30 Ogos 2025
Pengenalan
Mesej ditandatangani digital diarkibkan selepas padanan seksyen 64 Akta 562 lengkap.
Sebelum mesej pesanan diarkibkan sebagai dokumen bertulis, pegawai rekod bertanya satu soalan sahaja dahulu: adakah padanan seksyen 64 Akta 562 lengkap?
Nota Sign menyokong aliran ini dengan menghubungkan mesej, identiti penandatangan, tandatangan berasaskan sijil dan rekod peristiwa dalam satu jejak bukti yang boleh disemak. Pasukan boleh mengkonfigurasi kaedah mengikut dokumen, risiko dan bidang kuasa.
Tetapkan mesej dan sijil
Tetapkan mesej pesanan akhir yang ditandatangani digital dan sijil yang mengeluarkan kunci awamnya. Mesej draf tidak memasuki langkah pengarkiban.
Catatkan versi mesej, tarikh tandatangan dan pihak yang menandatangani. Tiga medan itu mengikat mesej kepada tindakan tandatangan.
Rekodkan nombor sijil dan pihak berkuasa pensijilan berlesen yang mengeluarkannya. Sijil tanpa nombor tidak dapat dipadankan kemudian.
Asingkan mesej yang ditandatangani daripada mesej yang belum lengkap. Mesej belum lengkap dicatatkan untuk semakan semula.
Baca peruntukan seksyen 64
Baca teks seksyen 64 Akta 562 yang menyatakan kedudukan mesej yang ditandatangani digital.
Seksyen 64(1) Akta 562 memperuntukkan bahawa mesej adalah sah, boleh dikuatkuasakan dan berkesan seolah-olah ditulis di atas kertas apabila ia mengandungi tandatangan digital secara keseluruhan dan tandatangan itu disahkan melalui kunci awam yang tersenarai dalam sijil yang dikeluarkan oleh pihak berkuasa pensijilan berlesen dan sah pada masa tandatangan dicipta.
Catatkan nombor seksyen dan tarikh bacaan dalam jadual semakan. Tarikh itu mengikat bacaan kepada versi rasmi akta.
Rekodkan petikan peruntukan yang dibaca supaya semakan boleh diulang selepas arkib ditutup.
Padankan kunci awam
Padankan kunci awam yang digunakan untuk mengesahkan tandatangan dengan sijil sah.
Seksyen 64(1)(b) Akta 562 menghendaki tandatangan digital mesej disahkan melalui kunci awam yang tersenarai dalam sijil yang dikeluarkan oleh pihak berkuasa pensijilan berlesen dan sah pada masa tandatangan dicipta.
Catatkan hasil padanan dalam jadual bersama sebab. Keputusan diterima atau ditolak direkodkan sebelum langkah seterusnya.
Rekodkan nilai rujukan kunci awam bersama nombor sijil. Nilai itu membolehkan pengesahan diulang selepas arkib ditutup.
Susun dokumen untuk arkib
Susun dokumen arkib: mesej yang ditandatangani, sijil, rekod kunci awam dan catatan padanan. Setiap dokumen menerima nombor rujukan.
Catatkan lokasi penyimpanan arkib dan pihak yang boleh mengaksesnya. Lokasi dan akses yang jelas menghalang rekod diubah tanpa kebenaran.
Rekodkan tempoh penyimpanan mesej bagi jenis pesanan ini. Tempoh itu dicatatkan sebelum pengarkiban diluluskan.
Asingkan arkib aktif daripada arkib lama. Arkib lama disimpan sebagai rekod tanpa bercampur dengan mesej baharu.
Luluskan pengarkiban
Semak semula mesej, sijil, seksyen 64, padanan dan dokumen arkib sebelum kelulusan. Arkib yang tidak lengkap kembali ke langkah yang gagal.
Tulis nama pelulus arkib, tarikh kelulusan dan keputusan akhir. Keputusan diterima atau ditolak direkodkan bersama sebab.
Simpan rekod kelulusan bersama arkib mesej. Rekod itu menjadi rujukan apabila mesej disemak semula.
Agihkan arkib kepada pegawai rekod dan penyemak. Setiap salinan menunjuk kepada versi mesej yang sama.
Arkibkan mesej melalui Nota Sign
Nota Sign menyokong penghalaan mesej, tandatangan berasaskan sijil, cap masa dan penyimpanan rekod penyempurnaan yang dipautkan kepada versi akhir. Bincangkan aliran pengarkiban anda untuk menyelaraskan bukti dan lokasi simpanan.
