Comment fonctionne la signature électronique : le mécanisme en cinq étapes

Introduction

Cinq étapes suffisent à décrire le fonctionnement de la signature électronique, si chacune reste vérifiable.

La directrice commerciale explique la signature électronique avec un mécanisme en cinq étapes, de la préparation du document à la vérification archivée. Chaque étape produit un résultat contrôlable avant le passage à la suivante.

Nota Sign peut prendre en charge un parcours de signature électronique configuré par l’entreprise et conserver les événements associés. Le choix du niveau de signature et l’appréciation de ses effets restent toutefois liés au document, aux parties et aux règles applicables.

Poser le mécanisme

Posez le mécanisme en cinq étapes : préparer le document, identifier le signataire, exécuter la signature, vérifier le résultat et archiver la preuve. Le mécanisme décrit la chaîne complète.

Notez l'ordre des cinq étapes avant le premier usage. L'ordre écrit évite deux démonstrations avec des séquences différentes.

Séparez l'étape de préparation de l'étape de signature. La séparation montre qui prépare et qui signe dans le mécanisme.

Datez la version du mécanisme et notez le responsable de sa tenue. La version datée montre quel mécanisme s'applique à la démonstration.

Préparer le document

Préparez le document de la démonstration dans sa version finale. La version préparée devient le fichier exact qui reçoit la signature.

Notez la version du document et la date de préparation. La version rattache la signature au fichier lu par le signataire.

Séparez le document de démonstration de ses brouillons. Le mécanisme porte sur la version finale.

Vérifiez les champs du document avant la signature. Les champs vérifiés guident l'identification du signataire.

Identifier le signataire

Identifiez le signataire du document : la personne désignée, avec son identité vérifiée. L'identification relie la signature à la personne exacte.

Reliez le signataire au document préparé. Le lien montre qui signe quel fichier dans le mécanisme.

Tenez le rôle de préparation du document et le rôle de signature par deux personnes différentes. Les deux rôles séparés empêchent qu'une personne prépare puis signe son propre document sans contrôle.

Refusez une signature sans le signataire identifié. Le mécanisme relie chaque signature à sa personne.

Exécuter la signature

Exécutez la signature selon le mécanisme : le signataire identifié signe le document préparé, avec la configuration retenue. L'exécution applique la chaîne au fichier.

Lorsque le flux prévoit un horodatage, consignez la référence temporelle et sa source. Cette donnée situe l'étape de signature dans la chronologie sans lui attribuer davantage que ce que le service d'horodatage permet d'établir.

Conservez l'étape d'exécution à part de l'étape de préparation dans le dossier. La conservation séparée montre quelle personne a signé après la préparation du document.

Refusez de clore l'usage avant la signature du signataire désigné. Le mécanisme clôt quand la signature est exécutée.

Vérifier et archiver

Vérifiez le résultat signé : le document, l'identité du signataire et l'horodatage. La vérification confirme que la signature appliquée correspond au document préparé.

Reliez la vérification à la signature exécutée. Le lien montre quelle signature la vérification confirme.

Archivez la preuve vérifiée : document signé, identité vérifiée et registre du flux. L'archive reconstitue le mécanisme déroulé.

Fixez la durée de conservation de la preuve vérifiée dans le dossier de démonstration. La durée fixe la période pendant laquelle la preuve du mécanisme reste consultable.

Consultez la page Tarification de Nota Sign, ouvrez l'essai gratuit Nota Sign ou contactez l'équipe commerciale de Nota Sign pour dérouler le mécanisme sur vos documents.