Meterai dan saksi dalam urus niaga elektronik

Pengenalan

Meterai dan saksi dipadankan dengan peruntukan Akta 658 yang berasingan sebelum dokumen dihantar.

Meterai dan saksi dalam surat ikatan elektronik dipenuhi oleh dua peruntukan Akta 658 yang berasingan. Kedua-duanya tidak dilayan sebagai satu keperluan yang sama.

Nota Sign menyokong penghantaran, tindakan tandatangan, urutan saksi dan rekod penyempurnaan bagi proses ini. Pasukan boleh memadankan konfigurasi aliran dengan dokumen, pihak dan keperluan yang telah diluluskan.

Tetapkan dokumen dan keperluan

Tetapkan surat ikatan elektronik akhir dan keperluan meterai serta saksi yang terpakai kepadanya. Keperluan direkodkan berasingan supaya setiap satu menerima padanannya.

Catatkan pihak yang memeterai dokumen dan saksi yang menandatangani. Pihak yang tidak direkodkan menyukarkan semakan padanan.

Rekodkan tarikh semakan dan nama setiausaha syarikat. Tarikh itu mengikat keputusan kepada versi dokumen yang diperiksa.

Asingkan keperluan meterai daripada keperluan saksi dalam dua baris semakan. Baris berasingan menghalang satu padanan menutup kegagalan padanan lain.

Padankan meterai dengan tandatangan digital

Padankan keperluan meterai dengan tandatangan digital dalam dokumen elektronik.

Seksyen 10(1) Akta 658 memperuntukkan bahawa kehendak undang-undang untuk meterai dipenuhi oleh tandatangan digital apabila dokumen itu dalam bentuk mesej elektronik.

Sahkan tandatangan digital itu diwujudkan dalam skop Akta 562 dan dokumen itu dalam bentuk mesej elektronik. Padanan merekodkan hubungan meterai dengan tandatangan digital.

Catatkan sijil dan pihak berkuasa pensijilan berlesen yang digunakan. Rekod itu menyokong semakan padanan meterai selepas penghantaran.

Padankan saksi dengan seksyen 9

Padankan keperluan saksi dengan tandatangan elektronik saksi.

Seksyen 11 Akta 658 memperuntukkan bahawa kehendak undang-undang untuk tandatangan saksi dipenuhi oleh tandatangan elektronik saksi yang mematuhi kehendak seksyen 9.

Sahkan tandatangan saksi mematuhi kehendak seksyen 9 Akta 658. Padanan merekodkan hubungan saksi dengan keperluan tandatangan elektronik.

Catatkan pengenalan saksi dan masa tandatangan saksi. Rekod itu menjelaskan siapa yang menjadi saksi dan dokumen yang disaksikan.

Rekodkan kedua-dua padanan

Rekodkan padanan meterai dan padanan saksi dalam dua baris berasingan. Setiap baris menyimpan keperluan, peruntukan dan hasil padanan.

Rekodkan takrifan tandatangan elektronik Akta 658 yang digunakan dalam padanan.

Seksyen 5 Akta 658 mentakrifkan tandatangan elektronik sebagai apa-apa huruf, aksara, nombor, bunyi atau simbol lain atau gabungannya yang dicipta dalam bentuk elektronik dan diguna pakai oleh seseorang sebagai tandatangan.

Sahkan kedua-dua padanan menunjuk kepada dokumen yang sama dalam versi akhir. Perbezaan versi menghentikan kelulusan padanan.

Luluskan sebelum penghantaran

Semak semula meterai, saksi dan kedua-dua padanan sebelum surat ikatan dihantar. Padanan yang tidak lengkap kembali ke langkah padanan yang gagal.

Tulis nama pelulus meterai, tarikh kelulusan dan keputusan akhir surat ikatan. Keputusan diterima atau ditolak direkodkan bersama sebab kegagalan padanan.

Hantar surat ikatan selepas kedua-dua padanan diluluskan.

Simpan salinan padanan yang diluluskan bersama arkib syarikat. Salinan itu membolehkan semakan selepas penghantaran tanpa kembali ke draf.

Susun meterai dan saksi dalam Nota Sign

Selepas kedua-dua padanan diluluskan, Nota Sign menyokong peranan penandatangan dan saksi, urutan tindakan serta bukti penyempurnaan dalam satu aliran. Bincangkan reka bentuk surat ikatan elektronik anda dengan pasukan Nota Sign.