1 mai 2025
Introduction
Le formulaire T183 doit être signé avant la transmission électronique de la déclaration T1 qu’il autorise. La signature ne constitue toutefois qu’une étape du dossier : le formulaire doit correspondre à l’année d’imposition et aux données transmises, l’identité du client doit être vérifiée et les copies doivent être conservées selon les exigences de l’Agence du revenu du Canada (ARC).
L’ARC accepte la signature électronique sur le T183. Elle impose aussi des conditions pratiques pour les signatures obtenues à distance et pour la protection des renseignements fiscaux. Un cabinet devrait donc traiter la préparation, la signature, la transmission et la conservation comme quatre contrôles reliés à la même version du formulaire.
Cette séquence protège autant le client que le préparateur. Elle permet de démontrer quelle autorisation a été obtenue, sur quelles données et avant quelle transmission.
Préparer le bon formulaire avant de demander la signature
La page officielle de l’ARC sur le formulaire T183 précise que le formulaire est propre à l’année d’imposition et qu’il doit refléter fidèlement les données de la déclaration électronique.
Avant l’envoi, le préparateur devrait donc vérifier l’identité du contribuable, l’année visée, les montants clés, les renseignements du préparateur et les autorisations figurant sur le formulaire. La version destinée à la signature doit être arrêtée et liée à la déclaration qui sera transmise.
Le T183 doit être rempli en double et sa partie F doit être signée par le contribuable ou la personne tenue de produire la déclaration avant la transmission électronique. Lorsqu’une autre personne signe en vertu d’une procuration applicable, le cabinet doit aussi conserver cette procuration selon les règles de l’ARC.
Obtenir une signature électronique acceptable par l’ARC
L’ARC indique, dans ses règles sur l’utilisation des signatures électroniques, qu’une vérification d’identité est attendue de la partie qui reçoit le formulaire signé.
Lorsque la signature est obtenue en personne, elle peut être apposée en présence de l’autre partie, par exemple avec un stylet ou un doigt sur une tablette. À distance, le formulaire signé peut être retourné à l’adresse électronique la plus récemment fournie à cette fin ou au moyen d’un emplacement électronique sécurisé et à accès contrôlé rendu accessible au contribuable.
Le cabinet doit protéger les renseignements personnels et fiscaux dans les deux scénarios. Le courriel non protégé ne devrait pas devenir le mécanisme par défaut simplement parce qu’il est rapide. Les droits d’accès, le chiffrement, le stockage et la suppression des copies temporaires doivent suivre la politique de sécurité du cabinet.
Afficher et conserver les renseignements du processus
Certaines solutions ajoutent automatiquement la date et l’heure de la signature; d’autres exigent un réglage du format. Le cabinet devrait vérifier que la version signée affiche les renseignements requis par l’ARC et que le fichier conservé correspond exactement à celui reçu du client.
Un service de signature tiers peut également produire un certificat de réalisation. L’ARC recommande de le conserver avec le formulaire signé, surtout si la copie du formulaire n’affiche pas elle-même l’horodatage de la signature.
Le dossier devrait au minimum relier :
- le T183 signé et son année d’imposition;
- la déclaration électronique correspondante;
- l’identité du contribuable et le résultat de la vérification;
- la date et l’heure disponibles;
- la méthode de retour du formulaire;
- le certificat de réalisation ou les événements du flux, s’ils existent;
- la date de transmission et le résultat reçu.
Ces éléments ne remplacent pas le formulaire. Ils expliquent comment l’autorisation a été obtenue et reliée à la transmission.
Traiter les changements avant une retransmission
Si la déclaration n’est pas acceptée telle qu’elle a été transmise et qu’une correction est nécessaire, le préparateur doit vérifier si le T183 demeure fidèle à la nouvelle déclaration.
L’ARC précise qu’un nouveau T183 doit être rempli et signé lorsque les changements requis pour la retransmission modifient le remboursement ou le solde dû de plus de 300 $. Même lorsqu’un changement demeure sous ce seuil, le cabinet devrait conserver la trace de la correction et du rapprochement effectué.
Une version signée ne doit jamais être modifiée silencieusement. Le dossier conserve l’original, la raison du changement, la nouvelle version lorsque requise et la transmission à laquelle chacune se rattache.
Conserver les copies pendant la période requise
Le préparateur et le client doivent chacun conserver une copie du T183 rempli et signé. Selon les instructions actuelles de l’ARC, le formulaire doit être gardé pendant au moins six ans suivant la date de transmission électronique de la déclaration.
Une copie numérisée peut être conservée si elle demeure lisible et si le mode de stockage ne modifie pas l’information du formulaire signé. L’accès doit être limité aux personnes autorisées, tout en permettant de produire rapidement la copie si l’ARC la demande dans le cadre de ses contrôles.
Nota Sign prend en charge la préparation, l’acheminement sécurisé, la signature et les preuves du formulaire T183. Le cabinet rapproche ensuite cette autorisation de la déclaration correspondante; la transmission officielle demeure effectuée dans le service TED de l’ARC. Pour tester le parcours complet, préparez la signature du T183 avec Nota Sign.
