la versión aprobada para el comercio, registra cada acción y conserva el documento completado con sus evidencias de firma.
1. Convertir los contratos aprobados en procesos de autoservicio
Keeta convirtió los acuerdos de comercios recurrentes en plantillas reutilizables de Nota Sign con campos predefinidos, roles de firmante, condiciones de aprobación y reglas de enrutado. Los equipos locales ya no copian un contrato antiguo, buscan el último adjunto ni recrean campos de firma.
El proceso captura la información requerida para el acuerdo y la coloca en la estructura aprobada. La preparación se volvió más rápida y el resultado más consistente. La finalización al primer envío alcanzó el 92 %, lo que significa que más de nueve de cada diez acuerdos terminan ahora sin cancelarse, corregirse y reenviarse.
Esto cambió el rol de jurídico. Jurídico es propietario del lenguaje aprobado, las versiones de plantillas, los umbrales y las rutas de excepción. Los equipos de negocio operan los acuerdos estándar por sí mismos, mientras jurídico se centra en las cláusulas negociadas, el riesgo no estándar y los temas específicos de cada mercado.
2. Conectar las decisiones internas directamente con la firma externa
Nota Sign da a cada acuerdo una ruta definida. Las revisiones de negocio, operaciones, finanzas y jurídico se ejecutan de forma secuencial o en paralelo según el tipo de acuerdo. El comercio recibe la versión confirmada solo después de que se complete cada decisión interna requerida.
Para un acuerdo estándar de incorporación de un restaurante, la captación de comercios introduce el socio, la entidad, la tienda y la información comercial. Operaciones verifica los datos de incorporación. Finanzas y jurídico completan las revisiones requeridas. Después, Nota Sign envía la versión aprobada al firmante del comercio y conserva el acuerdo completado automáticamente.
Esto eliminó la entrega manual entre la aprobación interna y la firma externa. El remitente ya no exporta un archivo, reintroduce la información del firmante ni arriesga enviar una versión superada.
3. Convertir el estado y las evidencias en un único registro operativo
Los equipos de Keeta ven ahora si un acuerdo espera una acción interna, está enviado, visto, pendiente de firma o completado. Los recordatorios automáticos gestionan el seguimiento rutinario, mientras que la titularidad visible muestra dónde una intervención humana marcará la diferencia.
Si un comercio no ha abierto la solicitud, el equipo de negocio comprueba los datos de contacto. Si el acuerdo se ha visto pero sigue sin firmar, el equipo aborda una cuestión comercial o de proceso. Si está esperando internamente, la persona responsable está clara.
Cada contrato completado conserva el documento final, la identidad del firmante, las marcas de tiempo, la actividad de aprobación y las evidencias de ejecución en un único registro. Las renovaciones, los anexos de promoción, los cambios de tienda y las revisiones internas comienzan con un historial completo en lugar de una búsqueda entre bandejas de entrada y carpetas.
«Nota Sign nos dio límites de control sin restar velocidad. Los equipos locales gestionan los acuerdos rutinarios por sí mismos, mientras jurídico conserva el control de plantillas, aprobaciones y evidencias.»
— Responsable de Operaciones Jurídicas, Keeta
Los resultados
Una contratación más rápida se convirtió en una activación de comercios más rápida
Keeta redujo el ciclo medio de acuerdos un 60 %, de cinco días laborables a dos. Los equipos de incorporación y operaciones de comercios alcanzan antes un hito fiable de contrato firmado, lo que permite que la configuración de la tienda, la preparación del catálogo, la configuración del sistema y el trabajo de lanzamiento comiencen antes.
Más de 10 000 acuerdos de comercios se gestionan con el mismo modelo operativo digital. Los acuerdos estándar de restaurantes, las alianzas de varias ubicaciones, los anexos de promoción y los documentos comerciales recurrentes comparten un único marco y siguen las reglas de mercado, entidad y aprobación correctas.
El seguimiento manual cayó un 80 %. El estado visible y los recordatorios automáticos eliminaron cuatro de cada cinco comprobaciones rutinarias entre correo, hojas de cálculo y canales de mensajería. Los equipos de atención a comercios dedican ese tiempo a resolver cuestiones comerciales, preparar a los socios para el lanzamiento y reforzar las relaciones locales.
La finalización al primer envío alcanzó el 92 %. Las plantillas controladas, la captura estructurada de datos, los roles de firmante predefinidos y el enrutado estándar redujeron el retrabajo causado por documentos obsoletos, campos ausentes y configuraciones de firma incorrectas.
Las ganancias medibles crearon una palanca organizativa más amplia:
- Los equipos de comercios avanzan más rápido. Los contratos rutinarios ya no esperan a la administración jurídica manual.
- Jurídico conserva el control. Las plantillas aprobadas, las reglas de excepción y las evidencias completas preservan la gobernanza sin convertir a jurídico en un servicio de ayuda para procesos.
- Operaciones gana previsibilidad. El estado del contrato se vuelve visible antes de convertirse en un problema de lanzamiento.
- Los comercios obtienen una experiencia más sencilla. La solicitud es clara, directa y está diseñada para completarse.
- La dirección obtiene un modelo repetible. El proceso viaja a nuevos mercados en lugar de reconstruirse mercado a mercado.
Para Keeta, Nota Sign hizo más que acortar el tiempo hasta la firma. Convirtió la contratación de comercios en una capacidad operativa que escala con la red.
Acerca de Keeta
Keeta es la marca internacional de reparto de comida y productos de consumo de Meituan. Conecta a los consumidores con comercios locales y redes de reparto, y lleva la experiencia de venta minorista y reparto a demanda basada en tecnología de Meituan a los mercados globales.
A medida que Keeta se expande, su ecosistema de comercios depende de procesos lo bastante rápidos para la ejecución local y lo bastante estructurados para la gobernanza empresarial. La ejecución digital de acuerdos conecta esas dos necesidades.
