Faire une signature électronique : les étapes à standardiser

Introduction

Signer électroniquement ne s'improvise pas : la même séquence s'applique du premier au dernier document.

Le responsable des opérations standardise la signature électronique avec une séquence unique, du document préparé à la preuve archivée. La séquence s'applique au premier envoi puis à chaque nouvel envoi.

Nota Sign peut accompagner des flux de signature simple, avancée ou qualifiée lorsque la configuration le prévoit. Le certificat, le pouvoir de représentation et l’effet juridique demeurent des contrôles distincts.

Poser le document à signer

Posez le document à signer dans sa version finale : contrat, accord ou formulaire. La version posée devient le fichier exact qui reçoit la signature.

Notez la version du document et la date de préparation dans le dossier. La version rattache la signature au fichier lu par le signataire.

Séparez le document à signer de ses annexes. Les annexes suivent le document sans remplacer le fichier principal.

Vérifiez les champs du document : noms, dates et montants. Les champs vérifiés guident la configuration de la signature.

Définir le signataire

Définissez le signataire du document : la personne désignée pour signer, avec son identité vérifiée. Le signataire relie la signature à la personne exacte.

Reliez le signataire au document qui l'attend. Le lien montre qui signe quel fichier dans la séquence.

Attribuez la préparation du document et la signature à deux personnes différentes. L'attribution séparée empêche qu'une personne cumule la préparation et la signature de son propre envoi.

Refusez un envoi sans le signataire désigné. La séquence relie chaque signature à sa personne.

Configurer la signature

Configurez la signature : l'emplacement de la marque, le niveau retenu et la preuve produite. La configuration relie la signature au document préparé.

Reliez la configuration au niveau de signature du document. Le lien montre quel niveau la séquence applique au fichier.

Inscrivez la méthode d'identification du signataire dans la séquence. La méthode écrite rend l'identification vérifiable.

Refusez une configuration sans la preuve définie. La séquence produit la preuve avec chaque signature exécutée.

Exécuter la signature

Exécutez la signature selon la séquence : le signataire identifié signe le document posé, avec la configuration retenue. L'exécution applique la séquence au fichier.

Horodatez la signature au moment où le signataire signe le document posé. L'horodatage fixe l'instant exact de l'exécution dans la séquence.

Tenez la trace de l'étape d'exécution à part de l'étape de préparation. La trace séparée montre quelle personne a signé le document après sa préparation.

Refusez de clore l'envoi avant la signature du signataire désigné. La séquence clôt quand la signature est exécutée.

Archiver la preuve

Archivez la preuve de la signature : document signé, identité vérifiée, horodatage et registre du flux. La preuve reconstitue la séquence exécutée.

Reliez l'archive au dossier du document. Le lien rattache la preuve au dossier qui la conserve.

Fixez la durée de conservation de la preuve dans le dossier des opérations. La durée fixe la période pendant laquelle la preuve de la séquence reste consultable.

Rangez le fichier final signé à côté du fichier préparé, sans les fusionner. Le rangement distinct garde la trace du fichier que la séquence a signé.

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