14 octobre 2025
Introduction
Un mandat de signature ne vaut que s'il reste traçable : qui délègue, à qui et pour quel périmètre.
La directrice juridique organise la délégation de signature avec une chaîne qui relie le délégant, le délégataire, le périmètre et la preuve du mandat. Chaque maillon porte ainsi un périmètre écrit et une preuve conservée.
Nota Sign peut être utilisé pour mettre en œuvre le flux approuvé et en conserver les preuves techniques. Le niveau d’assurance approprié doit être déterminé séparément selon le risque, le destinataire et le cadre applicable.
Poser la délégation
Posez la délégation comme un acte organisé : une personne confie à une autre la signature d'un périmètre défini. La délégation écrite remplace la consigne informelle.
Notez l'objectif de la délégation : absence, volume de signatures ou organisation par service. L'objectif rattache la délégation à son usage réel.
Séparez la délégation de signature du simple remplacement ponctuel. La chaîne décrit la délégation qui s'applique de façon continue au périmètre.
Datez l'ouverture de la chaîne et notez le responsable de sa tenue. La date rattache la délégation à la version qui s'applique.
Définir le délégant et le délégataire
Définissez le délégant : la personne qui détient la signature et qui la confie. Le délégant reste identifié comme la source de la délégation.
Définissez le délégataire : la personne qui reçoit la signature pour le périmètre. Le délégataire reste identifié comme la personne qui signe par délégation.
Reliez chaque délégation à sa paire exacte délégant-délégataire. Le lien empêche qu'une délégation s'applique à une personne non inscrite dans la chaîne.
Notez la fonction de chaque acteur dans la chaîne. La fonction rattache la délégation à la place de chaque personne dans l'entreprise.
Fixer le périmètre de la délégation
Fixez le périmètre de la délégation : les documents, les montants et les actes que le délégataire peut signer. Le périmètre borne la signature par délégation.
Inscrivez le périmètre dans la chaîne avec ses limites. Le périmètre écrit montre ce que la délégation couvre et ce qu'elle exclut.
Séparez le périmètre de signature du périmètre d'administration. Le délégataire signe les actes du périmètre sans administrer la chaîne.
Refusez un périmètre sans limite de montant ou de type de document. La chaîne juridique borne chaque délégation à son périmètre écrit.
Configurer la preuve
Configurez la preuve de la délégation : acte de délégation, périmètre approuvé, identité du délégataire et registre des signatures par délégation. La preuve reconstruit la chaîne.
Reliez la preuve au mandat qui la porte. Le lien montre quel acte autorise quelle signature par délégation.
Inscrivez le délai de conservation de la preuve dans la chaîne. Le délai fixe la durée pendant laquelle la preuve reste consultable.
Séparez la preuve de la délégation de la preuve de chaque signature. La séparation distingue l'autorisation de son exercice.
Approuver la chaîne
Faites approuver la chaîne par la direction juridique avant la première signature par délégation. Chaque maillon doit montrer le délégant, le délégataire, le périmètre et la preuve.
Corrigez la chaîne quand un maillon manque de périmètre ou de preuve. La chaîne corrigée repart pour approbation.
Conservez la chaîne approuvée avec la date et le responsable de l'approbation. La version datée montre quelle délégation s'appliquait à chaque signature.
Clôturez quand la chaîne est approuvée. Le cas de référence se termine par la direction juridique qui ouvre la première signature avec la chaîne validée.
Consultez le centre d'assistance de Nota Sign et la page Nota Sign pour les équipes juridiques pour organiser la chaîne de délégation.
