15 Oktober 2025
Pengenalan
Bagaimana menyimpan semula dokumen bertandatangan digital selepas penggantian peranti? Pengesahan tandatangan digital dan identiti direkodkan sebelum dokumen disalin ke lokasi baharu.
Peranti yang diganti meninggalkan dokumen pada sumber lama sehingga lokasi baharu direkodkan.
Nota Sign menyokong penghantaran, tindakan tandatangan, pengesahan identiti dan rekod penyempurnaan bagi proses ini. Pasukan boleh memautkan dokumen yang dipulihkan kepada sumber, versi dan pemilik aliran asal.
Tetapkan dokumen hilang
Tetapkan dokumen yang tidak dapat dibuka selepas penggantian peranti: nama, versi dan aliran yang memilikinya. Senarai itu menjadi skop pemulihan.
Catatkan tarikh dokumen terakhir dilihat dan peranti yang memegangnya ketika itu. Tarikh itu dicatatkan bersama peranti lamanya.
Rekodkan dokumen yang ditandatangani dan dokumen yang masih dalam aliran. Dua jenis dokumen itu diasingkan dalam senarai.
Pisahkan dokumen yang hilang daripada dokumen yang rosak. Dua keadaan itu dicatatkan dengan gejala masing-masing.
Sahkan tandatangan digital
Sahkan tandatangan digital setiap dokumen sebelum dokumen itu disalin ke lokasi baharu.
Bagi pemulihan dokumen pengguna, pengesahan membaca kunci awam yang tersenarai dalam sijil sah yang dikeluarkan oleh pihak berkuasa pensijilan berlesen, seperti yang dikehendaki seksyen 62(1)(a) Akta 562.
Catatkan sijil yang mengikat kunci awam dan nama pihak berkuasa pensijilan berlesen yang mengeluarkan sijil itu. Nama itu dicatatkan tanpa menambah kesimpulan undang-undang.
Rekodkan hasil pengesahan: sah, tamat tempoh atau gagal. Setiap hasil dicatatkan dengan tarikh semakan.
Rekodkan sumber asal
Rekodkan sumber asal setiap dokumen: storan peranti, folder akaun atau salinan e-mel. Sumber itu dicatatkan dalam jadual pemulihan.
Catatkan laluan fail pada peranti lama dan nama fail sebenar. Laluan itu dicatatkan tanpa kata laluan atau data peribadi lain.
Rekodkan salinan pada peranti lain jika pengguna menyimpan lebih daripada satu salinan. Setiap salinan dicatatkan dengan tarikhnya.
Pisahkan sumber yang masih boleh dibuka daripada sumber yang tidak boleh dibuka. Dua keadaan itu dicatatkan secara berasingan.
Tetapkan lokasi baharu
Tetapkan lokasi baharu setiap dokumen: folder akaun, storan awan yang diluluskan atau arkib syarikat. Lokasi itu dicatatkan dalam jadual pemulihan.
Catatkan kebenaran lokasi baharu supaya dokumen tidak diletakkan pada folder yang tidak boleh dibaca pemilik. Kebenaran itu dicatatkan bersama lokasinya.
Rekodkan nama fail baharu jika nama lama bertembung dengan fail sedia ada. Nama baharu dicatatkan bersama nama lamanya.
Pisahkan lokasi sementara daripada lokasi kekal. Dua jenis lokasi itu dicatatkan dengan tempohnya.
Sahkan identiti pengguna
Sahkan identiti pengguna yang meminta pemulihan sebelum dokumen disalin. Pengesahan itu menghalang dokumen jatuh kepada pihak yang salah.
Catatkan kaedah pengesahan yang dipakai: kod sekali guna, soalan akaun atau kelulusan pentadbir. Kaedah itu dicatatkan bersama keputusannya.
Rekodkan masa dan tarikh pengesahan supaya langkah pemulihan boleh dibina semula. Masa itu dicatatkan dalam jadual.
Pisahkan identiti yang disahkan daripada permintaan yang ditolak. Dua keputusan itu dicatatkan secara berasingan.
Luluskan pemulihan
Semak semula dokumen, sumber, lokasi dan pengesahan identiti sebelum pemulihan diluluskan. Pemulihan yang tidak lengkap kembali ke langkah yang gagal.
Tulis nama pelulus pemulihan, tarikh kelulusan dan keputusan akhir. Keputusan diterima atau ditolak direkodkan bersama sebabnya.
Simpan jadual pemulihan bersama log pengesahan dalam folder sokongan. Jadual itu menjadi rujukan semakan kemudian.
Agihkan salinan dokumen kepada pemilik dan pentadbir selepas salinan disahkan. Setiap salinan menunjuk kepada versi dokumen yang sama.
Pulihkan dokumen melalui aliran Nota Sign
Nota Sign menyokong pengesahan identiti, semakan tandatangan digital, pemetaan sumber dan rekod lokasi baharu sebelum akses dipulihkan. Hubungi pasukan Nota Sign untuk merancang prosedur pemulihan yang boleh diaudit.
