21 Julai 2026
Pengenalan
Keperluan tandatangan elektronik dipenuhi apabila dokumen dipadankan dengan seksyen 9 Akta 658.
Surat penerimaan elektronik dinilai terhadap perenggan seksyen 9(1) Akta 658 sebelum keperluan tandatangan dianggap dipenuhi. Penilaian itu berjalan terhadap dokumen elektronik dan bukan terhadap andaian umum.
Nota Sign menyokong pelaksanaan aliran yang diluluskan organisasi, termasuk penghalaan, tindakan penandatangan, kawalan peranan dan bukti teknikal. Pasukan perniagaan dan undang-undang mengekalkan keputusan tentang dokumen, kuasa pihak dan kaedah yang dipilih.
Tetapkan keperluan dan dokumen
Tetapkan keperluan tandatangan yang disemak dan dokumen elektronik yang menerimanya. Surat penerimaan direkodkan dalam versi akhir yang dihantar.
Catatkan pihak yang menandatangani dan pihak yang menerima. Pihak yang tidak direkodkan menyukarkan semakan pemenuhan keperluan.
Rekodkan tarikh semakan dan nama penasihat pematuhan. Tarikh itu mengikat keputusan kepada versi dokumen yang diperiksa.
Tetapkan keperluan yang disemak sebagai satu item berasingan daripada keperluan lain dalam dokumen. Pemisahan itu menghalang semakan bercampur antara keperluan.
Baca perenggan seksyen 9(1)
Baca perenggan seksyen 9(1) Akta 658 sebagai titik semak.
Seksyen 9(1) Akta 658 memperuntukkan bahawa kehendak undang-undang untuk tandatangan dipenuhi oleh tandatangan elektronik apabila dokumen itu dalam bentuk mesej elektronik dan tandatangan itu memenuhi perenggan yang ditetapkan.
Senaraikan tiga syarat pemenuhan: kaitan logik tandatangan dengan mesej, pengenalan penandatangan dan kebolehpercayaan yang setimpal dengan tujuan tandatangan.
Rekodkan petikan peruntukan yang dibaca bersama nombor seksyen. Rekod itu membolehkan semakan diulang selepas keputusan dicatatkan.
Padankan dokumen dengan perenggan
Padankan surat penerimaan dengan setiap syarat dalam perenggan seksyen 9(1). Syarat yang tidak padan dicatatkan dengan sebab.
Sahkan tandatangan elektronik itu dilampirkan kepada atau dikaitkan secara logik dengan mesej elektronik. Padanan ini merekodkan hubungan tandatangan dengan dokumen.
Rekodkan pengenalan penandatangan dalam surat penerimaan. Pengenalan yang tidak mencukupi menghentikan padanan sehingga diperbetulkan.
Catatkan keputusan setiap syarat dalam jadual padanan. Jadual itu menyimpan syarat, hasil dan sebab kegagalan dalam satu tempat.
Rekodkan kebolehpercayaan
Rekodkan kebolehpercayaan tandatangan mengikut tujuan dan keadaan tandatangan.
Seksyen 9(2)(a) Akta 658 memperuntukkan bahawa tandatangan elektronik dianggap boleh dipercayai apabila cara mencipta tandatangan itu dikaitkan dengan dan berada di bawah kawalan penandatangan itu sahaja.
Catatkan kaedah yang digunakan untuk mencipta tandatangan elektronik dan kawalan ke atasnya. Rekod itu menyokong penilaian kebolehpercayaan.
Sahkan perubahan selepas tandatangan boleh dikesan apabila penilaian memerlukannya. Kebolehkesanan direkodkan di sebelah dokumen yang ditandatangani.
Luluskan padanan dokumen
Semak semula keperluan, perenggan, padanan dan kebolehpercayaan sebelum kelulusan. Padanan yang tidak lengkap kembali ke langkah bacaan perenggan.
Tulis nama pelulus padanan, tarikh kelulusan dan keputusan akhir surat penerimaan. Keputusan diterima atau ditolak direkodkan bersama sebab kegagalan.
Simpan rekod padanan bersama surat penerimaan. Rekod itu menjadi rujukan apabila keperluan tandatangan disemak semula.
Laksanakan keperluan yang telah dipadankan
Nota Sign menyokong penghantaran surat penerimaan, pengesahan identiti, tindakan tandatangan dan rekod penyempurnaan mengikut padanan yang diluluskan. Bincangkan aliran Akta 658 anda untuk memetakan kawalan kepada dokumen sebenar.
