Kesan undang-undang tandatangan digital di Malaysia

Pengenalan

Dasar tandatangan digital di Malaysia diluluskan selepas sijil berlesen dipadankan dengan seksyen 62 Akta 562.

Pengurus pematuhan menetapkan dasar tandatangan digital untuk kontrak perkhidmatan antara dua syarikat Malaysia. Keputusan dasar bermula daripada dokumen akhir yang diluluskan; kesan undang-undang tidak lahir daripada gambar nama pada halaman.

Nota Sign menyokong aliran ini dengan menghubungkan dokumen, identiti penandatangan, tandatangan berasaskan sijil dan rekod peristiwa dalam satu jejak bukti yang boleh disemak. Pasukan boleh mengkonfigurasi kaedah mengikut dokumen, risiko dan bidang kuasa.

Tetapkan dokumen dan risikonya

Senaraikan dokumen yang memerlukan tandatangan digital dan tahap risiko setiap dokumen. Kontrak perkhidmatan dengan nilai tinggi menerima semakan lebih lengkap daripada memo dalaman ringkas.

Catatkan versi akhir dokumen, tarikh kelulusan dan pemilik dokumen sebelum aliran tandatangan dibuka. Versi yang berubah selepas kelulusan memerlukan semakan semula dan bukan hanya tandatangan baharu.

Asingkan dokumen yang wajib ditandatangani daripada dokumen yang cukup dengan rekod keputusan tanpa tandatangan. Dasar yang jelas menghalang proses tandatangan daripada membebankan kerja operasi.

Tetapkan juga pihak yang menerima keputusan dasar itu. Pihak yang tidak dinamakan tidak dapat menyemak semula pemadanan selepas kontrak perkhidmatan ditandatangani.

Semak sijil dan pihak berkuasa pensijilan berlesen

Semak lesen pihak berkuasa pensijilan yang mengeluarkan sijil penandatangan. Sijil tanpa lesen dalam skop Akta 562 tidak memenuhi syarat pemadanan seksyen 62.

Catatkan pemegang sijil, organisasi yang diwakili, nombor sijil dan tempoh sah sijil. Rekod ini diletakkan di sebelah dokumen supaya pemadanan kemudian dapat disemak.

Pisahkan keputusan tentang sijil daripada keputusan tentang kaedah tandatangan. Sijil sah tidak menggantikan pemadanan sijil dengan dokumen yang ditandatangani.

Semak semula lesen apabila sijil diperbaharui. Sijil yang diperbaharui oleh pihak berkuasa yang lesennya telah tamat memerlukan semakan baharu sebelum digunakan dalam aliran.

Padankan tandatangan dengan seksyen 62

Gunakan seksyen 62 Akta 562 sebagai titik semak pemadanan.

Seksyen 62(1) Akta 562 memperuntukkan bahawa kehendak undang-undang yang memerlukan tandatangan dipenuhi oleh tandatangan digital apabila tandatangan itu memenuhi syarat yang ditetapkan dalam peruntukan tersebut.

Padankan tiga elemen pemadanan: sijil sah, pihak berkuasa pensijilan berlesen dan dokumen yang ditandatangani. Elemen yang hilang menghentikan kelulusan dasar.

Catatkan hasil pemadanan dalam daftar dasar. Keputusan diterima atau ditolak direkodkan bersama sebab, tanpa bergantung pada ingatan semakan.

Rekodkan kunci awam dan niat penandatangan

Baca kunci awam yang tersenarai dalam sijil sah.

Seksyen 62(1)(a) Akta 562 menghendaki tandatangan digital disahkan melalui kunci awam yang tersenarai dalam sijil sah yang dikeluarkan oleh pihak berkuasa pensijilan berlesen.

Rekodkan niat penandatangan pada masa tandatangan dilekatkan.

Seksyen 62(1)(b) Akta 562 menghendaki tandatangan digital dilekatkan oleh penandatangan dengan niat untuk menandatangani mesej.

Luluskan dasar tandatangan digital

Semak semula dokumen, sijil, kunci awam dan niat sebelum kelulusan akhir.

Seksyen 62(2)(b) Akta 562 memperuntukkan bahawa tandatangan digital yang diwujudkan mengikut Akta 562 disifatkan sebagai tandatangan yang mengikat di sisi undang-undang.

Catatkan nama pelulus, tarikh dan versi dasar yang diluluskan. Dasar baharu menerima nombor versi baharu apabila skop berubah.

Agihkan dasar yang diluluskan kepada pasukan yang menghantar kontrak. Pasukan menjalankan pemadanan mengikut versi dasar yang sama tanpa mencipta semula keputusan.

Terapkan dasar dalam aliran Nota Sign

Selepas dasar dan kriteria sijil diluluskan, pasukan boleh mengkonfigurasi penghalaan, peranan penandatangan dan bukti penyempurnaan dalam Nota Sign. Bincangkan keperluan tandatangan digital anda dengan pasukan Nota Sign untuk memetakan aliran kepada dokumen dan bidang kuasa yang terlibat.