Faites passer plus vite les accords fournisseurs de la demande à la signature

Les équipes achats peuvent envoyer des contrats fournisseurs, bons de commande, accords fournisseurs, accusés de réception d’appels d’offres, formulaires d’intégration, déclarations de conformité, confirmations de politiques et autres documents qui exigent une approbation, un accusé de réception ou une signature afin de constituer des dossiers d’achat fiables.

Les signatures électroniques peuvent être reconnues pour de nombreux accords fournisseurs, mais leur validité et leur caractère exécutoire dépendent du droit et de la juridiction applicables, du document fournisseur et de la transaction, des pouvoirs et de l’intention de chaque signataire, du consentement des parties aux échanges électroniques, de l’authentification, des éventuelles formalités de forme ou de dépôt, des exclusions et des preuves conservées. ESIGN et l’UETA sont des cadres américains, tandis qu’eIDAS s’applique dans l’UE. Nota Sign enregistre le consentement, les actions des signataires, les horodatages, les données d’authentification et les preuves d’intégrité du document afin d’étayer la fiabilité des dossiers d’achat et leur examen juridique.

Non. Un fournisseur ouvre la demande sécurisée, consulte le document, remplit les champs obligatoires et signe dans un navigateur sur ordinateur ou mobile. Aucune création de compte ni aucun téléchargement de logiciel n’est requis pour cette expérience de signature externe.

Oui. Ajoutez les responsables métier, détenteurs de budget, finances, équipes juridiques et autres examinateurs avant le fournisseur, puis incluez une contresignature finale si nécessaire. Un ordre défini des destinataires maintient chaque action dans la séquence et conserve un historique unique de l’accord.

Oui. Le statut de l’accord indique quand un document est envoyé, consulté, signé ou finalisé. Les équipes achats peuvent envoyer des rappels aux participants qui doivent encore agir, au lieu de renvoyer les fichiers ou de reconstruire le processus.

Oui. L’envoi en masse crée des demandes distinctes propres à chaque destinataire à partir d’un document ou d’un modèle. Les équipes achats peuvent diffuser à grande échelle des formulaires d’intégration, accusés de réception de politiques ou déclarations de conformité et suivre les finalisations depuis une tâche unique.

Protégez les documents d’achat sensibles grâce à des accès sécurisés, à l’authentification des signataires, au chiffrement, à la supervision et à des dossiers permettant de détecter les altérations. Nota Sign a mené à bien un audit SOC 2 Type II couvrant les critères des services de confiance relatifs à la sécurité, à la disponibilité et à la confidentialité. Contactez Nota Sign pour discuter de l’accès au rapport dans le cadre de votre évaluation de sécurité.

CA Hub peut prendre en charge les signatures des fournisseurs à l’international en reliant les processus d’achat éligibles aux prestataires de services de confiance et aux autorités de certification partenaires disponibles. Les équipes achats peuvent regrouper le statut et les preuves du parcours fournisseur, tout en adaptant les certificats et le niveau de garantie au marché et au document concernés. Confirmez la disponibilité du prestataire, du certificat, du marché, de l’offre, de l’autorisation et du parcours de production.